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(四)注意事项 1.在接待工作中要加强门卫登记制度. 2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产,应该实行严格的安全防护措施,防止窃密现象发生.

二、做好接待工作物质准备

(一)学习目标 会客室应做好接待物质准备.

(二)接待工作物质准备 会客室应准备好座位、茶水,还应有一部电话,以便在谈及有关问题需要询问有关部门时,可以立即打电话出去.有条件的情况下还应有复印设备,当来客需求索有关资料时,能立即复印.最好能在会客室的墙上挂一面镜子,它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容,始终表现出优雅的仪表和风度.为使会客室内显得生气盎然,可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉.为了方便来访者进屋后有放衣物的地方,应准备衣帽架.要使来访者排解等待的时间,可准备一些书报杂志、单位介绍等材料.

(三)相应知识 办公室的用具设计要精美、坚固耐用,适应现代化要求.办公桌应美观、实用.有条件的可采用自动升降办公椅,以适应秘书人员的身体高度.同时应根据不同工作性质,设计不同形式的办公桌、椅.另外,办公室应根据不同情况,设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽,以便保存必要的资料、文件和卡片等,便于随时翻检.这些设备和桌椅一样,应装置滑轮,便于移动.如有来访者,就将其置于一隅.办公室美,就会给来访者好的印象.

(四)注意事项 办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关.不仅要注意改善工作环境,还应注意改善工作场所的人际环境.人际环境的内容包括: 1.一致的目标.一致目标,才能使大家同心同德. 2.统一行动.坚决反对不顾大局,只想到个人利害得失. 3.融洽的凝聚力.秘书人员要有吸引力和相融的态度.

三、做好接待工作心理准备

(一)学习目标 要求懂得接待心理,并做好这方面的心理准备.

(二)心理准备 秘书人员接待礼仪的基本要素是 诚心 ,只有站在对方立场,有一颗真诚的心,接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪.待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活,这种良好的行为有助于赢得对方的好感.那种 门难进、脸难看、话难听、事难办 的现象,令人反感.外面的人对于上司评价的标准,首先取决于秘书人员接待客人的情感.若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待,来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待.反之,如果秘书人员对于来访者拉长脸,嫌麻烦,来访者也一定会产生连锁反应,认为领导也不会热情.因此,秘书人员应有真诚的待客心理.

(三)相应知识 要做好接待工作心理准备,重要的是要学习礼仪常识,塑造自身良好形象. 仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识 秘书人员为做好接待工作,要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识. 1.仪容 仪容即人的容貌,是个人仪表的重要组成部分之一,它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤(如手部、颈部等)等内容所构成.仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位. (1)发式 发式美是人仪表美的一部分.头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最基本要求.整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象. (2)面容 面容是人的仪表之首,是人体暴露在外时间最长的部位,也是最为动人之处.男士应养成每天修面剃须的良好习惯.目前,女士面容的美化主要采取整容与化妆两种方法. (3)颈部 颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位,平时要和脸部一样注意保养. (4)手部 手、手指和指甲的美,与人体其他部位的美一起,组成了人的整体风采.和脸部、颈部一样,手也常常露在服饰之外,极易被他人所注意.因此,适时适度地保护与美化手部是十分必要的,不容忽视. 2.仪表 仪表,是指人的外表,包括人的容貌、姿态、服饰和个人卫生等方面,它是人精神面貌的外观. 仪表,在人际交往的最初阶段,往往是最能引起对方注意的,人们常说的 第一印象 的产生多半就是来自一个人的仪表.一个举止潇洒、衣着得体的人总比一个衣衫不整的人给人们的第一印象要好.因为,仪表端庄、穿戴整齐者比不修边幅者更有教养,也更懂得尊敬别人,这已成了一般人的思维定势. 仪表也讲风度,风度是一个人性格、气质、文化水平、道德修养的外化,是人自身所具有的较为稳定的行为习惯的外在表现方式.如某人在言谈举止中自然表现的各种独特的语气、语调、手势、动作等等.它是人的一种下意识行为习惯,是人内在的精神世界的自然流露,装腔作势或刻意模仿只能适得其反. 3.仪态 仪态是指人的举止行为, 站有站相,坐有坐相 ,温文尔雅,从容大方,彬彬有礼已成为现代人的一种文明标态. (1)站姿 最容易表现姿势特征的是人处于站立时的姿势. 基本站姿为:头正,颈直,两眼平视前方,嘴微闭,肩平,收腹挺胸,两臂自然下垂,手指并拢自然微屈,中指压裤缝,两腿挺直,膝盖相碰,脚跟并拢,两脚尖张开夹角成45°或60°,身体重心落在两脚正中.从整体上产生一种精神饱满的体态. 应注意避免的是头下垂或上仰,收胸含腰,背曲膝松,臂部后突,手插在衣裤口袋里或搓脸,弄头发,脚打拍子,身靠柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立. (2)坐姿 坐姿是秘书活动中最重要的人体姿势,其包容的信息也非常丰富.一般认为坐时跷起一条腿的人显示出他相当自信,个性懒散,不容易幻想,任何私人问题或烦恼都不能使之困扰,信心形之于外;