DOC《哈尔滨工业大学电气工程及自动化学院》

哈尔滨工业大学电气工程及自动化学院 学生档案管理办法(试行)

第一章 总则 第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》和《哈尔滨工业大学关于基层单位制定档案管理规章制度的要求》,做好新时代电气工程及自动化学院(以下简称电气学院)学生档案管理工作,促使我院学生档案管理工作规范化、制度化,结合我院实际情况,特制定本办法.

第二条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体及家庭、政治、经济状况的个人档案材料.学生档案 是党和国家选拔录用人才的重要参考依据.学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为新时代中国特色社会主义建设选拔、录用、培养人才服务的一项常规性基础工作. 第三条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分,学生档案管理必须坚持学院集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、准确、系统、安全. 第四条 学院加强对学生档案工作的领导,要将学生档案管理工作纳入重要议事日程,定期研究、检查学生档案工作,为学生档案管理创造良好的工作环境和条件. 第五条 学生档案材料种类多,流动性强,利用率高,工作量大.为加强管理,学院设立专门的学生档案室,配备专业人员负责学生档案的管理工作(目前由辅导员兼职负责此专项工作).

第二章 学生档案管理职责 第六条 新生档案,按来档途径由辅导员或学院接收后,学院统一汇总、整理后按专业登记造册,并存放于学生档案室保管,履行严格的交接手续.学生档案的缺失情况,由档案专项负责老师通过对应年级辅导员及时反馈信息到学生本人,催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料. 第七条 学院严格做好档案材料收集整理工作,由专项负责教师组织工作人员完成在校期间档案材料的整理并做好归档工作.毕业生的档案材料应在每年毕业生离校前半月内向档案室归档完毕. 第八条 学生档案管理工作职责:

(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;

(二)办理学生档案的查询、借阅;

(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生相关资料;

(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;

(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(六)办理其它有关学生档案事项.

第三章 学生档案归档范围及分类 第九条 归档的学生档案,必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对单位及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用,学生档案的归档范围及其分类如下: 第一类 学生登记表或录取材料、毕业生登记表(必备);

第二类 鉴定、考核、考察材料;

第三类 学生成绩单或学位档案(必备)、授予学位决定、学籍异动材料;

第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料;

第五类 奖励材料(含三好学生、优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等官方认可需体现在档案里的登记表);

第六类 处分材料(包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤销处分的意见等);

第七类 出国留学材料(在校读书期间);

第八类 学生入学及毕业体检表,大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表;

第九类 就业派遣通知书(报到证)白色联;

第十类 有工作经历的学生人事档案材料,高中学籍或报考材料;

第十一类 高中学籍或报考材料;

第十二类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料.

第四章 学生档案收集与管理 第十条 学生档案室要重视学生档案的日常收集、积累工作,要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档. 第十一条 学生档案管理人员要将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经组织审查盖章后方能归档. 第十二条 不属于规定归档的材料,经过鉴别,可视情况分别处理.凡不应归档的,退还材料来源单位处理. 第十三条 凡收集的归档材料,要按归档内容分类整理;

档案归档前,要使用统一和规范的学生档案袋. 第十四条 学生档案材料,须按照学校规范表格或相关要求,用蓝色或黑色笔书写,不能用铅笔或红色墨水和复写纸书写. 第十五条 学生档案信息记载要准确、规范.在填写学生履历等表格时,学生姓名书写要准确,不能写同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名.要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致,各种表格上的姓名、出生年月一致.反映声像特征的照片要求是近照;

反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚. 第十六条 因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存,一般放在原年级所在档案保管位置,保证档案管理按照年份学号的编号保管原则.当学生复学后,应注意其档案随新的年级档案去向一并处理. 第十七条 留级学生的情况,每学年与相应年级辅导员核对后,档案保管原则同上一条. 第十八条 退学学生的档案,按有关规定将其档案转给有关的人事部门保管,本科退学学生材料交给学生家长或学生本人,履行严格的交接手续. 第十九条 学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由学院学生档案室保管,刑满释放、解除劳教或重新就业的,档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管,未完成本科学业者档案处理方式同上一条. 第二十条 学生出国不归、失踪、逃亡,经证实,其档案仍由学生档案室保管. 第二十一条 历史遗留学生档案材料应妥善保管.尽量与相关学生取得联系,根据档案转递要求对遗留档案材料进行处理. 第二十二条 提高学生档案管理工作信息化水平,对保存较久的博士档案、历史遗留档案进行电子化归档,所有档案均需建立详细的纸质版档案清查保管记录,提高办公精细化水平. 第二十三条 专职负责档案工作人员在工作交接时应履行详细的材料交接手续,提供具体的材料清单.

第五章 学生档案保管与保护 第二十四条 根据安全保密和便于查找的原则,学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管,具体要求如下:

(一)学生档案设立专门档案室,用铁皮档案柜存放,达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求,并经常检查;

(二)要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度;

(三)学生档案室统一保管学生档案,建立登记和统计制度,及时发现问题并解决. 第二十五条 学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术,逐步实现科学化、标准化和现代化管理.

第六章 学生档案的利用 第二十六条 因工作需要查询学生档案,须遵守下列规定:

(一)凡来查阅学生档案者,须提供个人有效身份信息,用人单位需开具相应公函;

(二)学生档案一般不得外借,如必须借出使用时,要说明理由,严格履行借阅手续后,方可借出;

(三)查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理. 第二十七条 毕业学生查询档案去向原则上应该在毕业两年内完成,提供个人有效信息后进行查询.

第七章 学生档案的转递 第二十八条 学生毕业后,学生档案室按邮政EMS或机要的交送规定,将毕业生档案及时寄送到与派遣单位相对应的档案接收部门,地址和通讯方式由学生查询提供. 第二十九条 考取或保送外校研究生的学生,应提供录取院校的调档函. 第三十条 严格执行学生档案转递制度,转递学生档案时应遵守下列规定:

(一)学生档案原则上应通过EMS或机要投递,不建议个人携带,如个人携带需出具个人有效身份信息并填写责任承诺书;

(二)转出的档案必须完整、齐全,并按规定经过认真的整理装订,原则上不得扣留材料或分批转出;

转出的学生档案必须按"档案转递通知单"的项目详细填写,按规定封装.

第八章 附则 第三十一条 本办法适用于电气学院学生,包括在籍学生和往届毕业生. 第三十二条 本办法由电气学院学生工作办公室负责解释. 第三十三条 本办法自发布之日起试行. 电气学院学生档案工作时间节点 工作模块 序号 具体工作项目 时间节点 材料交付人 材料接收人 学生入学档案材料的接收与整理

1 移交本科档案 小学期-秋季学期初 本科二年级 辅导员 档案负责人

2 接收研究生档案 小学期-秋季学期初 春季学期初(博士) 学生本人 原院校 档案负责人

3 移交学生登记表 小学期-秋季学期初 年级辅导员 档案负责人

4 移交学籍卡片、录取材料 秋季学期初 系材料负责人 档案负责人 档案的 日常管理

5 党建材料检查与抽取 秋季学期初及其他时间 档案负责人 党建负责人

6 档案材料查询、借阅 第一时间及时处理 学生及代办人 档案负责人

7 非毕业生档案材料 的清查、归档、整理 及时处理

8 移交博士相关材料 日常档案整理发寄 第一时间办理交接 博士协理员 系材料负责人学生及代办人 档案负责人 毕业生 档案工作

9 移交毕业生登记表、报到证 学生毕业前一周内 本、硕毕业生 辅导员 档案负责人

10 移交学生档案邮寄信息 学生毕业离校前至少2天本、硕毕业生辅导员 档案负责人

11 移交毕业生党建材料 学生毕业前一周内 学生党建 负责人 档案负责人

12 移交其他学生材料 第一时间归档,至少学生 毕业前一周内 学工秘书 辅导员 档案负责人

13 移交本科成绩单 第一时间与系办交接 系材料负责人 档案负责人

14 移交学位档案 第一时间系办交接 系材料负责人 档案负责人