DOC《广西壮族自治区》

广西壮族自治区 档案局文件 桂档发〔2016〕3号 广西壮族自治区档案局 关于执行《归档文件整理规则》的通知 各市、县(市、区)档案局,区直、中直驻桂机关、企事业单位: 档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22―2015,代替DA/T22―2000,以下简称《规则》)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过,国家档案局批准,已于2015年10月25日发布,自2016年6月1日起实施.

现将《规则》转发你们,2016年及以后形成的文书类归档文件的整理原则和方法,均按《规则》规定执行. 自治区档案局2000年和2005年制定的《广西壮族自治区归档文件整理实施细则(试行)》《广西壮族自治区企业事业单位管理文件材料归档整理规则》同时废止. 广西壮族自治区档案局 2016年1月4日 归档文件整理规则 1范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法. 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理.其他门类档案可以参照执行.企业单位有其他特殊规定的,从其规定. 2规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的.凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件.凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件. GB/T 18894电子文件归档与管理规范 DA/T 1―2000档案工作基本术语 DA/T 13―1994档号编制规则 DA/T 25―2000档案修裱技术规范 DA/T 38―2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准. 3.1归档文件archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料. 3.2整理arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;

电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程. 3.3件item 归档文件的整理单位. 3.4档号archiva1 code 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序. 4整理原则 4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系. 4.2归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用. 4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理. 4.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一. 5一般要求 5.1组件(件的组织) 5.1.1件的构成 归档文件一般以每份文件为一件.正文、附件为一件;

文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;

转发文与被转发文为一件;

原件与复制件为一件;

正本与翻译本为一件;

中文本与外文本为一件;

报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);

简报、周报等材料一期为一件;

会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;

来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件.有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件. 5.1.2件内文件排序 归档文件排序时,正文在前,附件在后;

正本在前,定稿在后;

转发文在前,被转发文在后;