PDF《档案管理系统》

7 图9文件信息录入界面 文件著录信息说明入下: 一级目录、二级目录、三级目录、档号同所属案卷一致 序号:自动生成,卷内文件依次为:1.

0001、1.0002……(小数 点前面的

1 代表该文件属于序号为

1 的案卷.0001 代表文件编号) 保管期限:参照《归档范围和保管期限表》选择对应保管期限, 分永久、30 年、10 年 密级:均选择内部 题名:严格按照文件名称填写 责任者:文件形成单位,个人材料填写个人姓名 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

8 页数:文件首页打码页数 时间:文件形成时间,格式:2014.01.01 归档单位:本单位全称,如:地球科学与技术学院 载体:无特殊情况均为纸质 输入员:各单位兼职档案员 移交人:各单位兼职档案员 文件信息输入完后点击"添加"按钮,若有多份电子文件,可继 续添加,文件序号自动增长.

四、电子文件上传 所有案卷和文件信息著录完成后,可进行电子文档(全文) 、图 像和多媒体文件的上传, 上传操作需在 "档案文件信息管理界面" (图10)完成,具体如下: 图10 档案文件信息管理界面 1.上传电子文档.点击对应文件信息的全文按钮,进入全文管理 界面(图11) . 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

9 图11 全文管理界面 电子文档可单个上传也可批量上传. 单个上传:点击图

11 中"浏览"按钮,选择需上传的电子文件 (文档类格式以 WORD PDF 为宜,表格类以 EXCEl 为宜) ,上传方式选 择"上传整个文件",提取全文三种类型适用情况如下: "不提取全 文"适用于只上传电子文件,不提取文件内容时选择;

"将附件内容 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

10 追加到全文"适用有多份文件上传时选择;

"用附件内容替换全文" 适用于文档上传有误需要重新上传时选择. 批量上传:点击"电子文件上传按钮",进入"电子文件批量高 速上传界面"(图12) ,先选择文件所在目录,再选择需上传的文件 (按住 CTRL 或SHIFT 可多选) ,选中后点击上传按钮,提取全文方式 和单个文件上传方式一致,视情况选择. 图12 电子文件批量高速上传界面 提示:文档上传后,Word 文档需在系统进行 PDF 转换,Excel 文档无需转换.转换方式,点击电子文件列表中"转换"图标,如图 13. 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

11 图13 电子文件转换界面 2.上传图像.点击对应文件信息的"图像"按钮,进入"文件、 案卷相关图像"界面(图14) ,图像可一次选择多个上传也可批量上 传,方式和文档上传方式一致. 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

12 图14 文件、案卷相关图像界面 3.上传媒体.点击对应文件信息的"媒体"按钮,进入"文件、案 卷相关视频音频"界面(图15) ,可进行音视频资源的上传,上传方 式也分为批量上传和单个上传,方式与文档上传方式一致. 中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书

13 图15 文件、案卷相关音视频界面

五、打印相关表格 案卷和文件信息著录完成,电子文档等上传完毕后,档案材料在 移交档案馆之前需打印移交目录 (两份) 、 卷内文件目录 (每卷一份) 、 卷内备考表(每卷一份,需移交人员和部门分管领导签字) ,打印方 式如下:在"档案文件管理"界面(图16)选择"打印当前" ,进入 目录打印界面 (图17) 选择需打印的类型, 进入打印界面 (图18-20) 右键, 点击"打印预览", 显示正常打印即可 (如不能正常生成目录, 将图