PDF《湖北十堰 张道珍》

实务中, 分类账大多是通过数据透视表的方法生成, 而数 据透视表只相当于当期的科目汇总表, 反映的是本期各科目 借贷方的发生额.

我们所需的分类账则要反映各科目的期初 余额、 本期发生额和期末余额. 笔者拟对如何生成分类账问题 进行探讨.

一、 期初余额取数方法 期初余额数据来源于上期期末余额数据 (对初次使用 Excel 表进行账务处理的单位来说, 需事先将其录入) , 为了与 上期科目及余额保持动态一致, 采用粘贴链接的方法. 具体操作是: 首先选择上期余额表中科目代码、 科目名 称、 期末余额 (借贷方) 栏;

然后执行 "编辑" 寅 "复制" 命令;

最 后将当前单元格定位在 "分类账" 工作表相应单元格, 执行 "编辑" 寅 "选择性粘贴" 命令, 在弹出的 "选择性粘贴" 对话框中单 击 "粘贴链接" . 此时, 将所选的上期相关内容分别粘贴在本期 科目代码、 科目名称、 借方期初余额、 贷方期初余额栏中. "粘贴链接" 与常用的 "粘贴" 不同的是: 前者复制过来的 内容会随着原有内容的变化而自动变化, 如上期在应收账款 明细账中新增一客户, 它会自动在本期将这一客户加入;

后者 则不会.

二、 本期发生额公式设计 先通过建立数据透视表生成科目汇总表, 再将数据反映 在分类账中. 但要注意, 这里不能用复制的方法, 因为科目汇 总表汇总的只是本期有发生额的科目, 对无发生额的科目并 没有反映, 所以直接复制很容易造成错误并且不能动态反映 汇总表中的数据变化. 因此, 需要设计公式. 1. 借方发生额公式. (1) 末级科目借方发生额. 末级科目是指没有下级明细的 科目, 它可能是一级科目, 也可能是明细科目. 例如, "库存现 金" 科目 (末级) 的本期借方发生额 (E6 单元格) 的公式为 "=IF (ISNA (VLOOKUP ($A6, 科目汇总 表! $A $7: $F151, 5, FALSE) ) , 0, VLOOKUP ($A6, 科目汇总表! $A$7: $F151, 5, FALSE) ) " . 湖北十堰 张道珍 【摘要】 分类账是重要的会计核算和分析资料之一. 本文就分类账的期初余额、 本期发生额、 期末余额及试算平衡对各 栏目的取数方法和公式设计进行分析. 【关键词】Excel 分类账 取数方法 公式 数" 一栏的数据在年初开始启用会计电算化的条件下, 可以利 用账务取数函数从总账系统取数,也可以利用本表他页取数 函数从利润表本身取数.但是在年中启用会计电算化的条件 下, 其启用月份月度利润表 "本年累计数" 无法按照以上方式 取数. 以利润表 "主营业务收入" 单元格 D5 为例, 其公式定义 为D5=? C5+SELECT (? D5, 年@=年and 月@=月+1) , 表示 D5 单元格的数据取自 C5 单元格的数据与本年上个月 D5 单 元格的数据之和. 可是在实际取数时, 因为系统里没有启用月 份以前的月度利润表 (启用月份以前的月度利润表是手工编 制的, 全部以纸质文档的形式储存) , 自然利用以上公式就不 能取到数. 在启用会计电算化条件下编制启用月份的利润表时, 应 根据公式需要从系统里找到 "本月数" 和上个月的 "本年累计 数" . 笔者根据实践经验发现, 在定义利润表的公式前, 可先追 加一个利润表的表页, 在该表页上进行如下操作: 首先在 "格式" 状态下录入关键字, 日期录入为启用月份的前一个月. 然 后将 "本年累计数" 一栏各个单元格里的公式在 "格式" 状态下 删除 (注意: 如果不把各个单元格里定义的公式删除, 是不能 直接输入科目的 "本年累计数" 的数值的) . 再将该月份手工编 制的利润表的 "本年累计数" 直接录入到 "本年累计数" 一栏的 相关单元格后保存. 最后, 编制启用月份的利润表. 因为在启 用月份的前一个月, 单元格里定义的公式已经被删除, 需要重 新定义公式. 最简单的方法就是, 在编制上个月利润表 "本年 累计数" 时把各个单元格里定义的公式先复制, 然后直接粘贴 到本月利润表对应的单元格里. 综上所述, 企业在年中开始启用会计电算化的条件下, 编 制启用月份的月度利润表, 在对 "本月数" 和 "本年累计数" 分 别定义取数公式时, 不仅要考虑取数时机, 而且要考虑取数函 数的适用性, 以保证利润表编制的准确性. 主要参考文献 1. 张玉明袁张凤新.电算化条件下损益表的编制.财会月刊 渊会计冤袁2006曰10 2. 于景华.电算化条件下利润表编制的注意事项.内蒙古 科技与经济袁2006曰3 3. 杨翠华. 关于电算化实务中利润表取数方法的探析.中 国管理信息化袁2006曰12 阴窑56 窑 财会月刊渊会计冤 援VLOOKUP 函数: 在表格或数值数组的首列查找指定的 数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值. VLOOKUP ($A6, 科目汇总表! $A$7: $F151, 5, FALSE) 的意思 是, 在科目汇总表$A$7: $F151 区域 (信息区域) 精确查找本表 $A6 单元格中的值 (库存现金) , 并取信息区域对应值中第