DOC《档案保管及利用》

档案保管及利用

一、档案的作用 一般作用和特殊作用 档案的一般作用是指档案在人们的日常工作、学习和生活等各方面所发挥的广泛而又普遍的作用.

归纳起来有以下五个方面:

1、档案是机关工作的有效工具.在机关工作中,领导和工作人员为了有效地进行领导和各项业务活动,需要依靠大量的档案,以熟悉情况,制订工作计划,总结工作经验和教训,处理日常事务等等.比如:机关领导制订有关政策或处理某个事务,需要以先前的有关制度和方法为依据,如果 无档可查 ,光凭记忆,许多时隔日久的事件和有关条文被遗忘,就会给工作带来困难.而一旦有了档案,就有助于领导进行科学的管理,提高机关工作效率.

2、档案是经济建设的重要依据.科技档案和某些专门档案,记载和反映了工农业生产和各种经济活动面貌,它是前人劳动智慧的结晶,利用档案为各项经济建设服务,可以大大地节省人力、物力和财力,避免重复劳动,提高经济效益.比如,有些施工单位不重视利用档案图纸,结果施工中挖断电缆、水管、煤气管等等,使通讯中断,停水、停电等等.

3、档案是政治斗争的有力武器.比如,纠正文革期间的冤假错案.

4、档案是科学研究的必要条件.比如,编写地方志和机关史等.

5、档案是宣传教育的生动素材.比如,在各种宣传、展览活动中,陈列一些历史文件,能够加强说服力,在期刊或报纸上,刊登一些历史照片,就能形象地再现历史面貌. 档案的特殊作用是指档案在人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用.它主要指档案的凭证作用和参考作用.

1、档案的凭证作用.档案是历史的真凭实据,具有一种法律效用.档案是自然形成的,它是从工作活动中直接使用的文件转化而成的,并不是事后为使用而专门编制出来的,这种形成的自然性,决定了档案记录历史情况的客观性,档案是令人信服的历史证据.

2、档案的参考作用.档案的参考作用,其主要特点在于它的可靠性和广泛性. (1)档案参考作用具有较大的可靠性.档案是原始记录,是第一手的资料. (2)档案参考作用具有一定的广泛性.档案是人类在活动中形成的,人类的活动是广泛的,因而,档案也是很广泛的.同时,在内容上也是丰富的,它是各单位和个人广泛利用的资料.

二、档案工作的八个业务环节 档案工作的八个业务环节:收集、整理、鉴定(移交)、保管、统计、检索、利用、编研 档案工作的八个业务环节是怎样形成的? 档案的前身是文件,而文件是随着工作活动分散形成的,为了今后使用方便,需要对分散的文件加以挑选,择其重要的一部分集中保存,以备今后利用,这就形成了档案的收集工作.档案收集工作是指文件由分散到集中的过程,它是档案工作的起点. 收集起来的档案是相对零乱的,因为档案数量较多,内容复杂,为着管理需要和日后查找方便,还需要对零乱的档案进行分门别类,逐步条理化,这就形成了档案的整理工作.档案整理工作是指档案由零乱到系统的过程,这是档案工作的基础. 由于档案数量日益增多,有些档案失去了保存价值,为防止庞杂,就需要剔除那些丧失了保存价值档案,还要区分档案不同的保存价值,以便分级保管档案和发挥重要档案的作用,这就形成了档案的鉴定工作. 由于自然和人为的各种因素,档案总是处于渐变性的自毁过程,甚至可能遭到突变性的破坏,比如:纸张发黄、字迹褪色,或遭受火灾、水灾等等,为了解决档案的不断损毁和长远利用的矛盾,就需要将档案妥善地保管起来,采取各种保护措施,保证其完整和齐全,尽量延长其寿命,这就形成了档案的保管工作. 对档案进行科学的管理,首先需要对档案和档案工作的情况进行全面了解,做到 胸中有数 ,因此,对档案和档案工作的状况进行数量的统计、分析和研究,就形成了档案的统计工作. 档案数量很多,基本上是按自身规律整理和存放的,但社会各界利用档案的要求则是特定的,又是多方面的,利用者面对堆积如山的档案,要查找自己所需要的档案材料,犹如 大海捞针 ,这就需要编制一些查找工具,从各种途径提示档案的内容和成分,供利用者使用,以解决数量庞大的馆藏与利用者特定需要的矛盾,这就形成了档案的检索工作. 保存档案的目的是提供档案为各项工作服务,充分发挥档案作用.为了能使档案的作用及时、充分的发挥出来,需要我们开辟各种途径,采取各种形成和方式,向利用者介绍档案馆(室)藏,提供利用,这就形成了档案的利用工作. 档案的特点是原始记录,多为孤本,价值珍贵,在提供利用中,一般只用于馆内借阅.为了更加广泛而又主动地提供档案为更多的利用者服务,同时,也为了保护档案的原件,就需要对浩瀚的档案史料进行研究,汇编并出版档案史料,在更大范围内发挥档案的作用,这就形成了档案的编研工作. 档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等各个环节,都是为档案提供利用创造条件的,因此,它们都属于基础工作范畴.利用和编研是直接发挥档案作用的一项工作,属于利用工作范畴.