DOC《中农〔2018〕2号》

三、归档要求

(一)各单位根据承包地确权工作流程所涉及的内容,按照各级承包地确权档案归档清单进行分级归档,对本单位形成的材料进行科学分类,做到应收尽收.归档的承包地确权文件材料应当字迹工整、数字准确、图样清晰、手续完备.归档文件材料要齐全、完整、系统.归档文件的印制书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管的要求.归档文件材料应为原件.

(二)推进承包地确权档案的数字化和信息化建设.承包地确权档案使用中山文档平台进行管理,在平台中著录每份归档文件的基本信息并上传相应电子文件或数字副本.一是加强承包地确权电子文件归档,如承包地块分布图(公示图、确认图)、工作底图(工作草图)可将测绘公司提交的电子原图上传中山文档平台(专有格式的电子原图要将其专用阅读软件一并归档),如果一份文件的电子文本与纸质文本内容不一致(如土地承包合同、承包地块分布确认图纸质文本增加了签名、盖章),在将电子文本上传的同时将纸质文本扫描上传;

二是对只有纸质文本的归档材料,整理时应当同步进行数字化扫描形成数字副本上传中山文档平台,建立承包地确权档案全文数据库.没有大图纸扫描设备的,以镇区为单位将本镇区各村(社区)整理编号后的承包地块分布图(公示图、确认图)和工作底图(工作草图)专人送达市档案馆(东区兴文路7号),市档案馆完成扫描后通知各镇区取回图纸和数据光盘.

四、归档及移交时间 承包地确权档案实行逐级整理归档、逐级审核提交、汇总集中存放的管理制度,各级应在承包地确权工作结束后三个月内完成整理归档工作,整理完毕经审核无误后应在两个月内向市档案馆移交.

五、归档文件整理方法

(一)分类编号. 市农业局、镇(区)、村(社区)、发包方、承包方(农户)五级形成的承包地确权档案作为一级大类纳入中山市农业局综合档案室(全宗号27)统一管理,分四个属类进行整理:综合管理类、确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类.承包地确权档案大类代字为 T ,四个属类用大类代字加属类代号表示:综合管理类为T1,确权登记类为T2,纠纷调处类为T3,特殊载体类为T4. 1.综合管理类 综合管理类文件按照单份文件整理方法归档,其档号编制规则为:全宗号―类别号―市农业局(镇区)代字―年度―件号.市农业局代字为NYJ,镇区代字取镇区名前二字拼音的首字母.如:板芙镇代字为BF,东区代字为DQ,因三乡与沙溪镇代字相同,确定三乡镇代字为SX、沙溪镇代字为SXZ.各镇区代字见表7.(综合管理类、确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类档号中市农业局、各镇区的代字保持一致) 例: 27-T1-NYJ-2015-1 件号(第1件) 年度(2015年) 市农业局代字 类别号(综合管理类) 全宗号 例: 27-T1-BF-2015-1 件号(第1件) 年度(2015年) 镇区代字(板芙镇) 类别号(综合管理类) 全宗号 2.确权登记类 确权登记类文件材料按照单份文件整理方法归档,其档号编制规则为:全宗号―类别号―市农业局(镇区、村社区)代字―件号.村社区代号用所属镇区代字+阿拉伯数字表示,每个镇区的村社区代号从1开始编号,不能断号.村社区级确权登记材料分村委会、发包方、承包方三个属类,村委会代号为1,发包方代号为2,承包方代号为3.各村社区代号见表8. 例:27-T2-NYJ-1 件号(第1件) 市农业局代字 类别号(确权登记类) 全宗号 例: 27-T2-BF-1 件号(第1件) 镇区代字(板芙镇) 类别号(确权登记类) 全宗号 例: 27-T2-BF1-1-1 件号(第1件) 村委会材料 村社区代号(板芙白溪村) 类别号(确权登记类) 全宗号 承包方(农户)材料的组件.各镇(区)、村(社区)移交的确权登记类中具体涉及农户的有关确权申请、身份信息、确认权属、实地勘界、界线