PDF《档案管理系统》

档案管理系统 使用说明书档案馆 二一四年十月 目录

一、浏览器设置

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二、系统登录

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三、档案信息著录

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四、电子文件上传

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五、打印相关表格

13 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

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一、浏览器设置 1.

设置浏览器兼容模式.中国石油大学(华东)档案管理系统推 荐使用

360 或IE 浏览器,二者均需要开启兼容模式,设置方法如图

1 和图

2 所示. 图1360 浏览器兼容模式设置方法 图2IE 浏览器兼容模式设置方法 2.设置安全站点.将系统地址 http://121.251.255.15/添加到 浏览器安全站点(只在 IE 浏览器添加即可) ,设置方法如图 3. 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

2 图3IE 浏览器受信任站点添加方法

二、系统登录 1.进入系统.在学校档案馆主页(http://dag.upc.edu.cn/)点击"常用系统"下"管理系统"(图4) ,或者直接在浏览器输入: http://121.251.255.15/login.asp?target=file,进入系统登录界 面(图5) . 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

3 图4档案馆主页"管理系统"入口 图5系统登录界面 2.用户登录.输入用户名和密码,点击"开始"按钮,登陆成功 后,点击"档案管理"进入"档案信息管理"界面(图6) ,该界面 列出用户所有被授权操作的档案门类,分"部门临时库"和"馆藏档 案"两大类,在前者进行归档信息著录,后者可查看往年归档内容. 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

4 图6档案信息管理界面

三、档案信息著录 1.选择表格.档案信息著录统一在"部门临时库"下对应档案门 类进行,点击相应门类,如"党群" ,进入案卷和文件显示界面(图7) : 图7案卷和文件显示界面 2. 添加案卷信息. 在案卷与文件显示界面, 点击击右上角的 "添 加案卷" ,进入案卷信息录入界面(图8) : 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

5 图8案卷信息录入界面 案卷著录信息说明如下: 一级目录:档案形成年度,如:2014 二级目录:档案分类目录,如:DQ

11、XZ

11、JX

11、JX16 三级目录:文书类、财会类为单位名称(如:党委办公室、财务 处) ,论文为各学院代码(如:地球科学与技术学院 12) 档号:归档材料档号,如2014-DQ11,2014-JX161211 序号:阿拉伯数字,每卷一个序号,如

1、

2、

3、4……(连续输 入时系统会自动递增) 保管期限:参照《归档范围和保管期限表》选择对应保管期限, 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

6 分永久、30 年、10 年 密级:均选择内部 题名:案卷拟定题名,如:学校"十三五"规划及二一六年工 作要点,案卷题名中数字不能出现阿拉伯数字 责任者:文件形成单位,涉及多个单位时,填写一个即可 页数:按打码总页数填写,文件材料打码要求:归档材料有文字 或其他内容部分按顺序打码,无内容部分不打码 起止时间: 案卷内所有文件中最早形成日期至最晚形成日期, 如: 2014.03.07-2014.12.12 归档单位:本单位全称,如:地球科学与技术学院 载体:无特殊情况均为纸质 输入员:各单位兼职档案员 移交人:各单位兼职档案员 案卷信息录入完成后,点击"添加"按钮,可继续添加. 3.添加文件信息.在案卷与文件显示界面,点击右上角"添加文 件" ,进入"文件信息录入界面" (图9) : 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书