DOC《潍坊市公安局档案工作》

潍坊市公安局档案工作 科学化示范单位建设方案 潍坊市公安局指挥中心 2017年7月

1、 档案数字化需求分析

4 1.

1 参考的国家标准及技术规范

4 1.2 数字化加工实施细则

5 1.2.1 本项的扫描加工流程

5 1.2.2 生产流程有以下几个主要的步骤组成:

6 1.2.3 档案整理

7 1.2.4 著录标引

8 1.2.5 纸件扫描

9 1.2.6 图像处理

10 1.2.7 质量检验

12 1.2.8 档案还原装订

12 1.2.9 数据存储与备份

14 1.2.10 档案电子数据与潍坊市公安局档案系统的无缝挂接

14 1.3 项目所采用的OCR处理技术介绍

15 1.3.1 OCR(光学字符识别)技术

15 1.3.2 所采用的OCR及双层PDF生产流程

15 1.3.3 生产流程逻辑示意图

17 1.4 档案数字化服务特点

17 1.4.1 自动化程度高

17 1.4.2 标准化程度高

17 1.4.3 严格的质量控制

18 1.4.4 文档安全性高

18 1.4.5 标准的格式

18 1.4.6 方便存储与管理

18

2、 全景网上警史馆需求分析

19 2.1. 全景网上警史馆基本构想

19 2.2. 网上警史馆需求

20

3、 示范单位创建需求分析

23 3.1. 示范单位文档创建

23 3.2. 示范单位内务整理

23

4、 档案室小型精密空调

23 4.1. 档案室小型空调需求

23 4.2. 档案室小型空调功能要求

24

5、 报价

25 档案数字化需求分析 此次项目是潍坊市公安局档案馆馆藏约165万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中,纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及山东省公安厅档案馆相关规定,结合市公安局档案现状定制加工技术规范与生产加工流程,本项目需采购2台高速扫描仪,加原有的扫描设备,派员进驻单位档案室进行扫描.据上述现状,具体人员安排,项目实施周期,采用标准及实施细则如下. 参考的国家标准及技术规范 《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31―2005) 《连续色调静态图像的数字压缩及编码》(GB/T 17235.1-1998) 《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002) 《中央档案馆接收档案的标准》 《归档文件整理规则》(DA/T22-2000) 《档案著录规则》(DA/T 18-1999) 《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》(DA/T 24-2000) 《档案修裱技术规范》(DA/T 25-2000) 《山东省公安厅档案数字化技术规范》 数字化加工实施细则 本项的扫描加工流程 生产流程有以下几个主要的步骤组成: 纸质档案的整理 从档案室进行档案提卷,并记录提卷的内容,接着拆卷,并进行去污、平整化,并依据档案纸张的大小和厚薄分类.档案的整理工作主要是为了以后档案的扫描做准备. 扫描及图像处理 根据不同档案纸张的大小和厚薄,选择不同的扫描仪,较为规整的选择快速扫描仪,较薄、较厚和不规整的用平板扫描仪,这样既能达到保护档案(高速扫描仪会发生卷纸,损坏档案)的目的,也能提高档案数字化加工的速度. 查重查漏 在扫描的过程中,难免会发生重复扫描和漏扫的现象,人工的再次校对能够发现档案数字化过程中出现的情况,并即使纠正. 数据项录入 依据档案著录规范或者依据客户档案的实际著录项,录入标题、责任者、归档时间、档号等各种信息. 质量检测 对扫描图像和著录的标引数据进行检验,图像主要是检验其扫描和净化处理质量,数据项的质量检测主要是检测其录入正确率. 档案还原 完成档案数字化后,要把原先的档案原件还原成原样. 档案整理 1.2.3.1档案交接 档案按年度、案卷提档,提档时数字化实施方的提卷人员对每卷的所有页面进行统一的编号,全卷所有文件页号编写完成后,再依据潍坊市公安局的要求抽出不需要扫描的文件页,然后再次按序编写需要扫描的文件页号,页号编写完成后,按实际文件页数填写详细的纸质档案交按清单,并由双方主管人员签字. 1.2.3.2档案拆分 档案拆分前要对档案进行统一的编号,编制总页号后,要从中选中需要扫描的页面.再一次编制所需扫描的页号,两个页号需用铅笔的颜色或位置区分,以确保档案还原时能够清楚区别和核时页数. 1.2.3.3目录数据准备 按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容.包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求.如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改. 1.2.3.4拆除装订 在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物.拆除装订物时应注意保护档案不受损害. 1.2.3.5区分扫描件和非扫描件 按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开.普发性文件区分的原则是:无关和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不扫描原稿. 1.2.3.6页面修整 破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描. 1.2.3.7档案整理登记 制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数. 著录标引 1.2.4.1标引著录 标引著录为了方便查阅与管理,打印制作档案目录及档案封面,对文字录入的准确性要求较高,但要录的文本域并不是完全统一的在某一页面上,一些文本域要在多个文件中选择,所以录入时需要相关学部专家进行指导,确保文本域录入的准确率. 对所需录入的文本进行标引、或对不同类别的档案录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》,供录入员和校对人员参考. 1.2.4.2录入方式 由于文本类型不一,有印刷体、手写体、有表格内的也有表格外的文本信息,所以采用手工录入和OCR(光学字符识别)软件相结合的方式录入.即手写体或不清晰的印刷体采用手工录入,较规整的印刷体采用OCR技术的录入方式. 1.2.4.3校对方式 校对以软件校对和打印输出对比校对相结合的方式,即对手工录入和OCR自动录入的文本打印输出进行对比校对的一校、二校、抽查校对,确保索引信息达到出版质量万分之一以下. 纸件扫描 原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准和潍坊市公安局的相关要求扫描.扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求,填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)并签字领取并进行纸件扫描.扫描图像使用先进的图像扫描处理软件(快图像系统),扫描人员可根据原稿质量,对系统进行定义,如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能.在由系统自动处理功能的同时,扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整,如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况,调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损. 图像的分辨率正常情况下为300dpi,如遇字间距和行行距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况,可适当增加扫描的分辨率但要保正图像清晰的同时,又不影响远程查询和游览的速度. 1.2.5.1扫描方式 根据档案幅面的大小(A