PDF《施永香》

1 4 ― 选择需要导入的文件类型, 确定导入文件的位置 和名称, 即可完成导入.例如, 假设某凭证文件是 xml 格式的,选择 外部数据 选项卡,单击 导入 功能组中的 xml 格式 文件, 单击 浏览 按钮, 查找 凭证. xml 文件, 单击 确认 即可导入. 第二种, ODBC 导入法.如果被审计单位的 数据是SQL Server、 Visual FoxPro 等其他数据库类 型的, 则可以通过 ODBC 导入.ODBC 是微软公 司为了解决异种数据库之间的相互访问而提出的 一组协议.有关 ODBC 的操作可以在 Windows XP 的 控制面板 中进行, 也可以在 Access 环境 下配置.例如, 如果被审计单位的数据是 Visual FoxPro 数据库, 文件名为 税收征收 , 则在 Ac cess2007 环境中, 单击 外部数据 选项卡, 选择 导入 功能组中的 其他 按钮, 在出现的下拉列 表中, 选择 ODBC 数据库 , 出现 导入向导 对 话框, 按照向导的提示, 设置 Access 与ODBC 数 据源连接.ODBC Visual FoxPro 数据库源设置的 对话框如图1 所示. 图1 ODBC Visual FoxPro 数据库源设置 对于不同类型的数据库, 数据源的配置向导 不完全相同, 但是基本上都包括以下步骤: 选择驱 动程序―命名数据源―选择数据库文件名―导入 对象.在Access2007 环境下使用 ODBC 可以导 入各种类型的数据库, 前提是确保本机安装了相 应的驱动程序.

二、审计数据预处理 由于被审计单位的会计系统或业务处理系统 是按照被审计单位的业务处理需求而设计的, 其原 始数据的结构不一定能够满足审计分析取证的要 求[ 4], 因此有必要对数据进行预处理.常用的数据 预处理方法有名称变换、 类型转换、 空值处理、 代码 转换、 数据合并与分割等, 在Access2007 的环境下, 审计人员可以很方便地进行数据预处理.

(一)名称调整和类型转换 审计人员从被审计单位的业务数据库转换到 审计数据库时, 原始的数据结构设计并不是面向 审计分析用户的.在大多数情况下, 表名和字段 名的命名以拼音首字母、 英文或者具有一定语义 的字母命名, 这对使用者来说并不直观.例如某 财务软件中凭证表名为GLaccvouch, 其中的部分 字段名如表1 所示. 表1 GLaccvouch 表中的部分结构 字段编号 字段名 类型 宽度

1 I_ID 数值型

20 2 IPERIOD 数值型

20 3 CSIGN 字符型

2 4 INO_ID 数值型

20 5 DBILL_DATE 日期型

8 6 IDOC 数值型

20 7 CBILL 字符型

20 8 CCHECK 字符型

20 9 CBOOK 字符型

20 为了便于审计分析, 审计人员可以将表名和 字段名更改为直观的名称.在Access 的环境中, 单击左侧对象列表窗口中的表名, 使用 重命名 即可进行改名, 例如, 将 GLaccvouch 改为 凭证 , 表中的字段名可以在表的设计视图中直接 更改.凭证表中部分字段名更改后的结构如表2 所示. 表2 凭证表中部分字段名更改后的结构 字段编号 字段名 类型 宽度

1 自动编号 数值型

20 2 会计期间 数值型

20 3 凭证类别字 字符型

2 4 凭证号 数值型

20 5 制单日期 日期型

8 6 附单据数 数值型

20 7 制单人 字符型

20 8 审核人 字符型

20 9 记账人 字符型

20 在不同的财务软件中, 后台数据库的类型可 能不同, 表的名称、 字段名也不完全相同.例如, 在另一个财务软件中, 凭证表名称为 PZFILE, 字―24―段名及其含义如表3 所示. 表3 某财务软件中凭证表的字段名称及含义 字段名称 字段含义 KMBH 科目编号 KMMC 科目名称 PZH 凭证号 PZLB 凭证类别 ZY 摘要 DC 借贷方 DFKMBH 对方科目编号 SL 数量 JE 金额 RQ 日期 MONTH 月份