PDF《图书馆资料保护与处理原则》

4 图书馆的保存方针必须考虑到组织机构运转的社会和政治气候. 组织机构的目 的,收藏政策以及有效的资源都要考虑到.因此, 保存方针必须在和各部门协商的情 况下做出,基于如下原因: 像参考图书这类频繁使用的资料,它们修复的花费要比替换的花费高很多, 就 需要在图书馆收购和收集的阶段预备多买几个复本. 同样地, 也需要考虑除纸以外 地记录拷贝(如, 微缩胶卷或电子出版物和机器阅读的)是否比硬拷贝更加经济,是 否能更加有效利用. 图书馆的记录和编目活动应当和读者服务活动达成一种方针, 以便指导用户使 用纸质替换品或者最合适的拷贝而不是原件. 各部门应当为充分的,高质量的收藏场所做计划. 阅览室的职员应熟悉原件的使用和影印等方面的限制规定;

应提供资源,训练职员如何保障他们自身和图书馆资料的安全,如何正确处理 图书馆资料, 如何最有效地向用户传授这方面的知识;

应起草一个有关资料展览的政策,保证展品无论是在本馆展览还是被借往其他 机构展览时不受到损害.馆员和保存人员应该就哪些项目适合参展问题达成一致. 展品参览的安全,适合的环境条件等必须得到保证;

保存人员和对藏品负责的有关人员不管是何种级别,都应该具备一定的科技知识, 对藏品的历史,文献的内容等有所了解,以便更好地了解保存工作中出现的问题. 各级图书馆人员和图书馆专业的学生应该懂得在图书馆的职责和政策内保存问题的 重要性. 从何处开始? 制定保存政策的一部分步骤是确定该图书馆在何种程度上获得和保存资料.在 选择何种资料进行存取和保存问题上还没有一个总的指导原则,对此,不同的图书 馆有不同的政策.然而,在保存资料问题上,国家和地区级的图书馆应该进行合作, 共同承担责任. 为了能够保护好这些资料,图书馆必须忠实地全面评估该机构各方面的条件, 藏品现状及它们的保存要求等. 而且, 在预算和资源有限的情况下保护和处理藏品, 很重要的一点是必须在清楚和理性的基础上作决定.评估活动必须在内部开展,由 图书馆或一些独立的咨询机构进行.由后者进行的话开销较大,会占用图书馆人员 的许多时间.不管怎样,最后的评估结果必须是对事实的完全的揭露.如果评估由 内部开展,那么可能不需要太多花销,但结果很容易受到内部影响.不幸的是,通 常接受一个外机构的建议比接受来自本机构内部的建议来的容易.进行这样一项事 业需要所有部门的合作和共同努力,需要大部分领导的认可.一份没有权威的评估 结果很有可能不见成效.最后的报告很明显对调查的成功至关重要.它必须明确藏 品所面临的风险和在建议中忠实于实际情况. 如何开始? 在对机构和藏品状态开始调查以前,必须在头脑中明确调查的目标是什么.有5关政策的细节,运作和执行程序可以在成文中发现,但是大多数资源只有通过对图 书馆职员的采访和一些观察来获得,比如说观察图书馆职员和用户如何保护和处理 资料,建筑物和收藏面临风险的评估和调查等. 确定图书馆收藏或特殊藏品所面临的重大或直接威胁应成为首要关注目标,这 些威胁根据机构的不同而不同,从更新烟火检测系统,到建立综合的有害物治理计 划,再到把重要的照片收藏转移到一个环境更稳定的区域,不同的机构有不同的对 策.调查是帮助制定和发展图书馆保存政策的一个最基本工具.然而,调查应该是 全面的,但也不必面面俱到.调查的结果有可能是收集到大量信息却为归类和分析 给出了难题.简短的问题和回答是成功调查的关键所在.构成评估基础的四项调查 的目的总结如下,在接下来的章节中将提供策划调查时所需的更多的信息. 建筑物:确认该机构地点有无可能带来安全或环境威胁,描述建筑物的历史和 用途,弄清建筑物内外结构. 灾难应急准备及反应:描述建筑物和藏品面临的潜在的人为风险或者是自然风 险,检查当前的预警机制,检查灾难应急准备及反应计划. 环境:报告采取了何种环境措施保存藏品,该措施的优缺点,谁对此负责 藏品:弄清藏品当前状态,发现潜在问题.对藏品类型和质量的描述将有助于 全面了解该图书馆藏品的全貌(例子:照片