DOC《第二章 总经理办公室工作手册》

第二章 总经理办公室工作手册

第一节 概述及组织机构

一、概述 总经理办公室(以下简称总办)是酒店实施行政管理的主要机构,发挥着上传下达、统筹、协调、检查、督促的参谋和助手的作用,总办日常工作中负责酒店对内对外的各种计划、报告、总结、请求、通知、会议记录等各种文件的起草、审核、打印、收发、存档工作,接待当地政府的各种来访及上级领导检查工作,协调酒店与地方的关系,办理酒店所需经营资格证书年检、更换的工作,负责酒店日常物质采购工作,酒店车辆调度工作,酒店商铺出租和管理工作,做好员工饭堂和员工宿舍的服务、管理工作,建立健全和提供完善的后勤保障系统.

总办下设采购办、司机室、福食部、员工宿舍.

二、组织机构

第二节 职位说明及岗位职责

一、主任 岗位名称:总办主任 岗位编码: 直接上司:总经理、分管副总经理 管理对象:秘书、采购主管、福食主管、宿舍领班、司机 具体职责: 1.在直接上司领导下,协调各部门工作,协助总经理监督、检查各部门对酒店方针、政策、重要决定、上级批示及各项规章制度的执行情况. 2.按照总经理的意图,组织起草综合性的业务报告和起草、修订酒店工作规划、报告、总结、请示、通知等函件. 3.负责安排酒店行政会议和总经理办公会议,检查各部门贯彻落实会议精神情况,将有关信息反馈直接上司. 4.收集、整理各部门反映的问题、情况,做好综合分析和统计工作,为总经理的决策提供咨询,当好参谋. 5.负责安排办公室人员做好文件资料归档、收发、打字等办公室工作,负责酒店印章保管和使用工作. 6.负责对管理对象的工作安排及工作监督,考核本部门员工工作绩效. 7.组织召开部门每周、月例会. 8.对酒店车辆进行管理,对酒店物业进行管理. 9.处理直接上司交办的信函,审批未签发的重要文稿,发现重要情况及时报告直接上司. 10.负责接待和安排拜访总经理的客人,接待当地政府的各种来访和上级领导检查工作,协调酒店与地方政府、社区的关系. 11.负责办理酒店经营资格证书,以及证书年检、更换. 12.严格执行保密制度. 13.负责指导员工饭堂和员工宿舍管理、服务工作,提供完善的后勤保障. 14.做好责任区消除、卫生、安全管理. 15.完成直接上司完办的其他工作. 素质要求: 1.基本素质:具有良好的职业道德和敬业精神,有感召力,有信任感,有凝聚力,有责任心,有协调能力. 2.自然条件:年龄26岁以上,身体健康,仪表端庄. 3.文化程度:大专以上学历,有较丰富的社会学、秘书学和管理学知识. 4.语言能力:普通话流利,有较强的文字处理能力和语言表达能力. 5.工作经验:三年以上三星级酒店管理经验,熟悉办公自动化.

二、秘书 岗位名称:秘书 直接上司:总办主任 管理对象:(兼)司机 具体职责: 1.按照直接上司指令,负责酒店对内对外的各种计划、报告、总结、请示、通知等文件的起草工作. 2.参加经理晨会,对晨会内容进行记录、整理、分发、存档,协助总办主任对酒店领导在晨会上的指示进行跟踪. 3.负责有关业务资料的收集、整理. 4.负责上级公司和政府职能部门来文来电的登记、整理,送相关领导审阅. 5.严格执行保密制度. 6.协助管理酒店商铺及其他物业. 7.结合酒店经营管理形势,不定期在宣传栏推出专栏. 8.不定期完成编辑、出版,做好稿费领取、发放工作. 9.不定期召开通讯员会议. 10.负责酒店车辆调度. 11.完成直接上司交办的其他工作. 素质要求: 1.基本素质:具有良好的职业道德和敬业精神,有信任感,有责任心,有协调能力. 2.自然条件:年龄24岁以上,身体健康,仪表端庄. 3.文化程度:大专以上学历,具有较丰富的社会学和秘书学知识. 4.语言能力:普通话流利,具有较强的文字处理能力和语言表达能力. 5.工作经验:两年以上星级酒店办公室工作经历,掌握和运用电脑.

三、司机 岗位名称:司机 岗位编号: 直接上司:总办主任 管理对方:无 具体职责: 1.钻研业务,熟悉车辆性能,对负责车辆进行日常维护,保持车辆整洁,保证车辆良好的状态. 2.坚守岗位,遵守行车制度,遵守值班制度,听从总办指定车辆调度人员安排. 3.提前5分钟到达调车指定地点. 4.主动为乘客服务,严格遵守保密规定,对乘客谈话做到不介入,不传播. 5.本着努力为酒店节省费用的原则,凡属于自行保养的(如换机油等)要及时自行做好. 6.每天上岗检查所分管车辆的车况,认真擦洗,随时做好出车准备. 7.车辆有故障要及时向直接上司报告,填写《车辆维修申请单》,领导审批后到指定厂家维修,严禁开带病车上路. 8.严格执行交通安全法规和有关条例,确保安全行车. 9.严格执行酒店关于在岗人员仪表着装规定,执行《酒店司机及车辆管理规定》,优质高效完成出车任务. 10.认真填写用车报表,做好行车记录. 素质要求: 1.基本素质:有信任感,有责任心. 2.自然条件:年龄22岁以上,身体健康,仪表端庄. 3.文化程度:高中以上. 4.语言能力:普通话流利. 5.工作经验: 岗位名称:采购主管 岗位编码: 直接上司:总办主任 管理对象:采购员 具体职责: 1.根据酒店各营业部门物资要求及消耗情况,编制酒店全年度的采购预算和采购计划,报总经理批准以后组织实施,确保各项采购任务的完成. 2.建立完整的采购档案保存制度(包括供应商资料档案、供应商质量信誉档案、物品的价格资料档案) 3.负责与仓库联系,及时处理产品的质量问题,协调督促供应商及时送货. 4.协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料. 5.搜集各类采购物料的样板和安排供应商的示范工作. 6.配合仓库对物品进行验收,确保物品符合申购的要求. 7.对供应商的各种单据进行审核和整理. 8.负责部属人员的思想、业务知识培训,开展员工的职业道德、法制观念教育,完成上级分配的其它工作. 素质要求: 1.基本素质:遵纪守法,有协调能力;

有责任感,不以权谋私,保守业务机密. 2.自然条件:年龄25岁以上,品貌端正,待人和蔼,身高1.7以上 3.文化程度:大专以上. 4.语言能力:国、粤语流利. 5.工作经验:具备5年以上酒店工作经验,两年以上采购工作经验. 6.特殊要求:熟悉采购程序和采购内容. 权力范围与授权方式:

1、岗位职责范围;

直接上司授权方式(一律以书面方式授权).

五、采购员 岗位名称:采购员 岗位编码: 直接上司:采购主管 管理对象:无 具体职责: 1.了解各营业部门物品需求及各类物品市场的供应情况,掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求,熟悉了解各种物品的采购计划. 2.了解部门和仓库各类物品的消耗情况,根据采购计划,对各种物品进行价格调查. 3.搜集市场上各类物质的价格信息,作好资料的存档工作. 4.协助仓库作好物质的验收工作,对质量不合格价格不符的产品给予退货. 5.与有关供应商作好积极的沟通,保持良好的合作关系. 6.严格执行酒店财务制度,遵纪守法,不索贿,不受贿,在平等互利的下开展业务工作. 7.完成上级分配的其它工作任务. 素质要求: 1.基本素质:遵纪守法,不以权谋私,不假公济私. 2.自然条件:年龄在25岁以上,品貌端正,身体健康. 3.文化程度:高中以上学历. 4.工作经验:具备3年以上酒店采购工作经验. 6.特殊要求:对工作认真负责,勇于克服困难.

六、员工宿舍领班 岗位名称:员工宿舍领班 直接上司:总办主任 管理对象:员工宿舍管员、员工宿舍清工 具体职责: 1.负责员工宿舍的计划安排,搞好员工宿舍的安全,卫生工作. 2.制定和执行宿舍管理制度,经常检查员工入住情况,发现情况敢于纠正处理. 3.参加部门每周例会,组织召开该部门每月例会,制定实施对管理对象进行岗位培训,做好考勤工作. 4.负责所属设施设备管理、保养和报修工作. 5.每天检查招待室卫生和房间整理情况. 6.督促管理员做好员工亲属来访登记,办理离职员工退房手续. 7.控制各房间的用电,用水情况,定期抄报水、电费并公布. 8.对员工宿舍的收费随时进行审计,定期上缴,做到钱帐两清. 9.搞好防火、防盗工作,熟知消防安全知识和灭火器材的操作使用. 10.完成直接上司交办的其他工作. 素质要求: 1.基本素质:有协调力,责任心强,任劳任怨. 2.自然条件:年龄30岁以上,体健貌端,身高1.75米以上. 3.文化程度:高中以上学历. 4.工作经验:三年以上星级酒店宿舍管理经验.

七、宿舍管理员 岗位名称:宿舍管理员. 直接上司:宿舍领班. 管理对象:无 具体职责: 1.模范遵守《员工宿舍管理规定》,工作认真负责,文明礼貌. 2.敢于严格管理,不徇私情,发现有员工违反《员工宿舍管理规定》时,要及时批评、纠正、处理,严禁徇私. 3.准时上下班,不准迟到、早退不准擅离值班室,上班时间不准干私事,不准打瞌睡. 4.搞好工作日记,当值时间的各种情况必须如实登记. 5.每天定时检查宿舍,经常注意水电使用情况,注意用电安全,每月定期登记各宿舍水电耗用度、吨数. 6.宿舍发生(安全等)意外情况时,当值人员应及时采取措施,非当值应立即到达现场协助工作,并即时通知总机或有关部门,并报告上司. 7.随时掌握员工的入住情况和思想动态. 8.搞好招待室的收费和上缴工作,不得随意挪用和截留款项,违者视情况以严肃处理. 9.搞好员工亲友接待登记工作,并做好招待室卫生. 10.每天必须打扫宿舍公共区卫生两次以上,每周大扫除一次,经常保持宿舍卫生、整洁. 11.积极配合有关部门搞好宿舍的安全和维修工作. 12.搞好防火、防盗工作,熟知消防安全知识和灭火器材的操作使用. 13.完成上司临时交办的其他工作. 素质要求: 1.基本素质:工作能吃苦耐劳,有责任心,服从意识较强. 2.自然条件:年龄20以上,身体健康,五官端正,身高1.65以上. 3.文化程度:初中以上文化程度. 4.工作经验:一年以上管理宿舍经验.

八、宿舍清洁工 岗位名称:宿舍清洁工 岗位编号: 直接上司:宿舍领班 管理对象:无 具体职责: 1.模范遵守《员工手册》的有关规定,工作认真负责. 2.每天必须打扫宿舍楼层卫生两次,每周大扫除一次(洗楼梯),保持宿舍环境卫生整洁. 3.对宿舍区域卫生死角要勤巡查,保证卫生工作无死角. 4.积极配合有关部门搞好宿舍的安全和维修工作. 5.完成直接上司临时交办的其他工作. 素质要求: 1.基本素质:能吃苦耐用劳,任劳任怨. 2.自然条件;

年龄20岁以上,身体健康,身高1.6米以上. 3.文化程度:初中文化.

九、福食主管 岗位名称:福食主管 岗位编号: 直接上司:总办主任 管理对象:福食领班 具体职责: 1.服........