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承办人:周容如 南华大学文件编号 1500-3-215 文件名称 修订日期

107 年12 月19 日 制定单位 资讯中心 个人资料抱怨及申诉 标准作业流程 页数 第1页系统发展组 共3页

一、营运事项-资讯处理事项: 个人资料抱怨及申诉作业 1.

流程图: 流程 权责 表单 会办相关单位 诉怨内容处理 审核 函复诉怨人 纪录保存 接获诉怨案件 提出拟办方式 通过 不通过 15日内 业务权责单位 个人资料保护执行小组 各单位个人资料保护 专责人员 业务权责单位主管 各单位个人资料保护 专责人员 各单位个人资料保护 专责人员 各单位个人资料保护 专责人员 各单位个人资料保护 专责人员 个人资料抱怨或申诉纪 录单 个人资料抱怨或申诉纪 录单 2. 作业程序: 接获诉怨案件 2.1.1. 判定诉怨案件 2.1.1.1. 申请人抱怨或申诉内容若属当事人权利行使业务,依「PIMS-2-010当事人权利行使管理程序」之规定办理. 2.1.1.2. 申请人抱怨或申诉内容若属个人资料外泄及侵害事件,依 承办人:周容如 南华大学文件编号 1500-3-215 文件名称 修订日期

107 年12 月19 日 制定单位 资讯中心 个人资料抱怨及申诉 标准作业流程 页数 第2页系统发展组 共3页「PIMS-2-012个人资料事件管理程序」之规定办理. 2.1.2. 诉怨案件受理方式 依本校对外公告或告知当事人的抱怨或申诉管道办理,一般抱怨及申诉管 道有电话、传真、电子邮件或本人亲自至本校办理. 2.1.3. 诉怨案件申请及受理 2.1.3.1. 本校接获与个人资料L集、处理及利用相关之抱怨或申诉案件 时,应由申请人或受理人员填写「PIMS-2-011-01个人资料抱怨 或申诉纪录单」,向本校受理窗口提出申请. 2.1.3.2. 受理诉怨案件之权责单位,应请亲自出席之申请人出示或检具 相关身分证明文件正本如:身分证、健保卡、护照、驾照、学 生证、居留证或其他足以证明身分之证件以供查验,验毕归还;

若申请人是透过电话或电子邮件时,应由受理人员以口头方式 询问及核对个人资料栏位,以确认个资当事人始可受理申请作 业. 提出拟办方式及审核 负责受理诉怨案件单位的个人资料保护专责人员,应会同单位内与诉怨案件相关之 业务承办人员,研拟处理方式及函复内容并提交单位主管审核. 办理单位及处理 2.3.1. 判定抱怨及申诉内容所隶属之业务权责单位,并移交此案件给业务权责单 位以进行后续之处理. 2.3.2. 若诉怨案件之内容须跨单位协助处理时,受理诉怨案件单位的个人资料保 护专责人员应将「PIMS-2-011-01个人资料抱怨或申诉纪录单」送交会办单 位的业务承办人员处理. 2.3.3. 本校受理申请人抱怨或申诉案件时,得依榻谇嶂,由「个人资料保护 执行小组」召开跨单位处理协调会议. 诉怨内容处理 2.4.1. 业务权责单位处理抱怨及申诉案件之处理原则 2.4.1.1. 针对抱怨及申诉事件内容进行原因t解及处理. 2.4.1.2. 於合理期间内将处理结果回覆当事人,并留下回覆纪录. 2.4.1.3. 将处理结果通知受理单位,於纪录单上注明已通知受理单位. 2.4.1.4. 将处理纪录及回覆内容交付业务权责单位的个人资料保护专责 人员. 2.4.2. 业务权责单位之个人资料保护专责人员,应追踪业务权责单位处理诉怨案 件之进度,其相关记录应留存以备查. 承办人:周容如 南华大学文件编号 1500-3-215 文件名称 修订日期