DOC《2010-03-29 发布 2010-04-08 实施》

5 工作程序 5.1 文件和资料的分类 文件和资料按来源分为内部和外部文件/资料. 5.2 文件/资料的载体形式 5.2.1 文件/资料可以是纸质、磁性载体等形式. 5.2.2 同一内容的不同形式、不同语种的文件/资料视为同一份文件进行管理. 5.3 文件/资料处理分为收文处理和发文处理. 5.3.1 收文处理包括文件的签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、归档. 5.3.2 发文处理包括文件的起草、核稿、呈批、登记编号、印制、分发、归档. 5.4 文件的拟制审批及发布 5.4.1 各级部门在拟制新文件时,应组织评审现行有效的管理手册、程序文件及其他规范性引用文件的要求,避免文件之间的重复、矛盾或不一致. 5.4.2 编制文件时,应按以下要求进行编号: a)管理手册和程序文件的编号: QB/ZTWJ:SC-QB/ZTWJ:CX* b)作业文件的编号:国家或行业以及顾客有规定的按规定执行,公文类文件编号由(发文单位简称)+(年号)+(顺号)组成. 5.4.3 文件发布前应经具有相应职权的人员或其授权人审批. 5.4.3.1 《管理手册》由总经理审批;

《程序文件》由管理者代表审批. 5.4.3.2 其他文件(包括管理标准、作业标准)由分管领导审批. 5.5 文件/资料的分发 5.5.1 文件资料分发由文管部门或文管人员负责,分发应建立和保持可追溯记录(如《发文薄》、电脑记录等).用邮寄分发的,应采用挂号,并将凭证号妥善保存备查;

直接分发至收件人的,应保存收件人签收记录;

用互联网、局域网分发,应使用统一配置的软件,并按规定操作. 5.5.2 文件资料原则不得越级分发.中铁五局文件原则分发至直管单位,再由各单位根据文件资料的适用性转发至相关场所.各子/分公司代中铁五局管理的项目由各子/分公司负责转发. 5.5.3 文件资料接收由文管部门和文管人员负责,收到后应先确认文件资料内容无误,然后按收文处理程序及时贴上处理签,呈送相关领导签处,并确保文件资料及时分发至相关场所. 5.6 电子公文 5.6.1 电子公文指由中铁五局、各子/分公司统一配置的文档管理软件生成传输的具有规范格式的电子数据,电子公文与纸质公文具有同等效力. 5.6.2 电子公文的生成、分发、接收应使用统一配置的文件管理软件系统,并由文管部门及文管人员负责处理,应符合公文处理的有关规定要求和软件操作规程,同时要建立和保存相应的处理记录,确保其可追溯. 5.6.3 收到电子公文后,必须确认数据是否完整无误,并进行登记,按收文处理流程进行处理.同时建立电子公文的备份,分类存储,以便备查.具体执行《中铁五局电子公文传输管理暂行办法》. 5.7 外来文件的识别与控制 5.7.1 外来文件的识别,由各单位和部门根据职能划分归口负责,按收文处理程序进行管理.外来文件应判断其适用性、有效性,并确定使用范围,对适用且有效的要及时发送到相关单位/部门或场所. 5.7.2 相关的法律法规、标准/规范等的识别、评价与分发控制执行《法律法规及其他要求识别、获取与合规性评价程序》. 5.7.3来自政府、上级单位、建设单位、监理单位、设计单位及会议文件等,按文件管理及职责权限规定,交由本单位文件管理部门按收文处理程序进行处理. 5.8 文件/资料的复印控制 5.8.1 当仅作为参考(即不作为执行的依据)的文件/资料进行复印时,文件管理部门或人员可自行进行复印,不需进行复印登记. 5.8.2 文件资料作为执行的依据再分发复印时,应经部门负责人同意,并进行登记,按发文的相关规定进行分发. 5.8.3 对机密的或明确规定不准复印的文件和资料,不得复印. 5.9 文件和资料领用与清退 5.9.1 领用由需要的人员向文件管理部门或人员提出申请,由文件管理部门或人员负责分发. 5.9.2文件持有者调离单位/岗位时,应向文管部门清退文件.工作岗位或性质没有变化的内部调动人员,经文件部门同意,可不清退原持有的文件. 5.10 文件和资料破损或丢失的处理 5.10.1 文件资料破损或不清晰影响使用时,使用人应到文管部门办理更换手续,交回破........