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说明书 保存业务纪录须知 香港税务局 保存业务纪录须知 本说明书是介绍香港税务条例在保存业务纪录方面的规 定,以供参考之用.

此说明书并非?份法律文件,其用意 是作为有关法例的指引.故此,只可以概述保存业务纪录 的事宜.如要获得进?步资料,请参阅有关法例或向本局 查询. 税务局局长欧阳富 1995年8月 目录 第?部分 - ?般事项 引言

1 为何要保存纪录

1 保存纪录的?些概念

1 保留你的纪录

2 所有业务必须保存的纪录

2 附加纪录 - 从事货物买卖的业务

3 附加纪录 - 提供服务的业务

3 怎样保存你的纪录

4 - 用文件记存方法

4 - 用电脑记存方法

4 第?部分 - 银行纪录 银行帐户

5 支票簿

5 银行存款

5 银行结单

5 现金簿

6 第?部分 - 收入纪录 收银机纸带

7 收

7 销货发票

8 其他记录现金销售的方法

8 - 现金销货交易纪录

8 - 计算系统

8 - 附有纸带的计算机

9 提货作私?用途

9 退货

9 第?部分 - 购货及开支纪录 记录购货

10 现金购货

10 获发的收

10 信用咭购货

11 发票

11 记录业务开支

11 记录簿

12 日记帐

12 零用金制度

12 第五部分 - 保存有关你的资产纪录 购买资产

13 固定资产登记簿

14 第六部分 - 现金收支 记录所有收支款项的需要

15 第七部分 - 期末结算 盘点

16 甚麽是营业存货?

16 营业存货估价

16 债务?和债权?清单

17 折旧

17 第?部分 - ?般事项 引言 本说明书主旨是为协助小型业务拟备及保存纪录.有关指引会解释根拔裉 例最低限度须保存的纪录.详阅这些指引后,你会对须保存的纪录的性质更为 清楚,以便履行保存纪录的责任,及准确?知道你的财务状况. 业务纪录是很重要的 - 对你及税务局均有帮助.如果在详阅本说明书对如何 保存你的业务纪录有任何疑问,请向你的会计师或财务顾问徵询意见. 为何要保存纪录 税务条例规定你必须保存足够的纪录 (英文或?文) ,以确定你的应评税利润. 所有纪录须由交易日期起计保留 7年.未能保存足够的纪录即属违法,最高可 被罚款 100,000元. 此外,亦有很多其他很好的理由,须要保存准确的业务纪录,这些理由包括: z 准确的纪录有助你拟定财务计划及作出决策,使你对业务控制得更好 z 助你营造更专业的形像,方便你与银行交易 z 适当的纪录有助你提交准确的利得税报税表 z 在税务局审核你的业务时,如果你已备存所需的纪录,在这方面要付出 的费用可以减轻 z 在依例确实申报方面的费用较少 z 及早揭发在业务?的损失及失窃情形 z 在业务的整体控制方面,有较大的能力 保存纪录的?些概念 必须保存的业务纪录,包括用以记录你业务往来的文件,或其他能确保你的业 务往来能透过会计制度以追查及核实的文件.这些文件包括发票、收⑹找 机纸带、银行纪录及支票存根.要保存良好的纪录有赖妥善的簿记方式.有效 的簿记方式於长远来说可节省你的时间和金钱. ?列是?些有助你改善簿记效率的提示:

1 z 将处理簿记作为你日常公事的?部分.?旦成为惯例后,你便能更加快 捷?处理你的帐目. z 你的簿记资料应每?处理 z 有系统?保存你的帐簿 - 能快捷?取得所需资料,可以令你工作更有效 率z寻找改善簿记的方法 z 不要将工作留待最后?刻才处理 保留你的纪录 请勿忘记,你花了许多时间和精神去拟备的业务纪录,必须由有关交易日期起 计保留最少 7年.就算你结束营业,你仍有责任继续保留有关的纪录,直至

7 年期限届满为止. 假如你於较早的课税年度所蒙受的亏损已为近年赚得的利润所抵销,你最好仍 然保留该些年度的纪录,直至亏损全数抵销的年度完结后的 7年为止. 所有业务必须保存的纪录 你必须保存足够的纪录,以便确定你的业务的应评税利润.为证实计算无误, 你的业务纪录必须包括 - z 记录收款及付款或收入及开支的帐簿 z 核实帐簿?各项记录所需的基本文件,例如凭单、银行结单、发票、收 捌渌泄氐奈募 z 有关你业务的资产及负债纪录 z 你的行业、专业或业务每日的收款及付款纪录,以及有关的证明资料. 你亦须於每年年底就有关你业务的?切资产及负债,拟备纪录,包括: z 债务?和债权?清单 z 盘点资料

2 附加纪录 - 从事货物买卖的业务 除了所有业务必须保存的纪录外,如你的业务是从事货物买卖的话,你必须保 存有关购货及销货的纪录,其?包括所有购货及销货的详细资料.有关的发票 副本必须详列货物及买卖双方的资料,以便税务局局长能核实: z 货物的数量和价值 z 卖买双方的身分 在大部分情况?,与交易有关而发出的购货及销货发票,均能符合这项规定. 不过,如有关资料没有详列於发票?或不甚清楚的话,你可於发票?加?额外 的资料,以澄清任何不明确的?方. 如你是经营传统以现金进行交易的零售业务,可能会在遵守这项规定时,遇到 实际的困难,特别是有关记录所有购货者的身分方面.因此,本局对从事通常 以现金进行交易的零售行业、专业及业务有宽免安排.他们毋须保存所有出售 货物的指定详细纪录.不过,如这宽免安排适用於你的话,你仍须保存购货的 详细纪录,并记录在业务方面每日所有的收款及付款的详细资料. 於会计年度结束时,将存货的正确价值载入你的帐目?,对决定该年度的正确 利润是非常重要.你必须於会计年度结束时,拟备及保存列明数量及价值的存 货表(连同为拟备存货表所作的盘点存货纪录). 附加纪录 - 提供服务的业务 凡涉及提供服务的行业、专业及业务,必须备存所有有关服务的详尽资料纪 录,以便税务局局长核实该业务每日所记录的收入和开支款项.如你是提供服 务的话,你必须保存所有提供服务的纪录.所收取的服务费及成本需能透过你 的帐簿及收支帐得以追查.

3 怎样保存你的纪录 z 用文件记存方法 用文件记存的方法,简单来说是指保存你所有销货及购货的发票,以及你所有 的支票存根、银行存款单及银行结单.这些文件会作为你现金簿记项的基准. 当你使用文件记存的簿记方式时,必须确保以清楚及有条理的方法保存所有的 纪录. z 用电脑记存方法 另?个保存纪录的方法是利用电脑.按照你业务的种类及规模使用电脑,可简 化及改善你在保存纪录方面的工作.使用电脑去保存纪录的好处包括: ? 大部份的电脑会计程式均能提供业务运作的最新情况,有助你计划及预 测未来的情况 ? 电脑可改善所保存的纪录的准确性,并使你於日后有需要时,能更快取 得已记录的资料 ? 利用电脑储存资料的话,可轻易?更新经常会更改的项目清单(例如固 定资产的纪录) ? 税务局所需的资料可由电脑提供(当然有关资料必须在输入时已是正确) ? 如税务局决定审核你的纪录,使用电脑储存的资料会简易得多.审核的 工作可更快完成,从而减低对你业务构成的不便. 就算你利用电脑保存纪录,你仍须保存原本文件,例如:支票存根、发票、银 行存款单及银行结单,以证明你的收入及开支. 你必须确保所有储存於电脑?的资料有后备版本.即是指将资料复印入磁碟 内,或定时将重要的资料用文件方式印出来.这些副本必须小心存放.倘若你 的系统操作失灵的话,将所有纪录储存於电脑?而没有作适当的后备措施,可 能会引至严重的后果.

4 第?部分 - 银行纪录 银行帐户 业务用及私?用之银行户口应该分开.使用业务的注册名称或业务的经营名称 开设银行帐户,能清楚显示这是公司户口.如你没有开设独立的银行帐户,便 须将存入业务的私?款项、及从户口提取作私?用途的款项,分别记录於你的 现金簿?. 你应定期将所有从业务得到的收入存入你业务用的银行户口.以支票支付所有 购货及开支的款项,使每项付款都能在你的银行结单?列出,成为永久纪录. 支票簿 大部分业务均以支票缴付其开支.支票簿如使用正确的话,能提供付款的纪 录,有助管理你的现金流动.你的支票存根或付款凭单必须记录: z 付款日期 z 收款?姓名 z 有关购货或获取服务的开支或结帐的详细资料 z 支票的款额 你应将用完的支票簿存放妥当,以供日后需要翻查有关资料时参考. 银行存款 很多银行存款单均附有?张碳纸副本.当银行利用机器打印后,该副本便成为 客户存款的收.由於这些存款单有助核对你的银行结单,故应予保存. 银行结单 银行结单是你与银行往来的纪录.结单?所记录的项目可能与你现金簿?的记 项不?致,原因是直接扣款、银行收费及利息可能已从你的户口扣除了.你在 收到银行结单时,才会知道这些收费的款额. 比较现金簿与银行结单的记录项目,以及调整有关的差额,称为银行对帐.

5 银行结单是你保存帐目的重要?环,故必须按日期先后妥善保存.小心不要遗 失这些结单,因为银行向你提供有关的副本时可能要徵收费用. 现金簿 这是?本你须记录业务?所有现金往来的帐簿.这是任何业务最低限度要具备 的簿记制度.?列是?些解释为何你须拟备现金簿的重要原因: z 现金簿记录所有现金或支票的收款及付款 z 可帮助你掌握现金流动的情况 - 即是:存入业务的款额及支出的款额 z 帮助你核对银行结单是否正确 z 了解你所收的款项从何而来,以及开支的用途 z 使你更易於拟备利得税报税表,节省你的金钱 ........