DOC《黑龙江省电力有限公司》

黑龙江省电力有限公司 供应商服务大厅业务指南

一、服务大厅简介 黑龙江省电力有限公司供应商服务大厅于2010年12月建成投运,大厅建筑面积522平方米,内设引导区、商务区、业务区、等候区和洽谈区等多个功能区域,是集招标业务、合同签订、合同变更、履约协调、单据验审、废旧处置、仓储配送等工作为一体的服务窗口.

服务大厅作为面向社会的窗口,秉承 便捷、高效、规范、诚恳 的理念,以规范业务管理、提高工作效率、加强廉政建设、树立良好形象为目标的 一站式 窗口服务为标准,通过规范化、标准化、常态化的管理,为供应商单位提供全方位的服务.

二、服务大厅业务功能 服务大厅是黑龙江省电力有限公司物资供应公司对外服务的窗口,主要有以下功能: 受理物资招标委托业务(一号窗口). 受理合同签订业务(

四、

五、六号窗口).

3、受理合同变更业务(三号窗口).

4、受理合同履约协调业务(七号窗口).

5、受理合同结算业务(八号窗口).

6、受理废旧物资业务.(九号窗口).

7、受理仓储配送业务(十号窗口).

8、受理相关单位的投诉和改进意见.

三、服务大厅业务办理流程简介和供应商业务办理须知

(一)供应商服务大厅业务总流程 供应商服务大厅包括招标业务、合同签订业务、履约协调业务、合同结算业务、废旧物资处置业务、仓储配送业务等的咨询受理和业务投诉受理等功能.总流程图见图1: 招标业务 招标业务流程 招标业务须知 2.1供应商在国网电子商务平台等相关电子媒介适时查询中标公告;

2.2获悉中标信息后,按相关规定计算中标服务费金额或咨询中标服务费金额;

2.3足额缴纳中标服务费后,凭中标服务费收据领取中标通知书,并完成确认事宜.

(三)合同签订业务

1、供应商办理合同签订业务流程 1.1供应商领取中标通知书后,在电子商务平台完成合同信息确认工作;

1.2供应商等待合同在ERP系统生成订单、经法OA系统内流转,流转时间不超过13个工作日,在接到大厅工作人员通知后在规定时间内到大厅进行商务合同签订. 1.3供应商携带法人授权委托书、授权人身份证复印件和被授权人身份证原件和复印件、合同章等材料到服务大厅合同签订窗口,等候签订商务合同;

按时到合同领取窗口领取签订完成的商务合同. 合同签订业务流程图:

2、供应商办理合同签订业务须知 2.1中标单位合同签订人员赴供应商合同大厅签约时,应备齐以下资料: ⑴ 中标通知书;

⑵ 法人授权委托书(原件)、授权人身份证复印件和被授权人身份证原件及复印件;

⑶ 签约用章;

2.2中标供应商应接到中标通知书5日内在电子商务平台上确认合同信息,超过确认时限以及超过合同签约时限需填写延误签订单;

2.3乙方盖好章的合同由供应商大厅工作人员统一报省公司物资部审批,物资部对流转审核过的合同盖甲方合同章,盖章时间不超过3个工作日;

2.4商务合同双方盖章后生效,乙方保留二份,另外四份分别由物资供应公司合同管理部(一份)、物资供应公司供应部(一份)、项目单位(两份).

3、供应商办理合同变更业务须知 3.1供应商应按照通知,携带法人授权委托书、授权人身份证复印件和被授权人身份证原件及复印件、中标通知书复印件、合同复印件、合同章到大厅合同变更窗口进行合同补充协议签订. 3.2合同变更专责审核供应商所提供资料,根据省公司物资部及相关领导批准的《合同调整书》与供应商签订补充协议.

4、供应商领取合同业务须知 4.1合同收发窗口负责办理已生效合同文本的发放及咨询业务;

4.2领取物资合同时需提供以下资料: ⑴ 中标通知书;

⑵ 法人授权委托书(原件);

⑶ 授权人身份证复印件和被授权人身份证及原件及复印件;

4.3供应商在领取商务合同时应仔细核对合同信息,核实无误后按要求登记确认. 履约协调业务

1、供应商办理履约协调业务流程 1.1供应商在前台引导接待排号机中选择 履约协调业务 排号等候;

1.2供应商填写《履约协调申请单》,递交至履约协调窗口;

履约协调问题包括履约过程中发生的供货范围、合同金额、交货期变更、质量问题处理以及违约处理等内容;

1.3供应商在等候区等候工作人员与相关部门或单位协调处理;

必要时,由工作人员组织相关部门或单位在洽谈区协商解决;

1.4协调问题处理后,供应商在履约协调窗口领取协调结果,继续到相应窗口办理后续业务. 履约协调业务流程见图3: 图3:履约协调业务流程

2、供应商办理履约协调业务须知 2.1合同签订后,履约项目专责每月定期与供应商联系掌握合同履约的动态信息(内容包括:排产计划、供货计划、质量进度实际情况和合同执行中存在的问题).项目专责联系方式见表1: 表1:合同履约项目专责联系方式 履约项目专责 负责项目单位 电话 传真 荣威大庆、齐齐哈尔、 大兴安岭、黑河 0451-53684138 0451-86232830 韩治国 佳木斯、双鸭山、 鹤岗 0451-53684189 0451-86220191 蒙少鹏 牡丹江、七台河、 鸡西、电建分公司 0451-53684127 0451-86220191 赵硕辉 哈尔滨、哈二局、 绥化、伊春 0451-53684189 0451-86220191 2.2在合同履约过程中,需变更合同内容,应及时填写《合同调整书》,详细表述变更原因、变更事项及相关内容并签字、盖章,递交至履约协调窗口协调处理;

履约协调处理结果应在三个工作日内以书面形式给予答复;

2.3合同物资质量问题处理、催交催运均以书面函件形式进行,供应商必须以书面函件形式回复;

2.4物资发运离厂时,供应商须将物资承运单位、承运车辆、及承运人的联系方式等相关信息以电话或传真的形式通知相关项目专责;

2.5物资到货后,开箱验收前,供应商须派代表到现场参加移交、验收,参加验收的各方在验收单上签字及盖章.验收单由物流服务中心或物流分中心现场服务人员提供;

2.6对于供应商逾期交货的物资,物流服务中心将根据实际到货情况,对供应商进行违约处理;

2.7供应商不得与建设管理单位、物资需求单位、项目承包方等相关单位部门达成任何与合同文本内容相悖的口头或书面约定.一旦发生,将视为供应商单方面擅自更改合同条款的行为,按规定进行相应处罚. 合同结算业务

1、供应商办理合同结算业务流程. 1.

1、供应商在前台引导接待排号机中选择 合同结算业务 排号等候. 1.

2、办理预付款支付业务时,供应商在合同签订后向单据验审窗口递交预付款银行保函,保函金额等同于合同约定的预付款金额,保函有效期两年. 1.

3、如供应商收款信息发生变更,应向审核结算窗口递交收款信息变更资料. 1.

4、按省物资供应公司通知五个工作日内,供应商开具收款往来收据(预付款、到货款、投运款、质保金),递交至审核结算窗口. 1.

5、按省物资供应公司通知,供应商凭 申请退还预付款银行保函 函件,到审核结算窗口办理预付款银行保函清退. 1.

6、各类款项由省物资供应公司采取网上银行支付方式支付. 合同结算业务流程图:

2、供应商办理合同结算业务须知. 按黑龙江省目前物资采购合同付款方式,预设四种资金类别,即预付款、到货款、投运款、质保金. 2.

1、各单位物资供应公司应办理的单据. 资金类别 单据名称 单据办理要求 预付款 无无到货款

1、?验收单.

2、 发票复印件.

3、?物资入库单.

4、?? 发票校验凭证. 按《黑龙江省电力有限公司物资采购资金集中支付实施细则》要求办理,叠放顺序是由上至下,验收单一份、发票复印件一份、物资入库单一份、发票校验凭证一份. 投运款

1、物资投运单 物资投运单一份. 质保金

1、质量确认单 按《黑龙江省电力有限公司物资采购资金集中支付实施细则》要求办理一份. 注:各单位物资供应公司按月提报物资采购资金申请及对应单据. 2.

2、供应商应办理的单据及资料. (1)供应商应办理的单据. 资金类别 单据名称 单据办理要求 预付款

1、预付款银行保函.

2、往来收据. 1.

1、合同签订后将预付款银行保函递交至省物资供应公司,否则按自动放弃预付款处理,预付款在交货验收后与货款一并支付. 1.

2、保函金额与合同约定预付款金额相同. 1.

3、保函有效期两年.

2、付款单位:黑龙江省电力有限公司物资供应公司.往来收据中应注明:物资使用单位、合同编号、付款类别等内容. 到货款

1、物资发票.

2、往来收据.

1、增值税发票开给物资使用单位.

2、同上2. 投运款 往来收据 同上2. 质保金 往来收据 同上2. (2)供应商应办理的资料. a、按省物资供应公司清退预付款银行保函通知,供应商应办理 申请退还预付款银行保函 函件,函件中应注明:银行保函编号、合同编号........