DOC《【内容摘要】》

【内容摘要】 第一讲 当今会议面面观 ? 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂.

频繁的会议与主管层的随意决策,常常是员工的梦魇;

员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下.如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是 高效会议管理技巧 的中心议题. ? ? 会议的意义 ? 1.会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1,会议是一个集合的载体.通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生 金点子 .许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物. ? 2.会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织.没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑.因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值. 图1-2 组织或部门与会议 ? 3.会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通.随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通,但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的.因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯. ? ? 会议的目的 ? ? 开展有效的沟通 会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的. 传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯. 监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度;

同时,借助会议这种 集合 的、 面对面 的形式,来有效协调上下级以及员工之间的矛盾. 达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决. 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 资源共享 利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步. 开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中.通过举行会议,形成新的构思,并且论证新构思,使其具有可行性. 激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性.这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力. 巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位. ? ? 会议的种类 ? 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关. ? 表1-1 会议的种类 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 团体会议 一对一会议 ? 面对面会议 电话会议 视频会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议 ? ?? 会议的频率 ? 每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的. ? 1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 ? 会议成本的计算 ? 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种.会议成本是非常可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之. ? 1.会议的时间成本 ? 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体管理效率的下降.由于管理效率下降而造成的损失,就是效率损失成本.效率损失成本包括以下3种情况: ? 【自检】 请将下列相关选项用横线连接起来. A、固定的部门会议 ①至少每两月一次 B、一对一会议 ②随时 C、处理突发事件的会议 ③按需要 D、全体会议 ④至少每月一次 见参考答案1-1 ? 【本讲总结】 从某种角度而言,世界是一个时时处处充满会议的世界.高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题,然而低效率的会议却往往占据上风,造成时间成本、直接成本及效率成本的损失. 因此,每个人应从基础做起,深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本,只有先掌握了这些基础知识,才可能使每一次会议都 行之有效 . ? 【心得体会】 ? ? 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 ? 【本讲重点】 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 ? 会议效率不高的原因及预防性管理 ? 1.会议的通病――效率不高 小王是一家公司的职员,他对公司会议有自己的一些想法,他的想法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们思考. 很多公司往往由于以下原因,开会效率低下: 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机.许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开. 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见.这使得员工疲于奔命,甚至得延后或放弃参加其他会议. 有些 必须到会 的员工,因为已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行.而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备. 时下有一句很流行的话―― 最近比较烦 ,对太多像小王一样的职场人士来说,这句话可以改为 开会比较烦 .开会之所以烦,用小王的话来说,就是 会议常在毫无章法的状况下进行,甚至毫无意义地延长时间,即使有决议,质量也很低 ,简而言之,会议效率不高.因此,寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要. ? 2.会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成.在这7种原因中,有3种原因是会议的 致命伤 ,需要格外警惕.这3种原因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作. ? 表2-1 会议效率不高的原因及具体表现 项次原因 具体表现 (1) 时间 会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会. (2) 地点 会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行. (3) 开会对象的选择 必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者. (4) 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图. (5) 参会者的技能 参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败. (6) 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效. (7) 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败. ? ? 高效会议的八大特征 ? 与低效率会议相对的就是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素.高效会议具有8大特征. 建议在正式召开会议之前,将高效会议的8大特征一一列出,并随时检验,充分做好预防性管理,使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议. ? ? ? 会议规范 ? 会议规范包含3个部分:会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身. ? 1.会议时间安排的规范 上午8-9点之间,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候.这个时候的员工,心绪尚且混乱,还需一段时间才能进入工作状态.因此,试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看,是不现实的. 上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态.在这个时间段最适合进行一对一的会谈,同样也是进行业务会谈的最佳时机. 上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工集思广益.大家利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法. 下午3-5点之间,最好不要安排会议.这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期,人人希望马上回家,在这个时段举行会议往往会事倍功半. ? 2.会议规范本身 ? 会议规范是指大家达成共识的会议守则.会议规范主要包括以下条款: 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间. 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料. 所有与会者都要准备在会上发言. 准时开始,准时结束. 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任. 所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意. 意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮 黑脸 . 会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录. 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责. 必要时请第三方监控,以保证会议质量. ? 3.固定的会议流程规范 图2-1 固定的会议规范流程 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点. (1)一个中心 一个中心是指整个会议的议程.一个中心包括: 会议的开始,具体包括:致欢迎词;