DOC《〈一〉文件级机读目录输入说明》

〈一〉文件级机读目录输入说明

一、今易软件用户: [一] 操作步骤:文书档案 → 文件级管理 → 订卷 → 录入(具体字段参考下面输入说明) → 保存(录入下一条按追加) → "每卷输入完毕后"转库 [二]文件级订卷管理数据库输入字段说明

1、文件档号:构造文件档号时按 […] ,具体格式如下.

格式:组织机构-保管期限-全宗号-目录号-案卷号-件号 保管期限:选择永久、长期、短期 全宗号:5位数,单位的代码 目录号:3位数 案卷号:6位数 件号:3位数,卷内文件的顺序号

2、题名:数字、符号均用半角,补充或缩写标题应用 [ ] 括起来

3、文件编号:联合发文有本单位参与的只填本单位文号,无本单位的只填第一责任者文号.年度以4位数字表示,并用[ ]括起来.

4、责任者:文件的发文机关或署名者.联合发文有本单位只填本单位,无本单位的只填第一责任者.

5、保管期限:文件存放期限,分为永久、长期、短期

6、时间:8位数,文件形成日期,例:20020122

7、载体数量:文件纸质载体的页数,除阅办单外,其余均应计算

二、超星软件用户: [一]建立"文件级目录"数据库: 档案管理 → 档案库管理 → 新建 → "文件名"[JNML] → "类型"[文书档案(文件级)] → "说明"[文件级目录] → "分类库文件名"[GWFLK] → 结构定义→ 确定 → 关闭 [二]"文件级目录"数据库录入:

1、档案管理 → 著录登记 → 将"文件级目录"点击成黑色 → 打开 →Ctrl+End 到最后一条 → 开始录入

2、录入完毕 → 显示 → 关闭 [或按快捷键小门关闭] [三]数据库字段录入说明:

1、全宗号:单位的代码

2、目录号:

3、案卷号:

4、卷内顺序号:卷内文件的顺序号

5、文件编号:联合发文有本单位参与的只填本单位文号,无本单位的只填第一责任者文号.年度以4位数字表示,并用[ ]括起来.

6、题名:数字、符号均用半角

7、责任者:文件的发文机关或署名者.联合发文有本单位只填本单位,无本单位的只填第一责任者.

8、时间:8位数,文件形成日期,例:20020122

9、页数:文件纸质载体的页数,除阅办单外,其余均应计算

10、保管期限:文件存放期限,分为永久、长期、短期 〈二〉案卷级机读目录输入说明

一、今易软件用户: [一] 操作步骤:文书档案 → 案卷级管理 → 录入(具体字段参考下面输入说明) → 保存(录入下一条按追加) → "每卷输入完毕后"转库 [二]案卷级订卷管理数据库输入字段说明

1、案卷档号:构造文件档号时按 […] ,具体格式如下. 格式:组织机构-保管期限-全宗号-目录号-案卷号-件号 保管期限:选择永久、长期、短期 全宗号:5位数,单位的代码 目录号:3位数 案卷号:6位数

2、案卷题名:数字、符号均用半角,补充或缩写标题应用 [ ] 括起来

3、保管期限:文件存放期限,分为永久、长期、短期

4、起始时间:8位数,文件形成日期,例:20020122

5、终止时间:8位数,文件形成日期,例:20020122

6、文件件数:

7、附注:需要附加说明的情况

二、超星软件用户: [一]建立"案卷级目录"数据库: 档案管理 → 档案库管理 → 新建 → "文件名"[AJML] → "类型"[文书档案(案卷级)] → "说明"[案卷级目录] → "分类库文件名"[GWFLK] → 结构定义→ 确定 → 关闭 [二]"案卷级目录"数据库录入: