DOC《档案保管及利用》

三、档案的移交 按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《海口市档案管理办法》,向市档案馆移交档案的范围、时间和要求如下:

1、档案的移交范围 文书档案、业务档案、声像档案、实物档案及其档案目录和其它参考资料. 另,依据海南省档案局琼档字〔2009〕36号 关于公安、检察院、金融系统等单位档案移交进馆问题的通知 .公安机关工作机构应依照国家规定定期将公安机关在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导行政管理方面等具有永久保存价值的档案,向同级国家综合档案馆移交;

检察院系统档案可在本单位保存五十年后再行移交.如地方检察院主动提前移交档案,同级综合档案馆可以接收.

2、移交档案的时间 向档案馆移交档案的时间可以分为逐年移交和定期移交.逐年移交即各机关单位每年将保存期满(10年)的档案向档案馆移交.定期移交即各机关单位每隔一定年限移交保存期满的档案,如每隔5年移交一次. 撤销机关应责成专人清理档案,按照入馆要求及时向档案馆移交. 如果机关的保管条件恶劣,可能导致档案不安全或严重损毁,经同级档案行政管理部门同意,可以提前移交.专业性较强或需要保密的档案,可以延长移交的期限.注:提前移交、延迟移交都必须以书面形式征得同级档案行政管理部门的同意.

3、移交档案的要求 分类科学,保管期限划分准确,排列条理,填写件号、页号及封面,编制档案目录等. 规范填写档案交接文据一式两份. 还应移交有助于了解机关历史和档案内容的各种资料. 档案交接文据 (表1)填写要求

四、档案的保管和防护

1、档案保管工作的基本要求 (1)以防为主,防治结合.要采用科学的保管技术,不断改善保管条件,切实做好预防工作,防止档案的损毁.档案的损毁既有人为的原因,也有自然的因素.因此,做好防破坏、防盗窃、防磨损、防污损、防火、防水、防潮湿、防高温、防虫、防尘、防光、防鼠、防震等工作,是档案保管工作中的主导方面.其次是治,一旦档案遭到损坏,应立即进行处置,如追查处理被盗、丢失、毁坏、污损以及遭火、水害档案的原因和责任者;

对破损的和字迹褪变档案进行字迹恢复和加固工作,以延长档案的寿命. 防 是档案保护的主要方面,要采取积极措施认真做好;

治 是补救措施,不可忽视. 防 和 治 是相到促进,相辅相成的,不可偏废. (2)加强重点、照顾一般.做好档案保管工作,需要根据其价值将档案文件分为重点保护对象和一般保护对象,对于需要永久保管的档案以及重要立档单位的档案,应该加强措施,重点保护. (3)立足长远,保证眼前.立足长远是指档案保管工作要着眼于党和国家的长远利用.保证眼前是指档案保管工作要保证当前各项工作的现实利用.立足长远与保证眼前,都是档案保管工作的目的,因此,不应片面强调保护档案而不考虑利用方便,同时也不能只迁就一时利用方便而不顾及档案保护.以致影响档案长远利用.

2、档案库房选址 档案库房是保存档案的场所,是保护档案和延长档案寿命的最基本的物质条件.各级各类档案馆(室)必须建有适宜保管档案的库房,才能有效地开展各项业务工作.作为中小型档案室,单独兴建档案库房的可能性不大,一般是附设在机关办公楼内.选择机关档案库房时应注意:一般不宜将其设在机关办公楼的底层和顶层,以防潮湿和高温、渗雨;