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资料小册子 税务局是否接受 以电子格式保存的 业务纪录作为税务纪录 香港特别行政区 税务局

1 引言《电子交易条例》实施后,税务局收到不少查询,希望知道税务局是否接受以电子格式保存的业务纪录作为税务纪录.

本说明书特意澄清纳税人在这方面的疑问. 备存业务纪录规定 2. 《税务条例》第51C 条规定每名在香港经营某行业、 专业或业务的人,须就其入息及开支以英文或中文备存足够 的纪录,以便该行业、专业或业务的应评税利润能易于确定, 并须在该纪录所关乎的交易完结后,将该纪录保存为期最少

7 年.税务局出版的《保存业务纪录须知》(《须知》)详细 解说了所须保存纪录的性质. 税务局是否接受以电子格式保存的业务纪录? 3. 《 须知》明文指出,电脑保存的业务纪录是可以接受的,但仍须保存原本文件如支票存根、发票、银行存款单及 银行月结单等,以证明纳税人的收入和支出. 4. 有纳税人询问过税务局,是否允许他们,特别是须要备存大量原本文件的纳税人,以其它形式保存原本文件,例 如把这些文件扫描,并存到唯读光碟或唯读型数码多功能光 碟.为澄清纳税人的疑问,本局现表明,可以接受纳税人把 原本文件的图像保存在唯读光碟或唯读型数码多功能光碟中,而不把原本文件本身保存. 5. 根据《电子交易条例》第8条,如有任何法律规则订 明,某些资讯须予保留(不论是否以书面形式),皆可用电子 纪录形式保留,若C

2 (a) 包含于电子纪录内的资讯仍然可供日后参阅之用;

(b) 该电子纪录以原来产生、发出或接收时的规格保留,或者以另一种规格保留,但必须具有可准确表达原来产生、发出或接收的资讯的显示能力;

以及 (c) 保留了如何找出电子纪录的来源、接收终点、发出或接收日期及发出或接收时间的相关资讯. 6. 税务局接纳以电子格式储存的帐簿及原本文件,但必须符合上文第

5 段所列的规定.有关实用指引方面,税务局 建议在保存原本文件的电子纪录时,应作出以下适当的安排: (a) 为有关文件建立电子纪录时,应有可靠程序,保证有关资料完整无缺.换言之,除了新增的任何签注或在一般通讯、储存或显示过程中引致的任何改变外,应维持有关资料完整不变.一般来说,适当地扫描有关文件并储存在唯读光碟或唯读型数码多功能光碟内便可做到;

(b) 该电子纪录方式储存的文件的资料,必须能以可读格式显示;

(c) 电子纪录及所有载于其内的电子记录在提供、送达及出示时,必须采用《电子交易条例》所指明的其中一种档案格式标准.有关可采用的档案格式,请浏览税务局网页内的提交电子资料. 这样可确保储存的纪录能够显示出来,供税务局查阅;

以及 (d) 有关扫描原来文件并制成电子纪录、储存电子纪录和销毁原来文件的事宜,应由纳税人公司内一名可负责3的人士进行或监督.这是确保原来文件在销毁前,均已妥为扫描并转换成电子格式,而制成的电子纪录亦在妥善的监管下保存. 7. 若原本文件是以电子格式产生,本身已经是电子纪录, 则无须转换成纸张格式,再扫描在唯读光碟或唯读型数码多 功能光碟内.这些纪录可直接储存在唯读光碟或唯读型数码 多功能光碟内. 要事先申请吗? 8. 纳税人如要把业务纪录转换成电子纪录,事前无须向税务局申请,但须遵照上文提及的安排. 更多资料 9. 如欲向税务局索取《税务条例》保存纪录种种规定的更多资料, 可致电