PDF《——供应商》

天虹合同管理系统协同平台深化应用业务管理规范 ――供应商 浙江天虹物资贸易有限公司(以下简称"天虹公司" )合同管理系统协同商务平台深化 应用功能(以下简称"协同平台" )即将正式上线,该平台将合同履行过程中的发货登记、 到货接收、结算申请、结算确认、发票登记、付款申请等业务,以及内外部用户地址信息维 护、供应商银行信息、联系人信息等维护功能统一进行线上管理,继协同平台正式上线后, 所有新签合同的履行业务均须线上完成.

天虹公司的供应商为该平台的主要使用对象. 为规 范协同双方业务流程, 确保平台功能及业务正常运行. 现针对供应商在协同平台的业务操作, 提出相关规范要求.详细如下: ? 联系人管理 需要与天虹公司签订办理合同的、 执行发货登记的、 发起结算开票申请及回款申请业务 的人员,需由本单位主联系人(参与天虹公司投标时的主联系人)在协同平台【我的】-【联 系人信息维护】中申请账号及使用权限. ? 地址管理 所有协同平台的用户均可在【我的】-【我的地址维护】中自助管理本人在公司账户下 的地址信息,新增地址时需填写完整姓名、手机、省、市及详细地址.该地址信息用于线上 物流下单时的寄件地址或收件地址处. ? 发货业务 供应商在收到发货需求后,货物发出的同时进行线上发货登记,需备好以下资料: ü 在发货单中上传发货单附件(装箱单货物实时照片) ;

ü 物流在线下单;

ü 如非在线下单时,扫描并核对精确物流单号;

ü 如非第三方物流, 由供应商自送时, 随货物提供对应的发货单编号 (编号示例: 50000000000001) . 接货人在接收时将以线上发货单及发货明细为依据, 进行货物接收. 如无线上发货单, 接收人无法执行到货接收的动作, 将导致内部管理系统无法进行入库记账, 影响后期发票入 账及合同付款. ? 结算开票业务 待天虹公司业务员接收货物并验收入库后,供应商可依据验收通过后的数量,发起【结 算开票申请】 ,结算开票申请中将由系统列清本次结算物料、数量、金额、供应商的收款账 户(合同签约账户)等详情.由于天虹公司发票入账时需三单匹配,未避免误差产生的不必 要成本,待天虹业务员确认结算开票申请信息后,根据系统提供信息开具销项发票,降低误 差导致的成本. ? 开票业务 依据天虹公司业务员确认通过的结算开票申请, 开具销项发票. 并将纸质发票信息扫描 记录到【发票登记】单中,同时在线呼叫物流公司或扫描记录物流单号,精确掌握发票的每 一步流向,降低发票流转的时间成本. ? 回款申请业务 依据履行业务及合同签订条款情况,具备支付款项条件后,供应商可在本公司【合同列 表】-【高级筛选】-【待付款】列表中发起回款申请.回款条款及所需资料有以下条件: u 预付款: 需合同签订条款中有预付款项目, 且该合同已由双方签字盖章并生效;

u 进度款/结算款:如供应商已开具发票,并已线上寄出,在天虹公司业务员确认 收到发票且已在财务挂账;

回款申请中正确挂接已挂账发票;

u 质保金:满足合同签订质保金时限,前期履行中存在质保金扣留的合同;

回款 申请中需要上传电厂的验收单. 注: 该业务可由供应商在协同平台发起回款申请, 也可由天虹公司业务员在合同管理工 作台中发起付款申请,同一笔业务,不可重复发起. 浙江天虹物资贸易有限公司 2018-08-22