DOC《中国地质大学（北京）文件》

中国地质大学(北京)文件 中地大京发〔2008〕117号 关于印发《中国地质大学(北京) 综合档案管理规章制度》的通知 各单位、各部门: 为了使我校档案工作进一步规范化、制度化,更好地为学校教学、科研和管理工作服务,根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,结合我校实际,对我校原有档案管理规章制度进行了补充和修订并经校务会议讨论通过.

现将修订后的《中国地质大学(北京)综合档案管理规章制度》印发给你们,请认真学习并遵照执行. 附件:《中国地质大学(北京)综合档案管理规章制度》 中国地质大学(北京) 二八年十二月四日 主题词:行政工作 档案管理 规章制度 通知 中国地质大学(北京)校长办公室 2008年12月4日印 (共印100份) 附件: 中国地质大学(北京)综合档案管理办法

第一章 总则第一条 为了规范我校挡案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》(1987年9月5日中华人民共和国主席令第52号公布1988年1月1日起实行)、《中华人民共和国档案法实施办法》(国务院1990年10月24日批准,1990年11月19日国家档案局第1号令)、《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局令 第27号2008年8月20日发布,2008年9月1日施行)、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》(国家教育委员会教办[1993]429号文件,自1994年1月1日起实行)的相关规定,结合我校实际,制定本办法. 第二条 本办法所称的档案是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、

图表、声像等不同载体的历史记录. 第三条 我校档案是全校各单位、部门的广大师生员工在学校各项活动中形成的,是学校的宝贵财富,是学校各项活动的真实记录和历史凭证.我校的档案工作是学校重要的基础性工作,应加强管理,并纳入学校整体发展规划. 第四条 我校的档案工作受国务院教育行政部门和北京市人民政府教育行政部门主管;

同时接受国家档案行政部门和北京市人民政府档案行政管理部门的业务指导、监督和检查. 第五条 我校的档案工作要按照不同时期国家关于档案工作的法律法规和教育部的相关要求,不断更新档案工作规章制度,建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度.定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平.

第二章 机构设置与人员配置 第六条 档案馆是我校档案机构,是保存和提供利用学校档案的专门机构. 第七条 我校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导协助.校长的主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准我校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定我校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题. 第八条 档案馆设馆长一人,专职档案人员六人.学校各单位、部门设有一名负责档案工作的领导和兼职档案员一至二人. 第九条 档案馆的管理职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划我校档案工作;

(二)拟定我校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收、整理、鉴定、统计、保管我校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展我校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能. 第十条 学校各单位、部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本单位、部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷.检查合格后向校档案机构移交. 第十一条 档案馆的专职人员和各单位、部门的兼职档案人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能.

第三章 文件材料的立卷归档 第十二条 档案实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档.纸质文件材料的归档执行《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》(国家教育委员会教办[1993]429号文件,自1994年1月1日起实行)中的相关内容和要求.电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局2003年7月28日发布 2003年9月1日施行)以及《电子文件归档与管理规范》(国家档案局2002年12月4日发布,2003年5月1日实施GB/T18894--2002)执行. 第十三条 归档的材料应当质地优良,书绘工整,图样、声像清晰,档案的制作符合有关规范和标准的要求. 第十四条 档案材料归档时间为:

(一)党群、行政、教学、科学研究(综合)、设备、出版、外事、基本建设(综合)、财会(综合)、产品生产与科技开发、声像档案应于次年六月三十日以前归档;

(二)科研、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档;

(三)财会档案在本单位保存一年后,于第二年六月底以前归档;

(四)论文档案分为夏季与冬季,夏季的在每年的暑期之前归档,冬季的在每年的寒假之前归档.

第四章 档案的管理、统计、利用和编研 第十五条 对学校规定的应立卷归档的材料须按规定整理立卷后定期向档案馆移交,集中统一管理.任何单位或个人不得据为己有.凡不属于归档的材料,禁止归档. 第十六条 档案馆所存的档案,在国家需要时,应当提供所需的档案原件或者复印件. 第十七条 档案馆是出具学校档案证明的唯一机构,加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力. 第十八条 档案馆对接收进馆的档案应进行统一的整理、编号、排列和上架. 第十九条 档案馆应设专人负责档案库房的技术管理工作,制定库房管理的规章制度,做好库房日常各项指标的记录. 第二十条 档案馆对所存档案的保管情况定期进行检查,对已破损和字迹褪色的档案,应及时进行修复和复制,并及时数字化,加工成电子档案保管.特殊情况应及时上报处理,以保证档案的安全. 第二十一条 档案馆每年对收集、整理、利用、销毁的档案分别进行全面统计并按照要求上报教育部. 第二十二条 档案的提供利用(借阅、复制和其他形式),均按各类档案的管理要求执行,档案馆所收取的费用年终一律上交学校. 第二十三条 档案馆应根据学校教学、科研和其他管理工作的需要,努力开展各类专题档案的编研工作,积极提供利用. 档案的鉴定与销毁 第二十四条 档案馆保存的各类档案应按保管期限规定定期进行鉴定.档案鉴定工作由学校保密委员会、档案馆和归档单位共同进行. 第二十五条 凡需销毁的档案应登记造册,经主管校领导签署意见后方可销毁,销毁档案按照国家相关规定执行.

第六章 经费、库房及设备 第二十六条 档案工作所需经费应当列入学校预算,以保证档案工作的需要,配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行. 第二十七条 档案馆要有专用库房并做到办公、阅览、库房三分开,逐步达到档案管理标准化、规范化,以确保档案安全. 第二十八条 学校应将档案工作列入学校的发展计划,分期分批解决基础设施和现代化管理所需的设备和经费,努力提高现代化管理水平,更好地开发档案信息资源,为学校各项工作提供服务.

第七章 奖励和处罚 第二十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要成绩的;

(四)向档案馆捐献重要或珍贵档案的;

(五)举报、制止档案违法行为或在查处档案违法案件中表现突出的. 第三十条 有下列行为之一的,学校对直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;

构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任.

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为. 第三十一条 本办法自2008年10月16日起实行,中国地质大学(北京)资料档案馆2005年4月5日发布的《中国地质大学(北京)档案管理办法》同时废止. 第三十二条 本办法解释权归档案馆. 中国地质大学(北京)综合档案分类主表 DQ 党群 DQ11 党务综合(党委办公室) DQ12 纪检(纪检办公室) DQ13 组织(党委组织部) DQ14 宣传教育(党委宣传部) DQ15 统战(党委统战部) DQ16 工会(工会) DQ17 团委(团委) DQ18 学生工作(党委学生工作处) XZ 行政 XZ11 行政综合(校长办公室、各评估办) XZ12 人事(人事处) XZ13 监察、审计(审计处) XZ14 武装、保卫(保卫处) XZ15 总务(后勤处) XZ16 档案(档案馆) XZ17 老干部工作(离退休管理服务中心) XZ19 后勤集团(后勤集团) XZ21 211工程 ( 211工程 建设办公室) XZ22 发展规划(发展规划处) XZ23 博物(博物馆) XZ24 图书(第二阅览室) XZ25 居委会(居委会) XZ26 交流中心(学术交流中心) XZ27 现代教育技术中心(现代教育技术中心) JX 教学工作 JX11 综合(教务处、研究生院、成人教育学院、网络学院、继续教育中心) JX12 学科与实验室建设(教务处、研究生院、成人教育学院、网络学院、资产处、地学实验中心、国家重点实验室) JX13 招生(学生工作处、研究生院、成人教育学院、网络学院) JX14 学籍管理(教务处、研究生院、成人教育学院、网络学院) JX15 课堂教学(教务处、研究生院、成人教育........