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4 发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进等5个 步骤.如图2所示. 图2 发包工作过程示意图 6.2.2 规划与审批 6.2.2.2 发包方应制定档案服务外包工作规划,并得到有效的授权和批准. 6.2.2.2 发包方应明确档案服务外包工作责任部门和负责人,实行责任制. 6.2.2.3 发包方应在综合考虑国家法律法规的规定、自身发展战略和业务需要、档案的特点及其管理要 求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的基础上,分析档案服务外包的必要性与可行性,确定 档案服务外包的范围与方式. 6.2.2.4 发包方应当根据国家法律法规和制度标准,对档案进行价值鉴定和密级鉴定,明确可外包档案 和不可外包档案的范围.国家法律法规规定不得外包的档案不得列入档案服务外包的范围. 6.2.3 承包方筛选与确定 6.2.3.1 发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、档案服务外包工作规划,制定承包方 筛选方案,通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方.对于涉密或敏 感信息宜采用单一来源采购. 6.2.3.2 发包方应根据国家法律法规的规定、自身战略和业务的需要、档案的特点及其管理要求,明确 对承包方的基本要求: (1)承包方应为依法注册的法人,具有独立承担民事责任的能力;

(2)承包方具 有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明;

(3)承包方应具有履行合同所必需的服务能力、 经验和信誉等. 6.2.3.3 发包方可按重要程度、密级和敏感性对档案进行分级,对于不同级别的档案选择具有不同资质、 服务能力的承包方. 6.2.3.4 发包方应要求承包方提供有关股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、重要高级管理人 员身份的文件或证件,营业执照和其他资质、许可文件或证件,对这些文件或证件的原件予以核实后保 存其复印件. 6.2.3.5 发包方应在签订合同前对承包方开展尽职调查,核实承包方的基本信息、相关资质和许可、信 誉等,并将调查结果作为选择承包方的重要依据. 6.2.3.6 发包方应通过第三方调查或评估了解每一档案服务的基本成本构成和合理价格范围,不宜以报 价高低作为筛选承包方的唯一或最主要的标准或依据. 6.2.4 合同签订 6.2.4.1 确定承包方后,发包方应与承包方签订书面合同,形成正式的委托与被委托的法律关系.合 同的主要条款可参考附录 A. 6.2.4.2 合同内容应至少包括服务内容和范围、工作场所和硬件条件、服务质量和技术标准、合同双 方的权利和义务、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期限、知识产权归属和处理方式、违约责 任和赔偿条款、保密条款(也可签订专门的保密协议) ,以及反商业贿赂条款等. 规划与审批 规划与审批 规划与审批 规划与审批 承包方筛选 承包方筛选 承包方筛选 承包方筛选 与确定 与确定 与确定 与确定 合同签订 合同签订 合同签订 合同签订 合同执行 合同执行 合同执行 合同执行 与监督 与监督 与监督 与监督 评估与改进 评估与改进 评估与改进 评估与改进 XX/T XXXXX―XXXX

5 6.2.4.3 合同中违约责任和赔偿条款,至少应包括在服务质量违约、保密违约、知识产权违约等情况 下的赔偿及争端的解决机制. 6.2.4.4 合同中应明确规定档案服务过程中产生、加工、交互的信息和知识产权的归属权,以及允许 承包方使用的内容和范围. 6.2.4.5 合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件, 合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应履行的主要职责. 6.2.4.6 合同内容表述应严谨准确、清晰明确,避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议. 6.2.4.7 合同签订的手续应齐备,符合国家法律法规要求. 6.2.5 合同执行与监督 6.2.5.1 发包方应当对合同的执行情况进行全过程、全方位的监控. 6.2.5.2 对于承包方员工进驻发包方工作场地,或可能直接接触到发包方档案内容或数据的档案服务 项目(如档案数字化服务、档案整理服务、档案开发利用服务等) ,发包方应将直接参与本项目的承包 方员工名单予以备案,并对其进行行为规范要求的交底或培训,使其了解并遵守发包方的规章制度.承 包方员工备案表由发包方长期保存.承包方员工备案表样式可参考附录 B. 6.2.5.3 发包方应对承包方的人力资源管理、财务管理、保密管理、风险管理进行有效监控,至少每