PDF《图书馆资料保护与处理原则》

1 图书馆资料保护与处理原则 (IFLA Principles for the Care and Handling of Library Material) Edward P.

Adcock 编 目录 序言 介绍 安全与灾难应急计划 环境 传统的图书馆资料 照片和胶片媒体资料 视听数据 媒体变换 序言 国际图联有责任通过自身渠道,促进图书馆资料保护与保存专业原则的宣传与实施. 《图书馆资料保护与保存原则》最初被刊登在1979年第五期国际图联期刊第292-300页上. 国际图联保存组的J. M. Dureau 和D. W. G.对其进行了修订和补充,修订版于1986年刊登在 IFLA HQ上. 自1994年以来,国际图联出版物保护与保存核心计划就开始对各种机构和组织的保存专家 进行了调查,收集各方面的意见,目的是对1986年的版本进行更新. 在过去的十二年里,世界各地出版了大量有关图书馆资料保护与保存的书籍和文章.一些 图书馆也建立了自己的图书馆资料保护与保存原则,但是仍然有许多图书馆缺乏这方面的专业 指导.因此,当国际图联出版物保护与保存核心计划考虑对1986年图书馆资料保护与保存原则 进行修订时,该计划小组决定推出一个简明的版本,对图书馆资料保护与保存的重要方面进行 说明,为各图书馆照管它们的藏品给予指导. 国际图联出版物保护与保存核心计划国际中心在此要感谢图书馆及信息资源理事会,尤其 要感谢Deanna Marcum, Hans Rütimann, Maxine Sitts, 和Kathlin Smith的建议和支持,感谢他们授 权我们出版本书. 《图书馆资料保护与处理原则》的电子版可以在www.cir.org 和www.nlc-bnc.ca/ifla 网站上 获得.国际图联决定在必要时对其进行进一步修订. 目标:这份文件是对图书馆资料保护与处理的一个总体介绍,目的是为缺乏这方面知识的 相关个人和机构提供信息资讯.它并没有提供一个详细全面的方法和实践指导,但是却提供了 基本的信息,帮助图书馆以负责的态度保护与处理好它们的藏品.藏品所面临的威胁大家有目 共睹,但是忽略威胁的后果却少有人提.国际图联图书馆资料保护与处理原则的目的就是鼓励 相关负责人正视这些后果,同技术专家一道,为藏品的未来制定一个建设性的方针政策. 本出版物首要目的是:

2 揭示图书馆资料的脆弱性;

深化关于图书馆资料的长期耐久性,耐用性的知识;

鼓励适当保护与处理图书馆资料;

帮助图书馆人员解决保存方面的难题;

鼓励图书馆管理负责人,设施管理人员,保存部门的职员和其他的图书馆职员相互交流, 同心协力开展相关工作,保存好图书馆资料. 编者后记:须要强调的一点是本出版物不得孤立使用,它有许多信息来源,其中一部分已 列入参考书目当中.这篇简短的文章只是对图书馆资料保护与处理所包含的众多主题的一个介 绍.因此建议大家更进一步了解下列书目的详细内容,这些书目所包含的信息全面且广泛.它 们是: DePew, John N. 《图书馆,媒体,档案资料保存手册 》Santa Barbara, CA: ABC-CLIO, 1991. Fox, Lisa L., Don K. Thompson, and Joan ten Hoor (eds. and comp.) 《藏品保存核心》 Chicago: American Library Association, Association for Library Collections &

Technical Services, 1993. Giovannini, Andrea. De Tutela Librorum. Geneva: Les Editions Institut d'

Etudes Sociales, 1995. Harvey, D. Ross.《图书馆资料保存― 管理人员原则、策略和实践》London: Bowker-Saur, 1993. Ogden, Sherelyn (ed.) 《图书馆和档案馆资料保存》 Andover, MA: Northeast Document Conservation Center, revised 1996. Reed-Scott, Jutta, ed. 《保存计划项目》. Washington, DC: Association of Research Libraries, 1993. Ritzenthaler, Mary Lynn. 《档案及手稿保存》. Chicago: Society of American Archivists, 1993. Preservation(保存)一词包括针对图书馆资料的行政管理,财政及人员方面的众多考虑. 然而,在这份文件中,主要是指预防保存,包括图书馆资料安全、环境控制、储藏、保护和处 理等方面,在这些方面所作的工作可以防止图书资料由于物理及化学原因受损. Conservation(修复保存)一词被有意忽略了,因为一些非专业人员多少懂得一点保存方面的 知识,但是修复保存必须由经过训练的职业人员借助合适的设备和材料才能进行,修复保存是 一种劳动密集型的工作,耗资巨大,世界上只有少数机构能够承担.因此这份文件将重心放在 对一些措施的介绍上面,大多数图书馆能够采取这些措施防止或减缓藏品的损坏过程. 介绍 图书馆资料的主要威胁: * 资料本身的性质 * 自然灾害, 人为灾害 * 保管环境 * 资料的处理方法 图书馆传统藏书包括纸张, 布匹, 动物的皮以及粘合剂诸多有机原料. 这些有机物质经历 了一个连续的并且不可避免的自然老化过程.同时图书馆资料化学和物理上的稳定性也依赖于

3 工厂中使用的半成品的特性,及其加工流程连同成品的设计和构造.. 经过几个世纪的发展,大批量生产使得图书馆原料质量的标准降低.

1850 年以后大多数制 造出纸张库存都是强酸性, 易碎的和将随着时间而自毁的. 由于自动化的产生, 装订技术已经被 省略, 现在许多图书中文本块被单独粘合在一起. 实际上,所有的书以及个别的革制品都比人们 预期的更容易损坏. 比如微缩胶片, 光盘和磁盘, 数码, 照片和音频以及可视媒介这样的现代媒介都 存在保管 上的问题,如果要让它们不过早的毁灭,需要小心存放和使用. 让人普遍难以接受的是,大量的图书馆资料的寿命都接近于它们自然生命的极限,仔细的处 理和存放只可以延长很少几年寿命. 保护的目的 图书馆的馆种和馆藏资源利用方式反映了其藏书保存的差异. 一个地方性公共租书图书馆 和那些国立图书馆对于保存的需求差别是很明显的. 无论如何, 不管是几年或者无限期, 他们 都有义务维护他们的藏书, 有义务让他们的藏书可以正常利用;

本着节俭的原则,图书馆不可能负担得起让他们资产过早毁灭的损失. 就算可能,替换图书 馆资料的费用也是昂贵的. 保存可以带来很好的经济效益;

将来的研究者关心哪些资料不容易损坏. 为以后的使用者保存现在的藏书才是上策;

专业的、负责任的图书馆职员要在工作中担任起照顾和保护资料的任务. 由谁负责? 每个人都有责任.因为资料保护和保存专家可以提供建议和进行特殊的活动, 图书馆从馆 长到保安都有责任利用一切资源来保护资料. 图书馆的运营管理责任人和内外部设施维护责任人必须和藏书管理责任人建立紧密联.例如, 建筑物的照明设备的更新换代预算如果批下来, 那么这不光是使用节能灯的机会,也是满足 特殊保护照明需要的机会. 当管道装配或者更换的时候,所有相关人员应当努力确保让藏书所受 风险降低, 在图书馆资料保存地区不要铺设管道增加保护图书的风险. 在这些情况下无阻碍的 沟通才是关键. 图书馆的保存方针必须考虑到组织机构运转的社会和政治环境.组织机构的目的,收藏政 策以及有效的资源都要考虑到.因此, 保存方针必须在和各部门协商的情况下,鉴于如下情形 制定出来: 像参考图书这类频繁使用的资料,它们修复的花费要比替换的花费高很多, 就需要在图书馆 收购和收集的阶段预备多买几个复本. 同样地, 也需要考虑除纸张以外的记录拷贝(如微缩胶卷 或电子出版物和机器阅读产品)是否比硬拷贝更加经济,是否能更加有效利用. 图书馆的记录和编目活动应当和读者服务活动达成一种方针, 以便指导用户使用纸质替换 品或者最合适的拷贝而不是原件. 各部门应当为充分的、高质量的收藏场所做计划. 阅览室的职员应熟悉原件的使用和影印等方面的限制规定;

应提供资源,训练职员如何保障他们自身和图书馆资料的安全,如何正确处理图书馆资料, 如何最有效地向用户传授这方面的知识;

应起草一个有关资料展览的政策,保证展品无论是在本馆展览还是被借往其他机构展览时 不受到损害.馆员和保存人员应该就哪些项目适合参展问题达成一致.

4 展品参展的安全,适合的环境条件等必须得到保证;

保存人员和对藏品负责的有关人员不管是何种级别,都应该具备一定的科技知识,对藏品 的历史,文献的内容等有所了解,以便更好地了解保存工作中出现的问题.各级图书馆人员和 图书馆专业的学生应该懂得在图书馆的职责和政策内保存问题的重要性. 从何处着手? 制定保存政策的一部分步骤是确定该图书馆在何种程度上获得和保存资料.在选择何种资 料进行存取和保存问题上还没有一个总的指导原则,对此,不同的图书馆有不同的政策.然而, 在保存资料问题上,国家和地区级的图书馆应该进行合作,共同承担责任. 为了能够保护好这些资料,图书馆必须忠实地全面评估该机构各方面的条件,藏品现状及 它们的保存要求等.而且,在预算和资源有限的情况下保护和处理藏品,很重要的一点是必须 在清楚和理性的基础上作决定.评估活动必须在内部开展,由图书馆或一些独立的咨询机构进 行.由后者进行的话开销较大,会占用图书馆人员的许多时间.不管怎样,最后的评估结果必 须是对事实的完全揭露.如果评估由内部开展,那么可能不需要太多花销,但结果很容易受到 内部影响.但通常情况是,接受一个外机构的建议比接受来自本机构内部的建议来的容易. 进行这样一项事业需要所有部门的合作和共同努力,需要大部分领导的认可.一份没有权 威的评估结果很有可能不见成效.最后的报告很明显对调查的成功至关重要.它必须明确藏品 所面临的风险和在建议中忠实于实际情况. 如何开始? 在对机构和藏品状态开始调查以前,必须在头脑中明确调查的目标是什么.有关政策的细 节,运作和执行程序可以在成文中发现,但是大多数资源只有通过对图书馆职员的采访和一些 观察来获得,比如说观察图书馆职员和用户如何保护和处理资料,建筑物和收藏面临风险的评 估和调查等. 确定图书馆收藏或特殊藏品所面临的重大或直接威胁应成为首要关注目标,这些威胁根据 机构的不同而不同,从更新烟火检测系统,到建立综合的有害物治理计划,再到把重要的照片 收藏转移到一个环境更稳定的区域,不同的机构有不同的对策. 调查是帮助制定和发展图书馆保存政策的一个最基本工具.然而,调查应该是全面的,但 也不必面面俱到.调查的结果有可能是收集到大量信息却为归类和分析给出了难题.简短的问 题和回答是成功调查的关键所在.构成评估基础的四项调查的目的总结如下,在接下来的章节 中将提供策划调查时所需的更多的信息. 建筑物:确认该机构地点有无可能带来安全或环境威胁,描述建筑物的历史和用途,弄清建筑 物内外结构. 灾难应急准备及反应:描述建筑物和藏品面临的潜在的人为风险或者是自然风险,检查当 前的预警机制,检查灾难应急准备及反应计划. 环境:报告采取了何种环境措施保存藏品,该措施的优缺点,谁对此负责. 藏品:弄清藏品当前状态,发现潜在问题.对藏品类型和质量的描述将有助于全面了解该 图书馆藏品的全貌(例子:照片

300 张,图书 2,000 本,文件箱子

10 公尺)和年限区分(如1850年前藏书一万册,1850-1900藏书两万册,1900年至今的藏书为五十万册).需要涉及的更 多内容包括: 藏品的整体状态如何?

5 哪些藏品所处条件尤其恶劣? 哪些藏品最有价值/最重要? 哪些藏品面临最大风险? 藏品增长速度如何? 收藏的主要方向是什么? 未来扩大收藏是否留有余地? 了解什么资料经常被使用将有助于决定特殊藏品的保存需要.举例来说,经常被借阅而又 处于很恶劣保存状态的本地历史期刊,比那些同样处于恶劣保存境况却很少使用的期刊更有可 能被缩影胶片记录下来. 至于其他方面的资料,我们在随后的章节将会重点提到,也需要被记录下来,如藏品的安 全,资料如何储存和处理,储存地的条件,阅览室规定,职员训练及专业水平等. 保存何物? 一旦保存需要评估开展执行,下一步就是确定建议的优先项,由于资料和问题范围的限制, 我们必须决定做什么工作可以: 确保建筑物结构安全;

改善环境控制;

改善藏品的储存和处理. 这样的选择需要图书馆政策的支持.需要明确的一个要点是此选择并不排除采用历史方法 保护和处理图书馆收藏.我们不能保证所有在箱子或者在特定的环境条件下储存的图书馆藏品 都能够得到特别的看管,但是我们必须防止它们遇到自然或者人为灾难,偷盗或损毁,害虫或 霉菌的侵袭或是不良处理方法的损害. 大体上,选择资料进行特别的保存,比如说改变格式或盒装都是基于常识的行为.把保存 条件较好的以前并没有使用的藏品和保存条件恶劣且使用频繁的藏品装到一起,这是不符合常 识的行为,其他机构已经对该藏品重新设定了格式,如果还重复这样的工作,也不是不合常识 的行为. 财政问题 在大多数情况下,图书馆保存的信息总量的价值大过其可用资源的价值.保存一切是不可 能的事.无限期或者永远保存藏品,涉及到关于特别储存条件及改变格式等方面数额巨大的财 务支出.因此必须做出决定,收藏什么,保存什么. 每一个图书馆都有责任为当今用户和未来用户着想,保证图书安全,藏品的维护和保存不 可避免需要花费一大笔资金.很长时间以来,图书馆在获取藏品方面花了财政预算的大部分. 大多数图书馆没有拨出或者只拨出了少部分资金用于图书馆资料的保存.花时间和利用资源预 防图书馆资料受损比修复和取代这些资料划算得多. 所有的图书馆都必须有针对火灾、洪水、盗窃、发霉、虫害等的预防措施,因为抢救遭受 上述侵害的资料需要付出巨大的人力和财力.严重的灾难经常由可以花上极小代价就可以避免 的因素引起.防范于未然不仅比亡羊补牢更好,也更加划算. 保管图书馆资料并不一定意味着图书馆资金的额外开支.关于保存问题,还有很多基于常 识的和经济的解决方法.然而,每一个图书馆都必须意识到保存和维护它们的藏品和获取藏品 一样重要,因此也必须拨出合理数目的资金支持藏品的保存和维护.

6 合作的原因和对象 尽管图书管理人员意识到其保存藏品的责任十分必要,但仅有此................