PDF《一、使用说明…01》

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一、 使用说明…01

二、 基本要求…02-06 1.

票据要求…02 2.资金支付要求…04 3.人员经费申报时间要求…06

三、日常业务报销指南…07-16 1.国内差旅费报销…07 2.国际差旅费报销…08 3.设备费报销…10 4.会议费报销…11 5.培训费报销…12 6.测试化验加工费报销…13 7.合作单位拨款报销…14 8.科研协作(外协)费报销…15 9.校内经费转账…16

四、科研活动费用报销指南…17-23 1.无法取得票据的业务报销…17 2.购买实验动物的报销…18 3.校外人员(含临时用工)劳务费报销…19 4.被试费报销…20 5.邀请专家费用报销…21 6.零星小额车票报销…23

五、财务报销常见问题解答…24

1 使用说明 1.为进一步优化报销管理,方便师生们规范、高效、清 晰地办理财务报销事项, 提供统

一、 标准、 科学的报销口径, 特制作本指南. 2.本指南根据《西南大学关于进一步深化 放管服 改革优化财务管理流程的通知》 、 《西南大学财务报销规范》 、 《西南大学公务卡管理办法(试行)》等制作,需要了解制 度完整内容的请在财务处网页 财经政策 栏目查阅. 3.报销所需材料已一一列出,请按照要求准备.特殊事 项报销需要填报的表格请在财务处网页 资料下载 栏目或 直接双击本指南相关文件名下载. 4.想要了解更多财务资讯,请关注财务处微信公众号.

2 票据要求

一、印章齐全 1.发票须具有税务机关统一印制的发票监制章,加盖开 票单位印章,且在税务机关规定的发票使用有效期内;

2.财政性票据须有市级以上财政部门统一印制的财政票 据专用章,加盖开票单位印章,且在财政部门规定的票据使 用有效期内;

3.学校自制的内部结算单须加盖西南大学票据专用章或 二级单位财务印章.

二、要素完整 1.票据须具备开票日期、付款单位、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等要素,其中付款单位须填写 西 南大学 (定额发票、 机票、火车票、 汽车票、 船票等除外) , 统一社会信用代码填写 12100000450401733W ;

2.大小写金额须相符且不得涂改,金额有错须重开,其 他项目更改须在更改处加盖开票单位印章;

3.业务内容笼统以及数量、单价未单独列明的,由开票 单位提供加盖印章的明细清单, 清单总金额应与发票金额相 符.汇总开具增值税专用发票的,应使用防伪税控系统开具 《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖发票专用章.

三、定额发票 须由经办人在票据背面注明经济业务内容、 时间、 数量、

3 单价等事项.

四、国内电子票据 由经办人打印电子发票, 同时在保证票据真实性的情况 下, 在财务网上综合服务平台申报预约单时录入发票相关信 息可作为报销凭证.

五、境外票据 1.境外发票一般应有 invoice 或 receipt 字样.若 未取得有 invoice 或 receipt 字样的票据,可提供购物 小票/订单/邮件和支付凭证,由经办人写明原因,可视同发 票报销.电子凭证应打印纸质版,并由经办人在空白处签名 承诺 此票据只报销一次,不再重复报销 ;

2.境外票据须翻译为中文并由翻译人签字;

3.能提供银行刷卡记录或兑换水单的,按注明的汇率折 算人民币报销,未能提供或没有明确列明的,按票据出具日 期当月首日中国银行公布的外汇中间价折算人民币报销.

六、票据报销有效期 当年票据(指开票日期)当年报销,最迟于次年

5 月底 前报销.

七、整理粘贴要求 分类整齐地粘贴在《西南大学票据粘贴单》上,除实名 制票据外,须经办人在票据背面签字,并分类统计金额.

4 资金支付要求

一、严格执行中央预算单位公务卡强制结算目录 发生办公费、印刷费、咨询费、差旅费、维修(护)费、 会议费、培训费、公务接待费、专用材料费等中央预算单位 公务卡强制结算目录内的支出,应使用公务卡结算,原则上 不得使用现金结算.不具备刷卡条件的,应通过学校对公账 户转账结算.

二、以下情况可使用现金结算 1.在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出,以 及野外科考发生的支出;

2.单笔消费

200 元以下的公务支出;

科研经费(经费代 码4开头)1000 元以下的公务支出;

3.火车、公共汽车、出租车、网约车、因公出国签证及 代办费、快递费、过桥过路费等支出;

4.学生、博士后、临时聘用人员、校外人员、离退休教 职工以及尚未办理公务卡的新进教职工, 因执行公务产生的 差旅费(自驾车除外);

5.离退休教职工和学生经办的单笔

1000 元以下的活动 费支出.

三、下列情况可不填列《未使用公务卡或对公转账结算 审批单》 1.通过外汇汇款或个人银行卡支付国(境)外版面费、

5 会议注册费以及其他公务支出,并能提供支付凭据的;

2.通过邮局汇款、支付宝、微信、个人银行汇款支付 的国内版面费,并能提供支付凭据的;

3.在未开设对公账户的个体户处购买货物,报销时直 接将款项转入个体户个人账户(须提供营业执照复印件);

4.因教学科研需要向个人购买农副产品、租赁土地等, 由税务局代开发票,报销时直接将款项转入提供商品或服 务的个人账户.

四、 应该使用而未使用公务卡或学校对公账户转账结算 的支出,原则上不予报销.确有特殊原因的,需填写《未使 用公务卡或对公转账结算审批单》并提供相关证明材料,由 经办人进行真实性承诺后,提交经费负责人审批.

6 人员经费申报时间要求 1.按照国家和学校有关规定, 每月

10 日学校统发的教职 工工资、津贴、离退休金、遗属生活费、博士生活费等,由 人事及相关部门核定发放人员范围和金额,于当月

1 日前提 交财务部门;

2.在职在编人员个人零星收入每月 20―24 号交表 (校本 部交至南区报账大厅

14 号或北区报账大厅

5 号;

荣昌校区 和柑研所交至财务办),25 日财务部门集中发放(遇节假日 顺延);

其他个人零星收入每月 10-25 日投递. 3.发放人员经费时,财务部门按国家和学校有关规定代 扣各项税费后,按实发数发放至个人银行卡.

7 国内差旅费报销指南 报销需提供的材料 报销要求 相关制度 1.签字完善的国内差旅费 报销单 2.交通费票据 飞机:行程单和登机牌 租车:租车发票和租车单 (五万元及以上须提供合 同) 自驾车(含租车自驾):加 油票及过路过桥费票 网约车(滴滴车、神州专 车):发票及行程清单 往返驻地和机场(火车站、 码头)的交通票据 3.住宿费票据 4.参加会议或培训的通知 5.消费凭据:持公务卡消费 未在系统中进行消费认证 的,须附公务卡 POS 消费 单或消费流水 6.除科研经费(经费代码

4 开头)外,报销校外人员差 旅费,须附邀请函. 1.往返驻地和机场(火车站、码头) 的市内交通费凭票报销,不发放当 天的市内交通费. 2.自驾车或租车出差,不发放市内 交通费. 3.重庆主城九区出差,凭实际发生 的市内交通费票据报销,不发放市 内交通费. 4.重庆主城九区出差,伙食补助实 行误餐补助,早、中、晚误餐补助 分别为

10 元、45 元、45 元,区内 (校区所在地)出差不发放误餐补 助. 5.出差途中不完整路段, 须在报销 单上说明原因. 6.公交充值费报销需注明往返时 间、地点、事由、人员、消费金额. 7.因特殊原因乘坐高于规定等级交 通工具的,在实际发生的金额和规 定等级全价 8.8 折的金额中按 孰低 原则报销. 8.除飞机票、火车票、汽车票及定 额发票外,其余票据均须经办人在 发票背面签字. 9.经费负责人出差,经单位其他负 责人审签(4 开头的科研经费可由 项目组其他成员审签). 《西南大学国内差旅 费管理办法》(西校 【2016】505 号) 《西南大学公务卡管 理办法(试行)》(西校【2013】118 号) 《西南大学关于进一 步深化 放管服 改革 优化财务管理流程的 通知》(西校【2019】

117 号)

8 国际差旅费报销指南 报销需提供的材料 报销要求 相关制度 1.签字完善的国际差旅 费报销单 2.《因公临时出国(境) 申报表》 3. 《因公临时出国任务和 预算审批意见表》(教 职工) 4.重庆市外事侨务办审 批的任务批件或政审批 件(持因公护照出国(境)的教职工) 5.邀请函及翻译件 6.护照及出入境记录复 印件 7.交通费票据 (国内段行 程单和登机牌,国外段 发票/行程单和登机牌, 国外城市间交通费票据) 8.住宿费票据 (租房的还 需提供租房合同) 9.其他费用票据(注册 费、签证费、防疫费、 保险费等) 10.银行卡付款记录或兑 换水单 1.交通费报销规定: 按批准的出访路线 报销 2.住宿费、 伙食费、 公杂费不高于报销 规定: (1)执行财政部、外交部《各国家 和地区住宿费、伙食费、公杂费开支 标准》和《关于调整因公临时出国住 宿费标准等有关事项的通知》. (2)伙食费、公杂费按不高于规定 标准发给个人包干使用,包干天数按 离、抵我国国境之日计算. (3)中长期 (90 天以上, 含90 天) . 3.其他报销规定: (1)在出访任务批件有效期内,因 故变更国内出入境口岸城市的,或延 后出国(境)时间的,或中转城市少 于申报城市但未改变行程的,原审批 手续继续有效. (2)因公临时出国购买机票,优先 选择我国航空公司运营的国际航线, 通过公务卡、银行转账等方式支付, 不得以现金支付.由于航班衔接等原 因确需选择外国航空公司航线的,应 单独说明原因并由经费负责人审签. (3)发生以下情况,由经办人单独 说明情况、经费负责人审批后可据实 报销相关费用:①特殊情况持普通护 照因公出访,出入境时使用电子自助 通道通关,无法提供护照出入境复印 件;

②通过支付宝、银行自助机等办 理签证,确........