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2 档案服务外包 archives/records service outsourcing 某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,外包(3.1)给其他机构进行管理,委托其为 本机构提供档案服务的行为. 3.4 发包方 client 档案服务外包(3.3)的需方.在本标准中,发包方也称为客户. 3.5 承包方 service provider 档案服务(3.2)的供方.在本标准中,承包方也称为组织. 3.6 第三方机构 third-party organization 发包方(3.4)、承包方(3.5)之外的,为发包方(3.5)提供中介、咨询、招标、监理及其他服务, 或对承包方(3.5)的资质或服务能力进行评价、认证的独立的非政府机构. 3.7 监管机构 regulatory authority 对档案服务外包工作中发包方(3.4)、承包方(3.5)、第三方机构(3.6)等相关主体的行为, 依法进行指导、监督和检查的机构. 3.8 服务能力 service capability 承包方(3.5)提供服务的能力程度.

4 档案服务的业务类型 4.1 档案服务通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开 发利用服务、档案销毁服务等几种业务类型. 4.2 档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下,发包方将档案委托给承包方保管,承 包方为发包方提供档案保管的库房、设备,进行日常保管、安全防护,并按需要提供利用的服务过程. 4.3 档案数字化服务是指承包方利用计算机技术对发包方的纸质档案、音像档案、缩微档案等进行数 字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘、固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数 字文本的服务过程. 4.4 档案整理服务是指承包方按照一定原则对发包方形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编 号和基本编目,使之有序化的服务过程. 4.5 档案管理咨询服务是指承包方通过口头或书面形式为发包方提供意见、建议,指导、帮助发包方 解决档案工作遇到的问题的服务过程. 4.6 档案开发利用服务是指承包方帮助发包方将其保存的档案通过多种途径、手段和技术、方法进行 开发,形成各种形式的信息、知识产品,提供利用,发挥档案价值的服务过程. 4.7 档案销毁服务是指承包方帮助发包方将经过鉴定、需销毁的档案作毁灭性处置的服务过程. XX/T XXXXX―XXXX

3 5 档案服务外包工作中相关主体之间的关系 5.1 档案服务外包工作中主要涉及发包方、承包方、第三方机构和监管机构等四类主体,各主体之间 的关系如图1 所示. 图1 档案服务外包工作中各主体之间的关系示意图 5.2 发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系. 5.3 第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介、咨询、招标、监理及其他服务,或经相关部门 批准,或基于研究与教育目的,对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证. 5.4 发包方、承包方和第三方机构应主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查.发生(可能 导致)档案受损或泄密的重大事件时,发包方、承包方应及时主动向监管机构报告.

6 发包方工作规范 6.1 发包工作原则 6.1.1 合法原则 发包方应掌握整个档案服务外包工作过程中适用的国家法律法规和标准, 分析其对发包范围、 过程 及承包方筛选的影响,并采取有效措施遵守这些法律法规和标准. 6.1.2 安全原则 发包方应当制定和落实安全管理体系, 最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁, 或 造成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露.安全管理应坚持预防为主、全程监控的原则. 6.1.3 可控原则 发包方应对档案服务外包工作全过程进行监控,对承包方的人员、工作场所、基础设施、技术、管 理工作、业务操作等进行必要的监督、检查,将各种风险降低到可控范围之内. 6.2 发包工作过程与要求 6.2.1 工作过程 监管机构 监管机构 监管机构 监管机构 发包方 发包方 发包方 发包方 承包方 承包方 承包方 承包方 第三方机构 第三方机构 第三方机构 第三方机构 委托/受托 (签订合同) 评价/认证 中介咨询服务 指导监督/接受指导监督 XX/T XXXXX―XXXX