DOC《Q/JGSW》

实际工作经验、技能;

身高、形象;

沟通表达、应变能力;

其他行为素质等. 培训 总体要求 承办单位应对会务服务人员进行系统性的培训,以帮助其获得提供优质会务服务应具有的职业道德、职业技能和职业形象.重大会议服务前应对服务人员进行专题培训. 培训内容 培训内容应包括但不限于以下方面: 会务管理和会务服务的理论知识;

保密制度;

会务服务人员仪表、仪态(见附录A);

会务服务人员操作技能;

会务服务人员心理素质;

应对常见会务突发事件;

其他行为素质等. 培训方式 应采用但不限于以下培训方式: 聘请专业培训机构;

内部指导;

定期进行演练、考试等. 信息系统管理 总体要求 承办单位应建立会议服务信息系统,对会议服务实行信息化管理. 计算机要求 安装信息系统的计算机不得处理与工作无关信息,每月进行病毒查杀,以确保信息安全和防止病毒. 人员资格 承办单位项目主管以及其他经授权的人员可以使用该信息系统. 登录方式 操作人员使用用户名和密码进行系统登录,如无特殊情况,不得擅自将用户名外借,以及修改登录密码. 信息系统数据保管 除司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定依法查询外,不得向任何单位和个人提供承办会议的相关信息. 网络与信息安全突发事件 对于可能发生或已经发生的网络与信息安全突发事件,操作人员应立即采取防火墙隔断、断开网络等措施控制事态,同时向承办单位主管领导汇报. 迅速汇报收集的相关信息,掌握现场处置工作状态,分析事件发展趋势.配合专家小组和应急支援单位,调动必需的物资、设备,支援应急工作,协助开展处置行动. 在应急处置工作结束后,尽快恢复正常工作,统计各种数据,对事件发生及其处置过程进行全面的调查,查清事件发生的原因及财产损失状况和总结经验教训. 保密管理 定期进行保密教育,提高会议服务人员的保密意识,并不定期开展保密检查. 会议服务人员接触机要事务时,不得过问会议内容、秘密文件、电文资料等,因工作需要必须知道的,要注意严格保密. 会议服务人员不得议论和散播会议内容和领导讲话内容,不得私自收集、保管会议资料. 对于违反保密规定,发生失泄密事件的会议服务人员,应给予相应的处分处理. 制度建设 岗位职责 设立合适的会务服务工作岗位、明确岗位职责,形成相应文件,并将其纳入承办单位质量管理体系予以控制. 工作规程 制定会务服务工作规程,且形成相应文件,并将其纳入会议承办单位质量管理体系中予以控制.制定工作规程时,应考虑但不限于: ――识别服务对象的不同需求;

――确定可用的软硬件资源;

――确立可量化的服务项目;

――确定会务服务人员需要具备的能力;

――确立会务服务人员行为、仪表、仪态规范. 协同机制 承办单位在进行会务服务的过程中,应加强与餐饮、安保、保洁、设备、信息等服务单位的协同,按照DB31/T 636.2的规定,明确职责分工和工作界面,并将其纳入会议承办单位质量管理体系中予以控制. 会务服务 需求确认 承办单位应建立适当的会务服务受理方式,包括电话、邮件、网页、微信等方式,并保证受理过程的流畅快捷. 承办单位受理会务服务后,应与主办单位确认会务需求,并出具任务单. 方案制定 承办单位应根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划,形成实施方案,其中包含但不限于: ――职责分工;