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二、对归档材料的要求

(一) 必须是办理完毕的正式文件材料.

(二) 必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确,写明承办单位及时间.

(三) 必须手续完备.凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章.组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等,须经本人见面签字(本人见面后未签字的由组织注明).任免呈报表(包括上报的考察材料)和录用聘用审批表,必须注明批准的机关名称、时间和文号.出国、出境审批表、要注明出去和返回的时间及出去的目的.

(四) 档案材料须统一使用16开规格的办公用纸.不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写.

(五)形成的干部人事档案材料必须是原件,各部门不得以任何理由积压、截留干部人事档案材料.

(六)送交档案材料部门需填写《干部人事档案零散材料移交表》一式两份,收、送部门各留一份备查.

三、档案材料的收集

(一)组织、人事部门形成的档案材料应在材料形成的十天内送交干部人事档案管理部门;

非组织、人事部门形成的档案材料应在材料形成的二十天内送交干部人事档案管理部门.

(二)综合档案室要经常了解和掌握形成干部档案材料源的信息,沟通渠道,建立联系制度,不失时机地向形成材料的部门收集归档的材料.

(三)综合档案室发现送交的归档材料不符合归档要求时,要及时通知形成档案材料的部门,补送材料或补办手续.形成材料的部门要按规定认真办理.

(四)综合档案室接到干部任免、工资变动通知后,要及时将干部职务变动和工资变动的情况登记入档案.

四、档案材料的查阅与借阅

(一)查阅事由 根据中共中央组织部《干部人事工作条例》的精神,凡符合下列情况的可提供查阅干部档案或查阅有关材料: 1.因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的. 2.政法、安全、保卫等部门因侦查、审理和取证,必需通过人事档案取得旁证材料的,可查阅有关材料.?

(二)查、借阅人员范围 1.查、借阅人事档案人员必须是党员干部. 2.任何人不得查、借阅本人及其亲属档案. 3.除人事、组织干部确因工作需要,任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案. 4.确因工作需要,经组织部批准,各党总支及直属党支部书记、副书记,可查阅本单位教职工档案;

组织、人事、纪检、保卫、统战等部门专职党员干部,可查阅全院一般教职工档案. 5.为便于档案利用、管理和保证档案安全以及保护国家机密和个人隐私,各部门日常接触人事档案的人员应限定在一定范围内.

(三)查、借阅手续 1.查阅档案,需填写《查阅干部人事档案审批表》.校内人员由本部门负责人签字,经组织部或人事处批准方可查阅;

外单位人员外调阅档,需持县团级以上单位组织或人事部门开据的《查阅干部人事档案介绍信》,经学校组织部或人事处批准方可查阅. 2.档案工作人员验明阅档人介绍信及证件后,在相应簿册上登记并将档案交其查阅. 3.归还的档案由档案工作人员检查无误并盖销日戳后阅档人方可离开.?

(四)查、借阅要求 1.查、借阅人事档案一般限在人事档案阅档室.如有特殊情况需要借出时,须经档案工作人员批准,履行登记手续后方可借出.借出档案应于一周内归还,不能按期归还者应向档案室说明原因. 2.寒、暑假期间人事档案停止外借,已经借出的档案在放假前应一律归还入库. 3.阅档人应严格遵守保密制度,保证档案的安全.阅档时如须摘录档案内容,必须经组织部或人事处批准.阅档人不得泄漏或擅自向外公布档案内容,违犯者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分.属于假公济私者,按违犯《中华人民共和国档案法》处理. 4.未经组织部或人事处批准,一律不得复制(拍摄)人事档案材料. 5.阅档人必须具有高度责任感,对待档案材料要认真负责.阅档时,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料.查阅两份以上档案时,不要同时打开,以防装错或丢失.如果发现档案中有问题,应及时向档案工作人员报告,由档案管理部门按有关规定处理,阅档人不得擅自进行处理.