DOC《广西壮族自治区》

6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架 6.1修整 6.1.1归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整. 6.1.2归档文件已破损的,应按照DA/T 25―2000予以修复;

字迹模糊或易退变的,应予复制. 6.1.3归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品. 6.1.4对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠. 6.2装订 6.2.1归档文件一般以件为单位装订.归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理.装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变. 6.2.2应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配.为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一. 6.2.3用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质.不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订. 6.2.4永久保管的归档文件,宜采取线装法装订.页数较少的,使用直角装订(见附录C图C

1、图C2)或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用 三孔一线 装订.永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要. 6.2.5永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订. 6.2.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照6.2.4―6.2.5执行.定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式可以按照6.2.4执行,也可以使用不锈钢夹或封套装订. 6.3编页 6.3.1纸质归档文件一般应以件为单位编制页码. 6.3.2页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置. 6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的;

拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变. 6.4装盒 将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目.不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒. 6.4.1档案盒 6.4.1.1档案盒封面应标明全宗名称.档案盒的外形尺寸为310mm*220mm(长*宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等(见附录D图D1). 6.4.1.2档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附录D图D

2、图D 3).其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;

盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制. 6.4.1.3档案盒应采用无酸纸制作. 6.4.........