PDF《施永香》

(二)空值处理 空值在数据库中是一种特殊的值,用 NULL 表示.空值意味着不包含任何数据, 既 不是数字0 也不是空格.在业务信息处理系统中 经常会出现空值的情况.由于空值与任何值运算 其结果都是空值 NULL , 这样会给审计分析带 来不便, 因此, 在数据预处理阶段, 审计人员需要 将含有 NULL 的记录检索出来, 或者将 NULL 用默认值来替换. 在Access 环境中, 通过创建一个选择查询, 设置条件为 IS NULL 而不是 = NULL , 即可把 含有 NULL 的记录检索出来.如果要作替换处 理,则需要将查询类型设计为更新查询,把 NULL 值替换为数值0 或者空格字符.

(三)代码转换和横向合并 会计信息系统或业务信息处理系统的一个重 要特征是代码化, 科目代码、 税种编号、 贷款种类 等常常用代码表示.代码化能够有效降低数据的 冗余, 保证数据的一致性, 但是会让审计人员在使 用时感到不直观, 并且相关信息存放在不同的数 据表里使用不方便.在Access 环境中, 人们可以 通过创建多表查询实现代码转换和横向合并. 例如, 在浏览凭证文件数据时, 如果希望科目 代码直接用科目名称显示, 这时审计人员可以创 建一个基于 科目名称表 与 凭证表 的多表查 询, 其结果实际上是将多表按连接条件进行横向 合并.图2 显示的查询结果中, 出现科目代码的 同时显示了科目名称, 实现了 科目名称表 与 凭证表 的横向合并. 图2 科目名称表与凭证表的合并结果

(四)纵向合并与分割 审计数据可能来自不同来源的相似数据, 例 如不同年度的同类数据.如果希望将不同年度的 数据合并到一起进行统计分析, 那么审计人员可 以创建追加查询或者创建联合查询, 将不同年度 的查询结果追加到一张表中或组合到一起显示. 在某些情况下, 审计人员可能需要将数据分 拆, 例如, 按不同部门或者按不同的业务性质将数 据分拆到不同的表中.这时, Access 可以创建生 成表查询, 将满足条件的记录分别保存到新表中, 实现数据的分割. 总之, 借助Access2007 提供的表和查询对象 的功能, 可以很方便地实现数据预处理.

三、审计数据分析 数据采集、 数据预处理的目的是为了支持审 计任务, 进行审计取证, 形成审计结论.面对大量 的电子数据, 审计人员若要进行分析, 从中发现有 价值的审计线索,就必须使用一定的数据分析 方法. 在手工审计条件下, 常用的审计方法是审阅、 监盘、 函证、 观察、 询问、 抽样、 复算等.在IT 环境 下, 数据分析可以使用浏览、 排序、 查询、 分类汇 总、 计算等方法实现.

(一)审阅 在Access 的数据表视图下, 审计人员能够逐 笔审阅表中的记录,还可以方便地对数据进行 筛选 、 排序 等操作.例如, 在某单位的 凭证 数据中, 查阅科目编号为

102003 的记录, 只 要在

102003 单元格, 单击右键, 在快捷菜单中 选择 等于102003 即可.审计人员也可以使用 文本筛选器 设置条件进行筛选.例如, 查阅科 目编号

501 开头的记录, 可以在 文本筛选器 后面选择 开头是 , 然后输入

501 , 即可查阅有 关科目编号为

501 的记录. ―

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(二)查询 查询也称条件检索, 就是按照一定的条件查 阅数据.例如, 在对某单位的销售情况进行审计 时, 审计人员可能重点查看某一时间范围内的记 录或者某一产品的销售记录等等.在查询分析 中, 审计人员通过设定计算、 判断或限制条件, 验 证审计事项实际的性质或数量关系, 从而对被审 计单位经济活动的真实、 合法、 效益情况做出科学 的判断[ 5].在Access 中, 审计人员可以按照审计 事项应该具有的性质或数量关系, 设置一个或一 组查询条件进行审计分析. 数据查询是目前计算机审计中最常用的方 法[ 6], 审计人员可以设计一定的审计模型, 在Ac cess 软件中实现.例如, 在 凭证表 中查询2002 年12 月份的销售情况.可以使用 查询设计器 新建查询, 添加 凭证表 , 选取科目编号、 日期、 摘要、金额、数量等字段,设定条件为[month = 12] , 科目编号为[like