DOC《市档案局随机抽查事项清单》

市档案局随机抽查事项清单 序号 抽查事项名称 抽查依据 抽查 主体 抽查 对象 抽查内容及要求 抽查 比例 抽查 频次 抽查 方式 备注

1 文件材料归档管理情况检查 《中华人民共和国档案法》 第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有.

国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档. 《中华人民共和国档案法实施办法》 第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理,任何人都不得据为己有或者拒绝归档. 《江苏省档案管理条例》 第十六条 按照国家规定应当立卷归档的材料,必须由形成者收集齐全,并整理立卷,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有. 国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档. 《电子文件管理暂行办法》 第三条 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律,坚持下列基本原则:

(一)统一管理.对电子文件管理工作实行统筹规划,统一管理制度,对具有保存价值的电子文件实行集中管理. 第十五条 电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限,并对具有保存价值的电子文件及时进行归档,由本单位档案部门负责管理. 第十六条 电子文件归档应当符合下列要求:

(一)电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档,定期归档应当在第二年6月底前完成;

(二)归档电子文件的保管期限划分准确;

(三)电子文件及其元数据应当同时归档;

(四)电子文件归档时,应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测,并由相关责任人确认;

(五)电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档,属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储,并按保密规定办理归档手续;

(六)具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档 苏州市档案局 机关、团体、企事业单位和其他组织 工作活动或者生产经营中形成的各种文件材料和记录载体,尤其是电子文件是否应归尽归;

是否定期移交,集中管理 10% 1次/年 自查报告、现场检查、系统测试与评估

2 档案安全保管情况检查 《中华人民共和国档案法》 第十三条 各级各类档案馆,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构,应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;

配置必要的设施,确保档案的安全;

采用先进技术,实现档案管理的现代化. 《中华人民共和国档案法实施办法》 第十五条 各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施:

(一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化、标准化;

(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施;

(三)根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理;

(四)根据需要和可能,配备适应档案现代化管理需要的技术设备. 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管,根据需要,参照前款规定办理. 《江苏省档案管理条例》 第二十条 档案馆库建筑要符合《档案馆建筑设计规范》,有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防强光、防高温、防尘、防有害气体和有害生物等防护设施,确保档案安全. 各单位应当配置档案库房和必要的档案防护设施.特殊载体档案应当采取特殊保护措施 苏州市档案局 各级各类档案馆,机关、团体、企事业单位和其他组织 保管档案的各类条件是否符合安全适宜的规定要求 10% 1次/年 自查报告、现场检查