DOC《协同管理系统F15.8_ad0版》

协同管理系统F15.

8_ad0版 新增功能和更新内容简介 软件服务社 www.fuwushe.org 2015年8月29日 付款审批及预算系统(PB) 新增功能概要 本次PB中新增及修改的内容包括: 新建流程操作方式的修改 PB系统中新建付款申请流程或合同申请流程时,改为以下样式: 对于合同申请,在 确定 按钮上方增加了要求指定 合同管理员 的区域: 请选择合同管理员: 对于付款申请,在 确定 按钮上方增加了要求指定 付款管理员 的区域: 请选择付款管理员: 点击 确定 时,要求必须指定好付款管理员或合同管理员(如果只有一个人,则缺省就是这个人). 说明:本次还将流程修改为允许申请人直接发给付款管理员或合同管理员 以前建流程时,要求申请人与付款管理员(或合同管理员)之间必须还有其他审批人,现在改为允许直接发给付款管理员或合同管理员(对于一些较小的公司或特殊情况下,会有这样的需要):只要在上面的选人区域中不选择任何人员、只选择好付款管理员(或合同管理员)即可. 合同支出增加了 部分付款 功能 本次增加了合同支出的 部分付款 功能,一方面是因为有些企业需要,同时近期CRM系统中也会增加 部分收款 功能,这样PB可以与CRM对应. 说明:系统中只给合同支出提供了 部分付款 功能,并不支持对直接支出和借款做 部分付款 .原因如下: 直接支出、借款不必做部分付款的功能 因为本次系统中提供了直接支出的多种分析功能(详见后面的说明),其中包括按 用途 进行分析.如果允许直接支出部分付款,那么就无法按 用途 进行分析(因为一个直接支出可能涉及多种用途,如果对这个直接支出做部分付款,就无法确定每种 用途 已付了多少).因此,只能二选一:要么不加按用途的分析,要么不支持部分付款. 实际工作中,直接支出本来也不应当有部分付款:如果需要,可以重新申请,因为这样操作很容易,只需要撤消原申请后稍做改动即可,或者可以由出纳挂账处理.所以,直接支出不必做部分付款的功能. 同样,借款做 部分付款 也没有太大实际意义,虽然可以想象着有那种一次批一笔借款、然后分多次付出的情况,但如果为了这种想象出来的、在企业中几乎不会存在的业务就把系统功能做难以使用、并且增加了很多管理工作量,那是错误的做法. 可以支持合同款项的部分付款 因为系统中对合同支出提供的是按 合同类别 的分析(详见后面的说明),而不是按用途的分析.所以不存在上述问题. 以前系统不支持部分付款,是因为这样相当于修改了合同,因此如果合同支出需要部分付款,可以修改合同(利用本次增加的修改合同功能,或终止原合同、重新申请一个新合同).不过,严格讲,修改合同需要双方签字盖章.对于实际业务中不是正式修改合同的情况,就不应当在系统中修改合同.因此,对于双方简单协商后只是把付款改为分次付款的情况,系统中采用部分付款的功能会更好. 合同支出部分付款是可以理解的,因为合同一般时间较长,付款也有一定的条件,中途可能因为某些因素改为暂时部分付款,这样是合理的. 注:在主控系统中的增加了一个参数 合同支出是否允许部分付款 ,缺省为 允许 : 如果本参数=不允许,那么进行合同支出申请时,申请付款金额不可修改. 如果本参数=允许,那么进行合同支出申请时,申请付款金额可以修改. 关于 应付款项 的关闭 本次增加了 合同应付款项关闭 的功能. 定义:合同中 应付款项 的关闭:指的是一笔 应付款项 中未支付的款项不允许再支付. 只有不是已全部付款的 应付款项 才可以设置为这个状态. 系统中提供了 合同应付款项关闭 功能.关闭时,要记录原因,比如为什么不再付款. 实际工作中,可以由合同管理员定期做 合同应付款项关闭 工作,不过这个功能并没有控制必须是合同管理员才可以执行,而是只需要有这个功能的权限就可以执行. 关于合同应付款项的关闭,系统中提供了下列功能(详见后面的说明): 合同应付款项关闭 合同应付款项取消关闭 已关闭的应付款项查询 注意:关于 付款申请 和 合同中的应付款项 ,应当区分这二个概念: 前者指的是一个付款申请,后者指的是在合同中的 应付款项 区域的一条记录. 合同支出支持部分付款后,合同中一笔 应付款项 ,可以发起多个 付款申请 、生成多个付款审批单. 定义: 应付款项的状态:指的是合同中这一笔应付款项的状态,可以是以下值: 未付款、部分付款、全部付款、未付款关闭、部分付款关闭 合同支出审批单的状态:与直接支出审批单的状态相同,可以是以下值: 审批中、可付款、已付款 应当区分合同中 一笔应付款项的状态 和 一个合同支出审批单的状态 ,不要混淆: 比如下面是一个合同中的各笔 应付款项 的状态,可以是 未付款、部分付款、全部付款、未付款关闭、部分付款关闭 : 点击每一行后面的 查看 按钮,可以查看这笔 应付款项 对应的各个 合同支出审批单 的状态.比如点击上面第二笔 应付款项 ,可以看到有二个 合同支出审批单 ,状态分别为 已付款 和 可付款 : 关于合同修改 本次增加了 合同修改 方面的一组功能.合同修改也需要有申请和审批流程,流程的最后一个节点必须是合同管理员.要求有审批流程而不是直接修改的优点是: 确保对合同的严格管理. 可以由业务人员对合同进行修改,这样可以把修改的内容描述得更清楚,因为只有业务人员最清楚想改成什么样、修改原因是什么.如果需要由合同管理员自己修改,也不麻烦,只需要自己发给自己即可. 系统中可以查询详细的合同变动记录. 合同修改时与新建合同时类似,显示内容缺省与原来的合同相同,可以在此基础上修改. 合同类别、结算方式、附件、关联事项、备注、附言均可以修改. 其中:附件(合同文件)有变化也可以查看原版和新上传的版本.如果重新上传了附件,那么就认为修改了附件(即使上传的文件与原来相同). 未付款的应付款项:可以修改或删除(但仅限于未付款的,其他状态的应付款项均不可修改). 甲方签字日期、乙方签字日期、合同有效期自、合同有效期至:可以在合同管理员审批通过时修改.这种情况也要发起合同修改申请,因为合同文件肯定会有变化. 但甲方、乙方、币种不可修改. 关于已付款项的分析 本次增加了对已付款项的更多分析功能,比如按用途查询、汇总. 但合同支出没有 用途 ,只有 合同类别 .因为一个合同可能同时购买多种物品,比如设备、耗材,但分批付款,而不是按设备付款、按耗材付款,所以每批付款并不能确定其用途是设备还是耗材(有可能是整体按比例付,也可能是先付某一部分先到货的款项)……所以,本次对直接支出和合同支出分别提供了相应的功能: 直接支出已付款汇总分析:可以按用途汇总、按收款人汇总……,还可以结合各种查询条件. 合同支出已付款汇总分析:可以按合同类别汇总、按甲方汇总、按乙方汇总、按结算方式汇总、按币种汇总…,还可以结合各种查询条件. 关于菜单的修改 下列菜单进行了调整(各个功能的使用方法在后面介绍): 采购合同管理 采购合同管理 菜单原来如下: 现改为: 付款统计与预算 付款统计与预算 菜单原来如下: 现改为如下(增加了最下面的二个功能): 关于部分付款 合同查看页面的修改 以前查看合同内容时,显示如下: 现改为以下样式: 状态:指的是 合同应付款项的状态 .以前只有 未付款、已付款、审批中 ,现在改为包括以下状态: 未付款、部分付款、全部付款、未付款关闭、部分付款关闭 应付款项 列表中的显示内容改为: 付款日期、付款条件、应付金额、备注、状态、付款明细 说明:每一行应付款项在 付款明细 栏是否显示 查看 按钮的规则如下: 如果这笔应付款项存在 已发送 的合同支出申请(只查 已发送 的,但不必考虑是否审批完、是否完成了付款,也不考虑 未发送 的),则这一行后面显示 查看 按钮. 否则不显示 查看 按钮. 可以点击 查看 按钮,查看各次 付款申请 (包括已发送但未付款的付款申请),可能有一个或多个付款申请: 序号、付款单号、付款金额、币种、结算方式、计划付款日期、实际付款日期、状态、操作 其中: 状态:这个列表中指的是付款审批单的状态,可以是 审批中、可付款、已付款 . 实际付款日期:如果是已发送但未付款的付款申请,那么本栏不必显示. 可以再点击 付款单号 或 操作 栏的 查看 按钮,查看这个付款单. 另外,在查看已审批通过的合同时,在甲方、乙方这一行下面增加了以下内容: 甲方签字日期 乙方签字日期 有效期自 有效期至 注:一个合同申请在未审批完成时,由于还没有生成合同,所以查看合同申请时,仍不显示甲方签字日期、乙方签字日期、有效期自、有效期至,如下所示: 合同支出审批――新建事项 执行本功能时,可以显示出所有本人数据权限内的未终止的合同中未完成付款且未关闭的合同应付款项(包括 部分付款 的): 以前本功能显示内容如下: 现在改为显示以下内容: 合同编号、合同标题、币种、应付金额、已付金额、未付金额、结算方式、乙方、合同类别、申请人、合同付款日期、操作 页面下方的 合计 原来显示如下: 现改为: 注:这里只显示未付金额的本页合计、总计,不显示应付金额、已付金额,因为本功能中显示 已付金额 会引起误解. 点击 申请 按钮时,原来显示如下: 现改为: 申请的付款金额:缺省等于 未付金额 ,但可以点击金额部分(即上面红框中的区域)进行修改,点击后,弹出窗口显示如下: 其中: 合同应付金额:即前面列表中显示的 应付金额 . 已付金额:即本笔合同应付款项在此前已支付的金额. 未付金额:即本笔合同应付款项尚未支付的金额. 本次申请付款金额:缺省等于 未付金额 ,可以修改,但必须小于或等于 未付金额 . 注意:系统中禁止同一笔合同应付款项有多个未完成的付款申请.因此在本功能中点击 申请 按钮时,以及最后 发送 申请时,系统会进行检查,如果 这笔合同应付款项 当前存在 已发送但未付款 的合同支出申请,则提示如下: 注:如果是本合同的 另外一笔 应付款项存在 已发送但未付款 的合同支出申请,那么不需要进行这样的控制. 在合同支出审批单中点击 查看合同 时,会用红框显示出这个合同支出申请对应的是合同中哪一笔应付款项,以免本合同的应付款项较多时不易区分. 相关功能的修改 审批 对于部分付款的合同支出审批单,在审批时,与以前完全相同(只不过审批单中的 查看合同 页面修改为上面介绍的新样式). 出纳付款 出纳对合同支出审批单进行付款时,系统会进行下列检查和处理: 如果本次付款完成后,本笔合同应付款项已全部付完,那么在执行完 出纳付款 时,系统会将本笔合同应付款项的状态设置为 全部付款 . 如果本次付款完成后,本笔合同应付款项是 部分付款 ,那么在执行完 出纳付款 时,系统会将本笔合同应付款项的状态设置为 部分付款 . 本次的付款金额必须........