DOC《中国移动股有限公司》

地/市分公司统谈分签合同和自行采购合同.

1 编制设备集中采购目录 采购部门定期编制设备集中采购目录,目录中主要包括设备类别、采购方式等内容.目录中规定了允许下级公司自行采购的设备种类.设备集中采购目录交由采购部门负责人审核无误后,上报总经理办公会议审批,批准后,以文件形式下发给下级公司及本级公司相关部门.下级公司及本级公司相关部门按该文件的要求进行设备集中采购,并以其为合同签订的指导文件.

2 审批及签订合同 如果是通过商务谈判的方式确定物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的,由采购部门/项目管理部门/建设单位拟定商务条款部分和技术条款部分,经采购部门/项目管理部门/建设单位和相关部门(含财务和技术等部门)的专家审阅后,汇总上述两个部分以形成草拟合同.然后由采购部门/项目管理部门/建设单位与物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位进行相关设备购买的谈判. 如果是通过招标选定物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的,由采购部门/项目管理部门/建设单位按照招标文件的技术规范书和商务规范书拟定合同初稿. 确定合同文本初稿以后,由法律事务部门或者其授权部门就合同规定的权利和义务进行审阅,由财务部门就合同规定的付款条件及方式进行审阅.审阅无误后,由采购部门/项目管理部门/建设单位编制合同审批表,采购部门/项目管理部门/建设单位、法律事务部门和财务部门负责人或者授权人员在合同审批表上签字,并视项目金额和性质的不同分别由不同权限机构进行审批.审批通过后,由采购部门/项目管理部门或其授权单位的法人代表或者其授权人与物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的签订正式采购合同. 如果下级公司所签订的设备购买合同属于上级公司规定的统谈分签的范围时,下级公司应遵循上级公司签订的设备购买框架协议的基本规定. 采购部门/项目管理部门建立并定期更新物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位档案,以便于公司对上述供应商和服务商的情况进行监督,如果档案留存信息表明上述供应商和服务商可能无法保证所供货物的及时提供、售后服务或者其他服务工作的质量,则公司需要根据情况对将来同类工程的供应商和服务商的选择做出调整.

3 检查合同执行情况 上级公司采购部门/项目管理部门会同财务部门、法律事务部门将定期或不定期组织人员对下级公司签订的合同进行检查,确定其是否符合上级公司的设备集中采购目录和框架协议的规定,签订的合同是否规范,并将检查结果记录留档.

4 建立设备价格信息库 采购部门/项目管理部门应该建立健全物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的相关价格信息库.价格信息库收集各种移动相关设备物资的价格、各级公司签订的设备购买合同的相关设备物资价格、施工单位建安费用的价格、设计单位或者监理单位的服务价格,并由专门人员及时更新.价格信息库的信息主要对在招、投标工作和采购合同的签订中确定设备价格起指导和参考的作用.

5 根据合同的金额和性质的差异,审计部门和纪检监察部门应该不同程度地参与合同签订的谈判和签订工作.