PDF《施永香》

第8 卷第1 期2011 年1 月南京审计学院学报Journal of Nanjing Audit University Vol.

8,No.

1 Jan. ,2011 Access2007 在IT 审计中的应用 施永香 ( 南京审计学院 信息科学学院,江苏 南京 211815) 摘要: Access2007 是微软Office2007 的重要组件, 是审计人员开展计算机审计工作的基本工 具.Access2007 在审计数据采集、 审计数据预处理和审计数据分析中的应用, 可为审计人员在 IT 环境下完成审计任务提供有力帮助. 关键词: Access2007;

数据采集;

审计分析 中图分类号: F239.

1 文献标识码: A 文章编号:

1672 8750( 2011)

01 0041

05 收稿日期:

2010 11

01 作者简介: 施永香( 1963― ), 女, 江苏南通人, 南京审计学院信息科学学院副教授, 主要研究 方向为计算机审计. 为了适应IT 审计的需要, 近年来我国一些部 门或单位, 开发了一些审计软件.例如, 审计署开 发的《现场审计实施系统》(Auditor Office, 简称 AO) , 北京诚创易通科技发展有限公司开发的 易通审计. NET 软件, 上海博科资讯股份有限 公司开发的 审计之星 软件, 北京用友公司开发 的 审计作业系统―审易 软件, 北京中软国际信 息技术有限公司开发的 中软审计 软件, 等等. 审计软件的研究开发, 进一步促进了我国计算机 审计事业的发展.这些审计软件, 其功能一般包 括以下几个方面[ 1]: ( 1)数据采集.这是审计软 件的基本功能, 它提供了将外部数据转换成审计 数据的通道.对于流行的会计软件数据库, 审计 软件会提供转换模板[ 2].如果是不常用的会计 软件数据库格式, 审计软件一般会提供手动转换 功能, 实现数据采集.( 2)审计数据处理与分析. 审计软件一般都提供基本的完成审计作业所必需 的审计处理和分析功能, 如对审计数据进行抽取、 排序、 计算、 报表生成等.( 3)其他辅助功能.主 要是实现对一些日常审计工作的管理. Access2007 是办公自动化软件 Office2007 的 重要组件, 是微软公司推出的桌面数据库管理系 统, 虽然它不是专门的审计软件, 但由于它具有强 大的数据处理与查询能力[ 3], 以及方便的数据导 入、 导出功能, 因此借助于它能够实现数据采集、 数据处理与数据分析等审计任务, 它可以作为审 计人员开展IT 审计工作的基本工具.

一、数据采集 审计人员为了完成审计任务, 需要从被审计 单位的会计系统或业务处理系统中获取与经济活 动有关的电子数据, 这个过程称为数据采集.审 计人员在数据采集之前, 首先需要了解被审计单 位的信息系统, 准确判断系统所使用的数据库类 型, 确定审计数据所存放的位置, 然后再进行数据 采集. 数据采集是整个审计过程中较为关键的活动 之一, 因为采集的数据是审计分析和处理的基础. 利用Access 的导入功能可以实现审计数据采集, 有两种方法可供使用. 第一种, 直接导入法[ 4].Access 提供了与其 他数据处理软件相连的良好接口, 它能导入或导 出dBase、 Paradox、 Excel、 XML、 Text 等多种类型的 文件, 可以与SQL Server 数据库直接链接从而实 现数据库级的互访, 还具有开发式数据库互连特 性( Open Database Connectivity, ODBC) , 与许多其 他外部数据库( 如Oracle, Sybase 等) 相连接. 如果被审计单位的数据是文本文件、 Excel 文 件或者XML 格式文件, 则可以直接导入.这时只 需选择 外部数据 选项卡, 单击 导入 功能组, ―