PDF《壹基金行政管理制度》

13)做到上传下达、信息畅通、各尽其职、履行工作职责;

14)对团队或上司形成的决策或指令要执行,有保留意见的,可及时反映以作调 整,切勿消极应对,影响工作. 15)使用办公设施、用具后及时放回原位;

16)勿在非吸烟场所吸烟;

1.3.2 值得关注及避免的 1) 大声喧哗,影响他人正常工作;

2) 工作时间擅离工作岗位或进入与工作无关场所,影响工作;

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28 3) 工作时间做与工作无关的事情:浏览、阅读与工作无关的网站、书刊报纸;

4) 因工作离开办公位时, 未能事前向同事或上司交待工作事宜,保持工作的联络 及衔接;

5) 因公外出办事未能保持与公司的正常工作联系;

6) 言行失检、态度傲慢、经劝导仍不服从工作分配或不配合工作;

7) 违反工作规例、使机构蒙受经济损失或造成安全事故;

8) 接洽员工、客户办理事宜不论是否对口,切勿说 不清楚 不知道 ,要认真 倾听、快速反应,并为其提供准确联络人、电话,或及时准确转达信息;

9) 工作时间,不打非业务电话,接非业务电话时尽量缩短通话时间(尽量

5 分钟 内) ,不影响工作;

2. 办公用品管理 2.1 发放 综合管理部或各办事处行政人员为每一位新入职的员工在入职当天提供一套日常办公 用品,个人电脑等,员工应妥善保管、爱护使用;

日常办公用品的领用由综合管理部或各办行政人员定期配发. 2.2 标准 综合管理部按日常常用、必要的办公用品类别,制定常规办公用品目录,由综合管理 部或各办事处行政人员遵照采购流程统一购入,以供各部门参照定期申请领用, 详见《常规办公用品目录》 . 2.3 申领 各部门由本部门指定人员定期(如每月)汇集办公用品需求,向综合管理部或办事处 行政人员申领,由其统一购入发放. 2.4 循环使用 遵循环保节约的原则,办公文具、用品选购可循环利用、补充耗材等的物件(如 可替换笔芯的书写笔) ,员工应配合使用. 2.5 回收 员工离职时,应将指定需回收的办公用具、个人电脑等保持完好的使用状况,归还综 合管理部或办事处行政人员处. 3. 办公电器管理 因业务需要的数码相机、投影仪、冰箱、微波炉、碎纸机等,属常用办公公用电 器. 3.1 管理部门 综合管理部或各办事处行政人员负责统筹管理,包括资源调配、申购、维修跟进 等. 3.2 配置原则 3.2.1 依据实际业务需求及资源善用进行调配或选购,避免盲目或重复购买;

3.2.2 综合管理部有权对闲置电器进行调配或回收集中管理. 3.3 申购程序 3.3.1 需求部门向综合管理部提交经本部门审批 《办公电器申购表》 (参见附件) . 3.3.2 综合管理部或各办事处行政人员部依据该《办公电器申购表》 ,协调现有 的资源在各部门间的调配利用, 如无法满足实际需要, 则依据公司采购流程购 入;

3.3.3 电器购入后, 由综合管理部完成在册登记后送达需求部门. 相关电器的 《使 壹基金行政管理制度 V.试行版 Page

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28 用说明》均由所属部门保管, 《保修卡》由综合管理部保管;

3.3.4 部门间如需调拨利用,移出及接收部门应及时填写《办公电器转移单》 , 并递交综合管理部存档. 3.4 使用管理 3.4.1 使用-同事应掌握该电器的正确使用方法,部门由指定人员对所属电器 进行日常管理,包括:妥善保管、正确使用、日常维护等. 3.4.2 维修-电器如出现故障或损坏等,须立即通知综合管理部或行政人中跟 进处理, 由其联络维修商诊断后, 与使用部门评估是否需进一步维修或报废. 如应错误操作而导致电器损坏或因个人原因导致电器丢失, 则由该员工承担 该电器的维修或重购费用. 3.4.3 报废-电器维修频率过高,且影响业务正常运作,建议报废重购;