DOC《常熟市档案局》

常熟市档案局常熟市民政局常档〔2011〕64号 关于加强全市养老机构档案工作的意见 各镇、碧溪新区(街道办事处)、有关单位: 为了全面规范我市养老机构的档案工作,为我市养老事业发展提供保障和服务,按照《中华人民共和国档案法》、国家档案局8号令及创建全国社会主义新农村建设档案工作示范县的有关规定和要求,现就我市养老机构的档案工作提出如下意见: 充分认识做好养老机构档案工作的重要性和必要性 养老事业是我国社会保障体系的重要组成部分,是创建和谐社会的重要内容之一.

养老机构档案是全市涉民档案不可或缺的重要内容,规范、保管好养老机构的档案,对于维护社会稳定、促进养老事业的科学有序发展具有保障作用.随着我国人口老龄化情况的日益突出和社会养老服务事业的快速发展,做好这一领域的档案工作迫在眉睫、意义深远.

二、建立养老机构的档案工作管理体制

(一)各养老机构要明确档案工作分管领导和档案工作人员,实现单位全部档案的集中统一管理,确保档案的完整、安全和有效利用.

(二)各养老机构要制定档案工作的相关制度和工作标准,结合实际工作,明确档案的归档范围、归档时间和归档要求,并狠抓各项制度的贯彻和落实,做到 有人管、有制度、有装具、有档案、有利用 .

三、规范养老机构的档案基础业务 各养老机构要按照《常熟市机关团体企业事业单位档案工作规范》(常档[2009]22号文件)的要求,强化收集、规范整理、改善保管条件,提高档案管理的水平.

(一)根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,结合实际工作,参照《常熟市XX(养老机构名称)文件材料归档范围及档案保管期限表(样本)》,制订本养老机构的归档范围和档案保管期限表,确保档案的齐全完整.

(二)养老机构档案设置文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案、实物档案六大类,其中业务档案包括管理档案和健康档案,科技档案包括基建档案和设备档案,特殊载体档案包括照片档案和光盘档案. 1.文书档案按照《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》 以件归档 进行整理. 2.业务档案分为管理档案和健康档案二大类,每大类内按一人一卷的方法进行组卷整理,每卷编写卷内目录、备考表,编制管理档案和健康档案的案卷目录,保管期限为长期. 3.科技档案按照GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理. 4.照片档案按照GB/T11821-2002《照片档案管理规范》进行整理,每本(册)为一卷,每卷内照片按时间顺序排列,从

1 开始编张号,编写照片说明,编制案卷目录,保管期限为永久. 5.光盘档案的整理,每盘为一卷,按照形成时间顺序,分别从

1 开始编案卷号,并编制案卷目录,保管期限为永久. 6.实物档案的整理,每件为一卷,按照种类--形成时间的顺序排列,分别从

1 开始编案卷号,并编制案卷目录,保管期限为永久.

四、确保养老机构档案安全保管和有效利用

(一)各养老机构应配置专用的铁质档案柜,保证档案的安全、保密,并有防盗、防火、防虫霉、防尘、防潮等必要的保护措施,有条件的应设置专门的档案库房.

(二)档案人员要根据实际需要编制相应的检索工具,以方便档案的查阅利用,履行借阅手续,建立《档案借阅利用登记簿》. 加强养老机构档案工作的监督与指导 各镇、碧溪新区、有关单位应切实加强辖区内或所属养老机构档案工作领导,明确分管领导和专门工作人员,落实责任,解决好人、财、物等实际问题,开展业务指导和监督检查,为养老机构档案工作的开展提供保障. 附件:1. 常熟市XXX(养老机构名称)文件材料归档范围及档案保管期限表(样本) 2. 常熟市XXX(养老机构名称)档案分类方案(样本) 二一一年九月九日 主题词:加强 养老机构 档案 意见 常熟市档案局 2011年9月9日印发 附件1: 常熟市XX(养老机构名称)文件材料归档范围及档案保管期限表(样本) (XX年XX月制订)