DOC《上海理工大学》

上海理工大学 档案工作规范制度汇编 二O O五年四月 目录第一部分 上海理工大学档案管理制度 档案管理办法…1 档案实体分类方案…11

三、 档案工作岗位职责…18

四、 档案保密制度…21

五、 档案鉴定、销毁制度…22

六、 档案利用制度…23

七、 利用档案流程…25

八、 档案统计制度…26

九、 档案库房管理制度…27

十、 档案收费制度…28 十

一、 声像档案管理办法…29 十

二、 实物档案管理办法…33 第二部分 上海理工大学文件材料部门立卷归档业务规范

一、 档案归档范围的确定…34

二、 各类档案归档范围和保管期限…36

三、 部门立卷归档案卷质量要求…74

四、 文件材料立卷归档制度…79

五、 文件材料归档流程…81 第三部分 国家、教育部、上海市有关档案工作的法规

一、 中华人民共和国档案法…82

二、 普通高等学校档案管理办法…87

三、 上海市档案条例…96

四、 关于修改《上海市档案条例》的决定……………………105

五、 档案行政处罚程序暂行规定…109

六、 电子公文归档管理暂行办法…114 上海理工大学档案管理办法

第一章 总则第一条 为了加强学校档案工作,实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化,进一步提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理规范》、《上海市档案条例》等档案法规,结合本校实际,制定本管理办法.

第二条 本办法所称的档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种文字、

图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录. 第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是评估学校教学水平的重要内容,是学校教学、科研、生产、党政管理的重要组成部分,是维护学校历史真实面貌的重要事业.学校应加强对档案工作的领导,做到 三纳入 (即纳入学校整体发展规划、纳入学校管理制度、纳入各级档案人员的职责范围)、 四同步 (即布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作).在人员、经费、库房、设备等方面给予保证. 第四条 学校档案是全校师生员工辛勤劳动和智慧结晶,是各项工作的真实记录,是重要的信息资源和历史凭证,是党和国家的宝贵财富.学校各门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全.

第二章 管理体制和职责 第五条 学校档案工作由一位党委常委分管,设档案馆统一管理全校档案工作.业务上受上海市教委、上海市档案局指导、监督和检查. 第六条 各部门(处级建制)由一名负责人分管本部门的档案工作.并配备一名兼职档案员,负责本部门的档案收集、整理、归档工作. 第七条 学校根据实际需要,在附属工厂设立附属工厂档案分室,管理附属工厂形成的各类档案.档案分室的人员、经费、房屋、设备等条件由所在部门领导解决.档案分室的档案业务管理受学校档案馆指导、检查、监督. 第八条 档案工作实行岗位责任制,列入干部考核内容.

一、分管档案工作的校领导职责 1.认真贯彻国家关于档案工作法律、法规,结合本校实际,提出指导性意见. 2.负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划,使档案工作与其他工作同步发展. 3.审批学校有关档案工作的规章制度. 4.主持全校性档案工作会议,决定档案工作经费和档案(室)发展中的重大问题,决定奖惩事项. 5.动员和督促学校中层干部重视支持档案工作,并监督和检查 三纳入 、 四同步 制度的落实. 6.创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流.

二、分管档案工作的部门领导职责 1.组织本部门人员学习档案法规,执行本校档案工作规章制度. 2.本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门领导议事日程,纳入有关科室、项目业务范围和工作程序,纳入有关人员的岗位职责. 3.配备兼职或专职档案员,并保持队伍相对稳定. 4.本部门各类档案的归档率、完整率和合格率要符合规定要求.

三、兼职档案员职责 1.负责本部门文件材料的形成、积累和保管,坚持平时立卷.根据本部门不同种类的文件材料编制预立卷类目,合理存放,妥善保管. 2.每年应在规定的时间内,将应归档的文件材料整理立卷后向档案室移交,并保证归档文件材料的完整、准确、系统. 3.努力学习档案业务知识,积极参加档案业务培训,主动接受档案馆的业务指导、监督和检查. 4.注意文件材料的安全和保密工作.

四、档案馆职责 1.贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定,完成上级主管机关和档案行政管理部门下达的有关档案业务工作. 2.制订学校有关档案工作各项规章制度,经校领导批准后组织实施.不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平. 3.负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料. 4.建立健全全校档案网络,指导、监督、检查和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作. 5.参加信息工作的整体化建设,做好档案检索工具的编制,积极开发档案信息资源,为学校教育、科研和管理工作提供服务. 6.按规定向上级档案馆移交档案. 7.对超过保管期限的档案,在分管校长领导下进行鉴定,提出存毁意见,销毁档案要登记造册,经校领导批准,两人监销. 8.贯彻执行《中华人民共和国保护国家秘密法》及其规定,做到不失密、不泄密. 9.做好 八防 工作,确保档案的完整、安全. 10.每年年终对档案进行一次全面清点、检查,对档案的收进、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计,编制年报,及时上报. 11.组织全校专兼职档案员业务培训.开展档案理论和业务的学术研究,组织和参加校内外档案研讨、交流和协作活动. 12.做好校领导交办的其他方面的档案工作.

第三章 档案队伍的建设 第九条 本校档案工作人员列入学校事业编制,根据学校规模和档案数量匹配专兼职人员,并保持人员相对稳定,适应学校总体发展要求. 第十条 档案工作人员要努力学习建设有中国特色的社会主义理论,坚持四项基本原则和改革开放,认真执行党和国家方针、政策和规定,遵守纪律,保持党和国家机密,热爱档案事业,忠于职守,钻研业务,具有档案专业上岗证书和一定的科学文化知识. 第十一条 各级领导应为档案人员(含专职和兼职档案员)提高政治、业务素质和生活待遇创造条件,关心他们的思想、工作和生活. 第十二条 档案工作人员实行专业技术或职员职务聘任制. 经费、库房和设备 第十三条 学校要确保档案工作所需的经费,单独列项,列入学校预算. 第十四条 学校必须为档案部门提供专用的符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房. 第十五条 学校要有计划地配齐必须的档案设备,逐步实现计算机管理与档案信息化管理.

第五章 文件材料的立卷和归档 第十六条 建立和完善归档制度,并纳入教学、科研的管理人员的职责范围内,每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料保存. 第十七条 各部门应做到各项工作与建档工作实行 四同步 管理. 第十八条 实行文件材料形成部门及课题组立卷制度,一般由立卷人按文件材料的自然形成过程,加以系统整理组卷,编排页号,填写卷内目录,交档案工作人员检查,装订后向档案室移交.档案室工作人员要认真指导立卷工作,以保证归档案卷的质量. 第十九条 科研成果、基建项目、新型产品、大型设备(五万元以上)进行鉴定、验收、开箱时,应分别有科研、基建、产品、设备部门的兼职档案员参加,对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见.没有完整、准确、系统的文件材料,不得进行鉴定、验收,不得上报成果,不得申报奖励. 科研项目、基建项目、设备、产品等类档案分别由科研处、总务基建处、资产管理处、工厂负责收集、立卷、归档. 第二十条 本校与其他单位合作的项目,由主办单位立卷归档,保存一套完整的档案.协作单位应将自己形成的文件材料归档,还应复制一套副本,送交主办单位保存. 第二十一条 对学校个人在其从事教学、科研党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种载体、形式的文件材料,必须按规定向档案室移交.任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档. 第二十二条 文件材料归档范围

一、党群类 主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织在其活动中的文件材料.

二、行政类 主要包括行政管理系统在其活动中的文件材料.

三、教学类 主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料.

四、科研类 主要包括反映学校、科研管理和科研项目(课题)活动中的文件材料.

五、基建类 主要包括反映学校基建管理和基建工程项目活动的文件材料(图纸)及学校房产、地产等重要文件资料.

六、设备........