PPT《建设项目档案管理实务》

3、统一制度,规范管理 项目建设单位(业主、法人)要制定要项目档案管理的相关规定、办法、标准和制度等,并印发到各参建单位贯彻执行 (如项目档案资料管理办法、竣工文件编制规定、项目档案分类方案、项目文件归档范围及保管期限表、项目档案整理操作规程、竣工档案验收办法、档案库房管理制度、档案利用制度、档案保密制度等)

4、申报登记,接受监督 根据1997年8月19日国家档案局颁布施行《国家重点建设项目档案管理登记办法》的规定,国家重点建设项目要做好申报登记.

(二)设计单位文件的质量监控

1、设计单位明确设计任务后,应明确形成文件的质量要求,保证每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名.

2、规范设计变更文件的编制和传送.

3、设计文件要按专业、文号顺序进行积累.

4、设计任务完成后,需向建设单位移交经规范整理的全套档案(含电子件),并详列项目全部的技术文件、变更文件、图纸勘误表目录.

(三)监理单位文件的质量监控

1、明确职责,根据《建设法》和监理制度的规定,负责 三控制、两管理、一协调 即对工程质量、工期和投资控制;

合同和信息管理;

协调各方关系.检查、审核参建各方项目档案的完整、准确和系统.

2、向法人提交工程监理档案材料.一是参与招标时,协助法人明确文件归档条款;

二是在设计阶段监理时,对设计文件、图纸进行检查、归档验收;

三是施工阶段监理时,对施工单位项目文件形成积累监控;

对来自法人、设计和施工单位的文件进行完整、准确和系统进行审核.

(四)施工单位文件的质量监控 施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实貌和质量的主要依据,数量比重最大,是项目档案的主要组成部分.控制手段:一是以公文形式的文件,要注意统一文号;

二是施工记录,必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续;

三是竣工图必须字迹、线条清晰,图面整洁,修改到位.

五、项目文件的归档范围和保管期限的划分

1、归档范围 对于具体的某个建设项目的归档范围,项目法人可参照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》或《企业档案工作规范》表A.7项目建设类或相关主管部门所列的归档范围结合建设项目的实际情况予以适当拓宽或缩减.(主要归档范围是反映与项目有关的重要职能活动且具有查考利用价值的各种载体的文件)

2、收集职责⑴项目准备阶段:建设单位各机构负责收集积累项目立项及前期准备文件及设备、工艺和涉外文件;

勘察设计单位负责收集积累勘察、设计文件.⑵项目施工阶段:由各承包单位或分包单位负责收集各自承包项目形成的全部文件;

项目监理单位负责收集积累项目监理文件,并受建设单位委托监督检查项目建设中的文件收集积累任务,而且向建设单位提交有关专项报告、验证材料等文件.⑶项目试运行阶段:试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件;

项目器材供应、财务管理单位负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件.

3、项目档案保管期限的划分 ⑴项目档案的保管期限主要有永久、长期(50年)和短期(15年)三种保管期限;