DOC《用户使用手册》

用户使用手册 EYOU电子邮件系统 目录I引言

1 I.

1 文档概要

1 I.2 预期读者

1 II 登录

2 II.1 登录

2 III 导游栏功能

5 III.1 收信

5 III.2 写信

5 III.2.1 普通邮件

5 III.2.2 音/视频邮件

13 III.3 文件夹

14 III.3.1 收件箱

15 III.3.2 送件箱

19 III.3.3 草稿箱

19 III.3.4 垃圾箱

19 III.3.5 垃圾邮件

20 III.3.6 定时邮件

20 III.3.7 系统通知

20 III.4 应用箱

20 III.4.1 通讯录

20 III.4.2 自助查询

25 III.4.2.1 登录查询

25 III.4.2.2 发信查询

26 III.4.2.3 收信查询

27 III.4.2.4 删信查询

28 III.4.3 移动书签

29 III.4.4 记事本

32 III.4.4.1 今日

32 III.4.4.2 分类管理

34 III.4.4.3 记事本设置

35 III.4.5 网络存储

36 III.4.5.1 Toolbar功能

37 III.4.5.2 导游栏功能

40 III.4.6 自写短信

43 IV Banner功能

44 IV.1 退出

44 IV.2 邮箱设置

44 IV.2.1 常规设置

44 IV.2.2 密码安全

46 IV.2.3 设置别名

46 IV.2.4 个人信息

47 IV.2.5 签名档

48 IV.2.6 自动转寄

50 IV.2.7 自动回复

50 IV.2.8 过滤器

53 IV.2.9 黑名单

55 IV.2.10 白名单

56 IV.2.11 POP3/SMTP设置

57 IV.2.12 其他POP帐户

58 IV.2.13 邮件列表

59 IV.2.14 页面主题

60 IV.3 系统管理

60 IV.4 换肤

60 IV.5 邮件搜索

61 引言 文档概要 本文档详细描述邮箱的最终用户,即电子邮箱的使用者,如何使用、管理自己的邮箱及其帐号中的信息. 预期读者 本文档的读者对象是邮箱系统的最终用户或者指导最终用户使用本系统的相关人员.我们假定最终用户已经掌握如下知识: Windows95/98/Me/NT/2000/XP等操作系统的使用;

常用邮件客户端管理工具Microsoft Outlook Express或者Netscape Messenger或者Foxmail的操作使用;

常用浏览器工具Microsoft Internet Explorer的操作使用;

基本的Internet 和Email的原理常识. 登录 本邮件系统具有高可靠性,高速度,高安全性和较强兼容性等优点,系统信息丰富并且易于操作.邮件系统支持IE、Netscape以及其它所有支持Cookie和JavaScript的浏览器. 用户只要拥有用户名和密码就可以在任何时间、任何地点、任何设备或平台,通过连接互联网的方式,登录访问自己的邮箱. 登录 访问http://mail.uestc.edu.cn 如图II.21所示为用户登录界面,用户填写正确的 用户名 和 密码 后即可登录邮件系统. 用户名:填写用户名. @:选择或填写用户邮箱所在域. 密码:填写用户邮箱的密码. 图II.21 如图II.22所示为用户成功登录邮件系统后看到的界面,现将该界面中各个功能模块简介如下: 图II.22 A―导游栏:用户可以通过页面左侧的导游栏轻松进入各个功能选项.如图II.23所示为系统导游栏,其中包括了收信、写信、文件夹、应用箱等所有选项的入口,用户可以通过点击左边导游栏的功能链接,实现对邮件系统的各种基本操作. 图II.23 B―Banner:本邮件系统界面上方为Banner工具条,如图II.24所示,为用户提供了【退出】、【邮箱设置】、【邮件搜索】等功能的链接,同时,操作区域的标签页名称也会在此区域中显示. 图II.24 C―操作区域:用户点击左侧导游栏或界面上方Banner中的功能链接,在操作界面中将会出现相对应的界面,如图II.25所示,用户可以在操作界面中完成各种功能操作. 图II.25 导游栏功能 收信 点击导游栏上方的【收信】链接,直接进入 收件箱 界面,方便用户快速直接地阅读信件,具体操作请参阅文件夹内的收件箱说明. 写信 普通邮件 如图III.2-1所示为 普通邮件 界面,在该界面中,用户可以进行如下操作: 图III.2-1 写信警告 以WEB方式写信时,只要对写邮件页面进行了 写入 操作后,将 写邮件 页面关闭时,会弹出警告信息,提示用户是否放弃这次的写邮件工作,如图III.2-2所示. 图III.2-2 发件人 显示发件人的邮件地址,也可显示用户别名. 收件人 在 收件人 处写入收件人的电子邮件地址,收件人地址的个数受 收件人个数 限制,该参数由管理员添加用户时设定. 由于业务需要部分邮件用户需要管理的地址簿数量非常庞大,其中不乏重名用户,而准确的记忆这些用户的电子邮件地址确实不是一件容易的事情,因此,我们开发了收件人中文姓名自动匹配的功能.当用户在 收件人 处输入用户的姓名或邮件地址时,本邮件系统会自动匹配通讯录内相应的用户邮件地址并显示在 收件人 下方区域供用户选择,如图III.2-3所示. 图III.2-3 直接点击收件人链接,弹出如图III.2-4所示界面,在该界面中,用户可以通过点击 通讯录 、 组 、 邮件列表 中的链接选择收件人地址,方便用户的操作. 图III.2-4 抄送 当用户需要发出一封多人收取的信件,可以在该栏中填写其他用户的E-mail地址,用户所写的邮件会抄送一份给该用户,收件人也可以看见该用户的E-mail地址. 暗送 暗送功能与抄送功能相似,也是给多人发送信件,只是在阅读信件时,不会看到暗送收信用户的E-mail地址. 主题 主题是为了让收信人在没有打开邮件前大致了解信件的内容,在主题处用户可以写入代表信件内容的一个词或一句话,也可以不写主题. 附件 如果用户需要发送含有其他格式文件的信件,如*.zip *.html等,可以选择通过上传附件链接,选择添加本地计算机中的文件. 点击上传附件链接,弹出如图III.2-5所示操作窗口,用户可以通过添加文件链接,选择本地文件进行上传,上传进度、速度均会显示在列表中,让用户可以一目了然,在上传的过程中可以进行 暂停 上传的操作. 图III.2-5 成功上传附件后,用户可以通过 删除 图标进行删除操作.用户完成上传附件后,点击操作窗口右上角的 隐藏 图标即可将 文件上传管理 界面隐藏至 换肤 按钮旁,用户需要再次上传附件时,可以点击换肤按钮旁的 还原上传管理 图标,或再次点击上传附件链接. 用户点击从其他途径添加附件链接下拉框,可以选择网络存储文件作为信件的附件,如图III.2-6所示. 系统为用户提供两种选择文件的方式,即目录结构和文件列表. 注:在 文件列表 方式中,用户可以通过界面上方提供的搜索功能查询网络存储中的文件. 图III.2-6 信件内容 用户可以在此处输入信件内容,本系统为用户提供两种信件内容编辑方式: 纯文本编辑方式 超文本编辑方式 针对互联网上用户交流多媒体文件的需要,开发出遵循MIME(Multipurpose Internet Mail Extension)协议的解码器,支持邮件内嵌多媒体格式信息的处理,同时开发出用户在线编写HTML格式信件的功能,用户可以编写含有段落、字体、颜色、超链接等丰富格式的文档,而且完全所见即所得,在如图III.2-7所示的界面中,用户可以进行如下编辑操作: 图III.2-7 字体样式:将字体加粗,将字体变成斜体字,添加下划线. 使用编号:可以使用html的自动编号,使编辑工作更加简单方便. 缩进方式:左缩进,右缩进. 对齐方式:左对齐,居中,右对齐,两端对齐. 插入/编辑超链接:选中所要进行链接的文字,再点击此链接,会出现如图III.2-8所示的 超链接 对话框,在对话框中,用户可以设置URL. 图III.2-8 图象:用户可以在信件内容中加入图象,通过该链接,会弹出如图III.2-9所示的 图象 对话框,用户可以添加网络中的图片或本地图片. 图III.2-9 清除格式:通过该链接,用户可以将邮件内容中的超文本编辑样式去掉,如字体、大小、文本颜色、背景颜色等. 字体:通过下拉菜单,可以选择所需要的字体. 字号:通过下拉菜单,选择文字的大小. 文本颜色:选择文字的颜色. 签名:选择 签名档 ,会在信件正文中即时显示,发送邮件后,系统将粘贴发件人的签名信息. 纯文本编辑:切换到纯文本编辑方式. 邮件选项 优先级 在用户写邮件时系统提供信件优先级的功能,用户写完邮件后,可以选择 高 、 普通 、 低 的方式标注信件级别状态,用户收到信件后,会出现不同颜色的优先级标记. 已读回执 当用户在发送邮件时选择 已读回执 选项,收件人在打开该信件时会弹出如图III.2-10所示的对话框,如果收件人选择【确定】,则发件人会收到一封系统信件,如图III.2-11所示,这样用户可以通过此信件得知收件人已阅读过信件. 注:收件人收到信件的已读回执方式受到用户 邮箱设置 中 常规设置 中的 发送已读回执方式 限制. 图III.2-10 图III.2-11 保存到送件箱 用户可在发信的同时保存信件到送件箱,这样的设计方便用户与朋友再次联系,可保持信件收发的连贯性. 定时邮件 在倡导无纸化办公的今天,电子邮件已经成为大家开展日常工作重要手段之一.比如提醒各个部门相关的人员某件工作的安排;