PDF《干部人事档案“不立卷”管理的可行性》

2 、从保密的角度看.现行装订成册的案卷 ,在提供利用过程中 ,不利于保密.干部人事档案从多角度、多 层面、历史的反映着每个人的综合情况 ,但在提供利用中利用者往往只需要某一方面的内容 ,在查借阅干部 人事档案材料过程中 ,干部人事档案管理人员接待借、查阅者时比较为难 ,那一类该看 ,那一类不该看 ,没有 明文规定 ,如果整卷提供 ,扩大了查阅的内容、范围 ,无形中扩散了档案机密 ,给干部人事档案材料的保密性 带来了很大的难度 ,尤其在市场经济条件下 ,档案的利用人员、利用内容、利用范围相对有所扩大、利用人员 素质不一 ,利用者的目的不同 ,利用量逐步增加 ,增加工资、评定职称、单位分房等 ,给档案保密工作带来了一 定难度 ,产生了许多不利因素.

3 、从利用的角度看. 在利用过程中 ,由于所有干部人事档案均已装订成册 ,每卷档案由若干份档案材料 组成 ,利用者每查阅一个内容 ,自然地会将整卷档案材料翻阅一遍以上 ,无数次的翻阅 ,加速了材料的机械磨 损和自然损害 ,不利于保护档案 ,在维护档案的使用寿命上有一定缺陷.如今 ,干部人事档案材料与个人利益 密切相关 ,除了各级组织利用外 ,个人利用自己档案材料的频率也越来越高.如要复制某一部分材料内容时 , 不得不将整卷档案材料拆开复印后再重新装订 ,反复拆装 ,同样容易损坏档案材料.

4 、从归档的角度看. 干部人事档案管理呈现出动态状态 ,一个完整干部人事档案的形成需要不断地充实 新的内容 ,增加新的档案材料 ,而装订成卷的干部人事档案不便于插入新的档案材料.按照《干部人事档案工 作目标管理》的要求 ,对新收集的干部人事档案材料要半个月内归入档案袋内 ,每年装卷归档一次. 一个人从 读书毕业到参加工作 ,直到退休 ,在职工作最少要有

三、四十年 ,按这个要求 ,整卷干部人事档案岂不是要装 订―― 拆开―― 装订几十次.现实中能够导致这种反复装订的原因是多种多样的.第一 ,随着干部人事档案 事业的发展 ,档案材料在收集的内容、范围、分类、顺序排列等方面有所变化 ,逐步向更科学、更规范化方向发 展. 所以 ,就需要进行案卷材料类别、顺序的调整;

第二 ,由于部队、学校、地方管理干部人事档案的要求不一 样 ,整理、装订做法不一致 ,部队转业干部、学校分配的学生、外地调进的干部 ,他们的干部人事档案到当地后 一般都需要进行调整 ,统一规范;

第三 ,由于干部经历的不断变化 ,必须要形成许多新的归档材料 ,如干部履 历表、增加工资审批表、任免表、出国政审表、考核鉴定表等等 ,需要及时归入档案 ,这样对于装订成卷的档 案 ,就要进行拆卷调整或插卷 ,往往是插入某类一份材料 ,则牵动整个案卷 ,再装订比较麻烦 ,经过几次拆装 , 纸张打孔处易破裂. 经常拆开案卷再重新装订 ,工作量比较大 ,并且易损坏纸张 ,也影响案卷内在质量.

5 、从科技发展的角度看. 随着科技的发展现代化设备逐步应用于档案事业 ,传统装订成卷的干部人事档 案 ,不利于档案的现代化管理和应用. 如利用者查阅档案后 ,需要取证 ,对档案材料进行复制 ,将整卷档案拿 到复印机上进行复印 ,对于比较厚的案卷复印起来效果不好. 档案翻开后 ,放在复印机上 ,装订处凸起 ,容易 漏光 ,使复印件左边发黑 ,文字模糊不清 ,影响取证效果.