DOC《Office Anywhere工作流使用详解》

Office Anywhere工作流使用详解 概念篇 随着管理工作信息化进程的不断深入,协同应用软件的概念已深入人心,而工作流系统正是协同应用软件的核心.

通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度,是工作流系统主要解决的问题. 工作流系统相当于一个 万能模块 ,其应用范围是非常广泛的:可应用于行政、财务、生产、研发、销售、人力资源管理、档案管理、客户服务等企业管理的方方面面. 通过OA管理员进行合理的工作流程设置,以及对员工进行基本的操作培训,熟悉并掌握好这个强大的工具,可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利,可以使得企业运营更加高效、规范、稳健,事半功倍. Office Anywhere内置的工作流子系统,依据通用化设计原则,将国际通行的工作流理论模型与用户的实践完美结合,充分适应中国国情.可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理,可将协同工作过程的记录,便于日后审核与查询.并实现业务数据的规范化录入、查询、统计和存档. 简单来说,工作流就是把一项工作化解为多个步骤,由多人协同来完成.这里所指的工作是形形色色的,在办公室里进行的很多不同类型的工作,都可以用工作流系统来表达,Office Anywhere的工作流由表单 和 流程这两个重要因素构成: 表单:在工作流系统中,与工作相关的数据都可以通过 表单 来体现, 表单 是数据的载体,相当于现实工作中的各类纸制或WORD工作单;

在表单以外,还可以通过附件文件来传递数据与信息. 流程:在工作流系统中,工作过程都可以通过 流程 的定义来体现, 流程 是工作过程和环节的描述,代表了一种制度或规范. Office Anywhere工作流的一些概念:

1、工作流就是多人协同完成一项工作,简单而言,就是几个人按次序填写同一张 表单 ,或者填写会签意见、传递附件.

2、表单可以由软件用户自行设计(一般由OA管理员设计好).

3、Office Anywhere的表单格式可以用Dream Weaver、Front Page等网页设计工具或Word设计,设计好后复制、粘贴到OA的 表单智能设计器 中,再添加表单控件就可以了.

4、每个流程对应一个表单,不同流程可以共用同一个表单.

5、流程分为固定流程和自由流程两种,固定流程由固定步骤组成,用户事先需定义好,自由流程无需定义流程步骤,但需要指定新建权限.

6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等信息.

7、固定流程第一个步骤设定的经办人,才有权新建该流程的工作;

自由流程也需要设定好新建权限(如果您发现自己不能新建工作,就是由于没设置好第一个步骤的经办人).

8、执行中的工作和已完成的工作,都可以通过工作查询功能进行查询.

9、任何流程都可以指定监控人员和查询人员,监控人员可随时转交下步或终止流程(自由流程),监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作.OA系统管理员,可以查询所有流程的工作. 实战篇 下面以一个实际的 工作流程 的定制过程为例,详细介绍工作流功能的使用.该流程为软件内置的样例流程:人事 分类下的 出差申请. 主题一:表单设计 设计表单基本样式 首先,使用Word或网页设计工具设计好表单基本样式,比如用Word设计表单如下: 出差申请单 申请人 申请日期 部门 交通工具 出差时间 出差地点 出差事由 审批人 审批日期 审批结果 审批意见 建立表单 进入OA系统的 系统管理-〉工作流设置-〉设计表单 , 新建表单如图: 填写表单名称,保存. 然后点击 表单智能设计 ,打开表单智能设计器.把Word制作好的表格全选后,复制/粘贴到表单设计器.如图: 这样,表单的基本样式就制作好了. 为什么我的表单类别处于 未分类 ? 答:如果用户新建流程后,选择使用该表单,则该表单会跟随流程的分类,就不会再出现在未分类表单中了.