PDF《壹基金行政管理制度》

累计 维修费用接近电器购入价的 80%或单次维修费用超出电器购入价的 50%,且 已过保修期,建议报废重购. 3.5 物品在册管理 综合管理部依据各部门申报的新购、报废、维修等信息,进行该类电器在册管理明 细的实时更新. 3.6 盘点 综合管理部根据《办公电器汇总明细》 ,召集各部门每年盘点一次,以掌握实际使用情 况. 3.7 报废处理 办公电器报废处理程序可参照机构固定资产报废处理程序. 4. 办公环保节能管理 4.1 倡导 地球只有一个 ,为确保人类生存环境的可持续发展,降低耗能,共同为保护地球 尽一份力,壹基金倡议:办公场所环保节能降耗,从每一位员工做起. 4.2 节能降耗 4.2.1 下班后关闭所有办公设备的电源,如电脑、复印机、打印机、饮水 机、碎纸机等,减少待机能耗;

合理利用设备的待机省电模式;

4.2.2 办公室充分利用自然光照明,下班后关闭办公场所全部照明灯,杜绝 白昼灯 、 长明灯 ;

4.2.3 会议室、接待室等在使用时才开启照明灯或空调,使用完毕后,及 时关闭照明灯、空调及会议用设备;

4.2.4 减少使用一次性餐具、文具、纸杯等;

4.2.5 尽量使用电子文档和多媒体设备. 4.3 无纸办公策略 4.3.1 用电子备忘录和员工通讯录替代印刷版本;

4.3.2 通过电脑发送和接受传真;

4.3.3 重新利用单面打印过的纸张起草文件、做便签和内部备忘录. 壹基金行政管理制度 V.试行版 Page

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28 4.4 节能降耗 4.4.1 发送公司年度报告和其它材料的电子版;

4.4.2 通过调整页面格式,尽可能实现双面打印;

4.4.3 在必须打印文档时,通过调整字体、边距和间距是一张标准纸张上 能容纳更多文本,删除文件末尾多余页,实现版面利用最大化;

4.5 复印机和打印机 4.5.1 减少纸张打印,纸张正反面、黑白打印/复印;

4.5.2 将复印机和打印机设置为默认双面打印;

4.5.3 使用单面的废纸打印非正式文稿;

4.5.4 确保纸张保存在干燥环境以防止纸张破损影响打印效果;

4.5.5 购买/租用新的打印和复印设备时,确保它具有双面印制功能. 4.5.6 将打印机和复印机设置成不打印封面页. 4.6 信件 4.6.1 当需要回复时,使用同一信封(可以寄、回两次使用);

4.6.2 外寄邮件可减轻信件重量,可以节省邮资;

4.6.3 用来信的信封回复,以新的地址条覆盖原有信息;

4.6.4 内部办公信封可以多次再利用. 4.

7 其他 4.7.1 使用环保纸,如:再生纸或单面纸;

4.7.2 节约使用办公用品;

4.7.3 节约用水,如:及时关闭水龙头、合理利用便池的大小水按键等;

4.7.4 洗手后请尽量使用烘手机或手帕;

5. 采购管理 5.

1 目的 采购应以合理价格,确保质量、交货期,采购所需的各类物品,并与供应商建立 稳固、良好的合作关系,以期降低采购成本并满足各部门的需求. 5.

2 采购物品范围 5.2.1 综合管理部采购范围为:办公用品、办公电器、消耗品、电脑及相 关配件、外包服务、及机构相关部门指定购买的物品或外包服务;

5.2.2 综合管理部负责联络所采购物品的售后服务. 5.

3 采购目标 5.3.1 确定所需物品的品质、数量及交货期;

5.3.2 取得最合理的价格;

5.

4 采购要求 5.4.1 严格甄选采购供应商,除定期实地考察、 评估外,还需考核厂商价格波 动、报价时限、结算方式以及双方交易额度累积状况等,包括供应商的 技术性、专业性、以及稳定性等;