DOC《国外审计动态》

国外审计动态 第4期 (总第474期) 审计署审计科研所 2019年2月26日 印度审计会计部 《数据可视化和信息

图表使用指南》 内容摘要伴随着大数据时代的到来,纷繁复杂的数据让我们无所适从.

可视化作为解决这个问题的有效手段,可通过视觉的方式让数字易于理解.数据可视化和信息

图表都是可视化的一种方式.可视化将数据的各个属性值以多维数据形式展示,便于从不同维度观察数据,从而进行更深入的研究分析.信息

图表是一种将数据与设计结合起来的

图表,有利于以简便有效的方式向读者呈现. 本文完整编译了印度审计会计部《数据可视化和信息

图表使用指南》,梳理了数据可视化的使用原则,总结列举了部分信息

图表的实际应用和注意事项,期望对审计工作有一定的参考和借鉴.

一、指南的目标 本指南为利用数据可视化或信息

图表的方式展示相关数据和信息提供了指导,旨在进一步提高印度审计会计部的报告质量,并以不同类型的

图表展现形式呈现其中. "数据可视化"和"信息

图表"这两个词组在通过

图表或可视化方法描述、展示数据或信息方面是同义的,可交换使用.利用信息

图表的一个本质特征,就是在提交报告时着重展示不同数据集和信息之间的复杂关系,以便审计报告和其他审计成果展示得更清晰,更容易被相关阅读者理解,同时又不影响分析的深度.尽管信息

图表是一个非常有效且优势明显的手段,但使用不当可能导致信息的错误表达,从而使阅读者得到错误和不当的结论. 本指南论述了数据可视化和信息

图表的特点,并阐述了在本部门编制的各种文件中使用适当方法的原则.在任何情况下,图形和

图表的使用并不意味着完全替代或替换文本.有效的报告包括与主题事项相关的文本、表格、图形和其他

图表的正确结合.使用信息

图表的目的是补充文本内容.在选择适当的信息

图表组合时,需进行专业判断. 本指南有直接适用于审计结果报告的案例,其原则同样适用于会计账簿.

二、报告的要点 每项审计任务完成后,审计人员在书面报告中以适当形式陈述审计意见和结论.其内容应是独立、客观、公正、完整、准确、有建设性和简明扼要的,且易于理解,没有歧义,有充分的相关审计证据支持. 审计人员编写报告应基于完整性、客观性、及时性等原则. 在审计财务账户和拨款账户时应关注重大违规行为,将其作为审计发现的问题提交,并分析其根本原因及影响.

三、报告中的数据可视化 数据可视化在帮助报告实现客观、完整、简洁和有建设性方面发挥着至关重要的作用,因为可视化技术非常有效地传达了信息中各种变量之间的复杂模式、趋势和相关性,从而增强阅读者的理解.数据可视化可以更好地展现审计发现和结论,满足对此关注的相关阅读者日益增长的需要和期望.对财务和会计方面的信息,数据可视化提供了更容易理解的方式. 数据可视化和信息

图表可以使用简单的工具和应用软件,以提高会计师和审计师的使用能力,以及利用可视化技术进行分析和编写报告的能力.数据可视化的三个基本要素是:对象(数据点)、值(也称为属性)、关系. 数据可视化可以实现的目标包括:可理解性,使信息和关系易于理解;

全面性,为整个选定的数据集(样本)大小展示特征(信息);

集中沟通,有助于简明扼要的沟通;

降低复杂性,简化大量数据的展示;

建立模式和关系,能够识别数据中的模式和关系;

分析,提倡对"实质"而非"方法"的思考,其关注的是结果展示的本质而非过程.

四、数据可视化的使用原则 使用数据可视化时应遵循的原则如下:

(一)相关性――必须符合目标. 无论是图形、

图表、地图、组织结构图、流程图,甚至是图片,任何可视化展示的首要原则是必须确认其用途.在审计报告中,可视化展示应证实或有助于形成至少一个审计结论.如以会计形式展示的财务信息,应与讨论或分析的主题有关.因此,可视化的素材需描绘一个更广泛的研究主题,理想情况下不应包含两个以上的子主题.

(二)功能性――必须充实内容. 即使符合通过可视化方法展示的一个或多个目标,其有效性也需进一步测试,以评估其是否增强了报告的可读性或内容.可视化不仅只是展示主题事实(组成部分)的一种手段,而应为审计发现或数据集的因果关系提供帮助.如果没有明确的信息在

图表中进行展示,那么一个表格就足以展示数据.

(三)简洁性和用户友好性――必须吸引阅读者的视线. 信息

图表需要以一种不言自明的方式设计,确保阅读者无需阅读主要文本内容便可理解.信息

图表的设计应简单,允许阅读者通过表格和图形上的尽可能少的描述来查看数据的数量、趋势和关系. 信息

图表的标题和标签应简明扼要,并且可视化的构成方式应使要点显而易见.标题还应补充加强信息

图表的内容信息. 信息

图表不应因试图展示两个或多个不同信息集而变得过于复杂.此外,需避免如三维图形和异常格式的变形失真,如网状图、杂乱的背景、网格线、多种字体、边框、粗体和下划线,因为它们会分散阅读者对信息

图表的注意力.

(四)必须保持"形式"和"功能"的平衡. 一个完美的信息

图表应清晰地传达信息,同时能激发阅读者参与度和注意力.因此,信息

图表的使用应在形式和功能之间寻求一种合理的平衡.信息

图表的精致和复杂程度与信息展示的目的性和准确性同样重要,因为它们增强了信息

图表的视觉吸引力.通过适当的颜色组合来丰富信息

图表的选择,可描述不同优势(缺陷)的范围,以加强对信息的理解.如借鉴交通信号灯的颜色组合可用来描述性能范围,红色表示性能不佳,琥珀色(黄色)代表平均性能,绿色表示性能良好(非常好).

五、信息

图表的选择指南 有许多类型的信息

图表可用于展示趋势和关系,例如随时间的变化、相关性和频率分布,它们的使用取决于报告内容及报告中审查和呈现的主题事项.虽然不能了解所有审计情况,但是可以根据信息

图表的属性对其类型进行概括,以便审计人员处理经常遇到的情况. 以下提供了一些信息

图表的使用说明,帮助我们选择适当的信息

图表用于审计报告、财务报告和其他成果,使用中需进行适当的修改,以处理特殊情况和内容.

(一)折线图. 折线图用于强调数值数据随时间的变化而发生的变动或趋势走向.折线图非常适合展示数值数据的高点和低点,快速或缓慢的变动,或稳定的趋势等类型.折线图也可以用两种或两种以上的曲线进行绘制,以展示相同的值或一组值在不同时期的对比. 图一

(二)柱状图. 柱状图通过绘制矩形条柱来展示数值数据.通过区分柱状图的相对高度,阅读者可以在脑海中形成一幅清晰的数据对比图像.柱状图可用来展示数值数据的分布.应避免绘制叠加柱状图,因为当用来比较两个时期的数据时,它们会传达意想不到或不恰当的结论,影响阅读者的理解. 图二

(三)饼图. 饼图强调单个变量的部分与整体的关系.当数据由几个大集合组成时,饼图是最好的展示.太多的数据集会把饼图切分成多份,很难看清.在单独的区域利用颜色或纹理可以形成视觉对比.饼图不适合用于比较两个时期,除非对(两个时期的)饼图的总体大小的变化也进行了适当的描述. 图三

(四)面积图. 面积图类似于折线图,但展示数据的线和零线(或轴)之间的区域通常是彩色或纹理的.面积图允许相互叠加数据.叠加可以突出展示系列数据之间的关系,以及展示一些数据如何接近或影响第二个数据. 图四

(五)气泡图. 气泡图用于展示三个变量,需要三个字段来表示X、Y和Z数据值.数据点可以是透明的,也可以是不透明的.气泡的大小与它们所代表的值成正比. 图五

(六)折线图和柱状图组合. 柱状图可以描述经济指标的变化,而叠加的折线图可以绘制出标准(尺度). 图六-1 图六-2

(七)地理地图. 地理地图突出了地理或空间的变化,选择适当的颜色可以区分不同级别的情况(覆盖范围). 图七 (注解:Data/Record not reliable 数据不可用;

Data not assessed:数据未获取)

(八)流程图. 流程图是解释任何系统的工作流程.流程图可以是层级和功能的结合.它通过突出可执行的工作要点来帮助明确责任.在绘制流程图时,应注意确定关键的程序和责任义务,以便开展审计时能集中注意到这些问题. 图八

(九)组织结构图/信息决策流程图. 该

图表用于描述部门中的层级位置以及功能的相互链接关系.该

图表不仅可用于描述功能层次结构,还可用于描述决策和信息流.因此,"功能―决策―信息流"图是一种更好的替代方案,而不是一种揭示性不强的组织结构图. 图九

(十)形象立体图. 用于展示人员参加(拒绝)的相关情况. 图十 (注解:不同颜色代表不用地区的人;

分别表示10人/100人)

六、结论 数据可视化可从实质和形式两方面提高报告的质量,并更好促进对审计发现的理解和评价.一般的原则和说明性使用方法已在本指南中列出.一些实际的例子已经试用.数据可视化这些初步的尝试,包括交互式数据可视化,已在我们网站上提供的第三版和第四版电子期刊(政府审计及会计期刊)上展示.但是,数据可视化的范围很广,可以尽可能地发挥想象力,利用它来展示不同的报告和文本内容.因此,我们鼓励本部门和地方审计机关在审计报告、财务报告和其他成果中充分挖掘利用数据可视化的潜力.地方审计机关还可以探讨使用交互式数据可视化,同时在电子媒体上发布报告和成果的摘要版本. 资料来源:https://cag.gov.in/ 编译:审计署审计科研所 刘阳校对:审计署审计科研所 崔竹报:署领导. 送:各省、自治区、直辖市和计划单列市、新疆生产建设兵团审计厅(局),署机关各单位、各派出审计局、各特派员办事处、各直属单位,驻审计署纪检监察组,南京审计大学. 发:本所所领导、各处室,存档.共印40份 编辑:孙小鸿 审核:李春兰 签发:姜江华