PDF《维护一个干净的》

维护一个干净的 CRM 数据库 ? 目录

3 ? 你的CRM数据库有多混乱? ? 管理重复的记录

4 在记录创建之前就消灭重复 合并重复的记录

4 ? 验证CRM数据

6 7 记录自动提交,手动审批 数据验证作为业务流程的一部分

8 ? 定制字段

9 重要销售信息设置为必填 为字段设置最大字符数限制

9 10? ? 维护一个样式表 ? 职位安全设置

10 你的CRM数据库有多混乱? 在运行CRM系统时,最具挑战性的任务之一是确保数据的准确性和有效性.

一组糟糕的数据会 让公司付出更多的代价 - 企业活动被放慢了,企业会得到不准确的报表分析,当有更重要的活动 需要处理时,不得不去手动验证每个记录的细节. 假设你需要给某个客户打一个跟进电话,结果却发现你团队中的另一个成员已经联系过该客户 了.这就有点尴尬啦,但是问题出在哪里了呢?在交叉核对之后发现,对于之前给客户打电话 的事情,在系统里面没有记录.进一步的调查发现,你名下的这个联系人有一个完全相同的副 本记录,而这个记录却分配给了另一个销售代表!不准确或不完整的CRM数据会阻碍销售和市 场的行为.你的很多联系人可能已经变更了他们的电话号码,邮箱地址,甚至是他们的公司, 导致了CRM系统中过时的和不完整的数据记录. 不只是重复,你可能还会遇到管理数据有效性和一致性的挑战.例如,基于企业政策,只允许 销售人员给客户提供最多20%的产品折扣.但是有些销售代表却没有意识到这一点,或者他们对 这一政策不太在意,从而为他们的其中一些交易提供了更高的折扣.如果发生这种情况,您必 须手动处理这些异常并让业务按照正确的规则顺利执行.这是很耗费时间的,而且完全没有必 要.另外,你不希望在错误发生很久之后才发现.如果这些错误被忽略了,那么你的销售报表 就可能是有缺陷的,从而导致更大的问题. 因此,在你的销售数据库中,维护一个干净、有序、有效的数据集并定期更新是非常有必要 的.继续阅读本文,学习一些有效的方法,可以在Zoho CRM中轻松做到这一点. 管理重复记录 验证CRM数据 定制字段 维护一个样式表? 职位安全设置 即使创建了唯一字段并且多次检查数据,可能仍然避免不了CRM系统中会存在重复的记录,这 时候就可以使用Zoho CRM的查重工具来合并它们. 执行重复检查时,CRM会自动合并那些完全相同的记录.如果出现冲突,必须选择一条作为主 记录,而其它副本都将会合并到选定的主记录中. 管理重复记录 Zoho CRM为记录重复问题提供了被动和主动的解决方案. 在记录创建之前就消灭重复: 通过将某一字段标记为 唯一字段 ,可以避免创建重复记录.这是一种保持干净数据库的主 动方法.举个例子,假设将电话号码标记为线索模块的唯一字段,如果在创建新线索时输入的 电话号码与某个已有线索记录的电话号码一样,那么CRM就会提示有重复记录. 要设置某个字段为唯一字段,只需要在该字段的属性设置中选中 不允许重复值 选项. 合并重复记录: 示例: 一个名叫张三的联系人被重复记录了三次,如果三个记录的所有字段值都相同,那么CRM将自 动合并这些记录. 但是,如果名叫张三的联系人副本有不同的电话号码,那么就会存在一个冲突.需要确定哪一 条是张三的主记录.可以确认一下张三最新的电话号码,并将包含此电话号码的记录作为主记 录,而其它所有副本都将被合并到这个主记录中. 除了删除重复的工具之外,Zoho CRM还提供了一个查找和合并重复记录的功能. 如果你已经明确知道哪个模块中的哪个记录存在重复,而想要将它们合并,这时候就可以使用 查找与合并重复记录选项.例如:你知道名叫李四的联系人有重复的记录,并且想合并这些重 复的记录.可以直接进入李四的记录详情页面,点击查找与合并重复记录选项.可以手动选择 记录,设置主记录并合并副本. 下面是 查找与合并重复记录 和 删除重复记录 之间的区别: 查找与合并重复记录 何时使用: 如果想要查找某个特定记录的副本,使用 这个功能是非常理想的. 示例:你明确知道名为 张三 的线索存 在重复记录,希望快速找到这些重复记录 并合并. 删除重复记录 何时使用: 不确定系统中是否有重复记录,希望CRM 能够基于某些特定的字段运行重复检查, 那么使用这个功能是比较合适的.可以在 CRM中定期运行这个工具,这样就可以避 免模块中存在重复记录. 示例: 基于邮箱字段,在线索模块中每月 执行一次重复记录检查. 如何操作: 转到特定记录的详情页面,点击 查找/ 合并重复记录 选项. 这将获取该记录的重复条目. 如何操作: 转到所需的模块,从模块列表视图中点 击 删除重复记录 工具.然后选择用来 搜索记录副本的字段条件. 示例: 在线索模块使用删除重复工具,并基于邮 箱和公司名查找副本,CRM将搜索所有邮 箱和公司名相同的重复记录. 如果CRM系统发现这些记录是完全相同的副本记录,CRM将自动合并这些记录. 在发生冲突的情况下,必须手动解决冲突,以帮助CRM系统确定哪些记录作为主记 录,并将其它副本合并到所选的主记录. (*) 冲突示例: 假设两条线索有相同的名称、公司名,但是有不同的电话号码.在这种情况下,就必须手 动解决电话号码冲突的问题. 验证CRM数据 除了清理重复的内容,还需要未雨绸缪,确保不要在一开始就让CRM系统累积重复、冗余的信 息.这意味着需要找到方法来有效验证进入CRM系统的数据. Zoho CRM提供了确保数据有效性的功能.这涉及到很多不同的方面,比如设置访问权限,比如 自动提交记录但手动审批记录. 查找与合并重复记录 删除重复记录 15% - 折扣 等待经理审批 15% 折扣 - 已批准 记录自动提交,手动审批 作为一名销售经理,没有时间去手动查看和验证CRM系统里的每一条信息.但是,至少需要了 解一些非常重要的细节,比如产品折扣百分比.例如,当某个销售人员输入了一个不合理的产 品折扣时,你需要立即得到通知. Zoho CRM提供了一个解决上述问题的解决方案.在这个需求中,销售团队的任何成员创建的 记录在满足特定条件的时候,都需要自动提交给上级审批. 示例:假设销售人员在某个商机交易中提供了大于25%的折扣,那么记录就会立即被锁定,而 系统会自动通知给你.当记录被 锁定 时,意味着它不能参与任何CRM操作,直到被批准. 一旦相关人员查看并 批准 了这笔交易,它就会重新回到可编辑的状态.还可以设置在记录 被批准或被拒绝的情况下自动执行一些操作 - 比如发送电子邮件、执行字段更新、触发webhook 和自定义函数. 因此,这是一种可以让你及时了解敏感数据进入CRM系统的方法之一.而你只需要简单地配置 工作审批流程,设定适当的审批条件.接下来,满足条件的记录就可以自动提交给相关的人员 去审批了. 阶段