PDF《干部人事档案“不立卷”管理的可行性》

二、 不立卷 是干部人事档案立卷形式的科学选择 为适应形势发展要求和档案管理现代化需要 ,规范归档文件整理方法 ,进一步提高档案管理工作水平 , 提高工作效率 ,国家档案局 2001年 1月 1日开始实行的《归档文件整理规定》进行文书立卷改革 ,即取消案卷 装订 ,只按件装订、编号、装盒的立卷办法 ,这种改革对干部人事档案的整理有着重要的指导意义. 干部人事档案 不立卷 是以单份档案材料为保管单位 ,借鉴文书档案盒装的方法 ,取代干部人事档案 袋. 对于一件多页的档案 ,去掉金属物后 ,在每份档案材料左边用缝纫机缝在一起或用订书器不锈钢钉固定 后装入盒中 ,严格执行干部人事档案材料的排序规定 ,在档案材料的右上角加盖类目章 ,再将每份档案材料 ・

90 ・ 分类 ,填入类号、序号和页数 ,编目并输入计算机 ,将干部人事档案材料按顺序排列好装盒入库. 这样减少了 不必要的裁剪或粘贴 ,取消了破坏性的装订. 每年可将新增档案材料编号 ,填写目录后插入相关类别 ,这样即 减少了工作人员的劳动强度 ,又提高了档案管理工作效率. 这样不仅为今后干部人事档案实行计算机管理奠定基础 ,而且使干部人事档案的管理现代化迈上新台 阶. 如果干部人事档案不装订 ,就可以避免减少这些对档案材料的人为损坏 ,虽不整齐美观 ,却保持了档案 载体的原貌 ,体现了档案形成时代的特色 ,在利用时只需提供所需的档案材料 ,避免牵连其它材料. 阅读时可 以从档案中独立取出阅档者所需要的材料 ,保密和利用的矛盾就迎刃而解. 同时散装档案材料归档也变为非 常简单 ,只需要将每年新形成的档案材料分类、编目、排序、插入 ,归档工作也就大功告成. 再有 ,干部人事档案采用按 件 管理的科学方法 ,不仅保护了档案的原由面貌 ,而且查找灵活 ,利用者需 要什么材料 ,提供什么材料 ,不需要整卷提供 ,这样利用者无法接触无关材料 ,有利于保密.

三、干部人事档案立卷形式改革的必要性

1 、为安全地借阅利用提供了可靠性 传统的立卷方法 ,如要查阅某项内容、整卷档案在手 ,其他内容一览无余 ,不利于安全保密. 如果按新的 方法立卷 ,查阅档案某项内容 ,管档人员只要提供某一类别档案材料即可 ,既方便又保密.

2 、有利于推行干部人事档案一体化管理 随着办公自动化的迅速发展 ,计算机用于干部人事档案管理已成为趋势 ,实行类别装订管理 ,有利于档 案采用光盘刻录系统等先进技术 ,随时将档案内容扫描进计算机 ,既提高办公效果 ,又有利于提高档案的查 全率和查准率.

3 、有利于减少手工劳动 ,提高工作效率 由于干部人事档案归档工作复杂繁琐 ,许多时间要被归档立卷工作占用 ,整天忙于重复的机械整理工 作 ,很少有时间进行档案鉴定 ,更难以深入开展法规建设以及对档案的开发和利用工作. 通过立卷方法的改 革 ,管档人员可将整理归档工作转化为一项日常性工作 ,使归档工作更趋科学化和简单化 ,提高工作效率.

四、优化 不立卷 归档方式的设想 首先要使分类在使用的前提下建立科学合理的分类原则 ,尽可能的趋于简单化 ,以便于日常管理. 干部 人事档案不装订的改革方式 ,为干部人事档案的管理指明了科学的方向 ,而要使这种改革更加全面有效 ,还 必须辅以行之有效的操作方式 ,从未来发展看 ,只有实现数字化管理 ,才能充分显示其优越性 ,人事档案部门 要抓住机遇 ,有重点、有步骤、分期分批将人事档案扫描入库 ,制成电子档案 ,创建出科学合理的人事档案信 息管理系统 ,根据阅读权限提供用户所需类别的全文档案信息 ,在限读、反删改、反复制、反销毁等方面获得 积极的效果. 随着信息化浪潮的涌现 ,信息化从管理方式到手段都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程 ,要实现 人事档案管理现代化 ,就不应该用过去传统手工的干部人事档案工作模式给现代先进的计算机管理档案定 框框 ,否则将阻碍干部人事档案管理现代化的建设和发展. 干部人事档案立卷方法的改革并不仅仅是一种操作上的变革 ,而是一种观念上的改革 ,这种方法还需要 在今后的实践中不断探索、修改和完善 ,新的立卷方法宜从新参加工作的干部的建档开始. 现有在职人员档 案的立卷方法不宜轻易推倒重来 ,以免造成人力、物力上的浪费. 参考文献[1] 中共中央组织部文件《干部档案整理工作细则》 . [ 2] 中共中央组织部文件《干部人事档案工作目标管理暂行办法》 . [ 3] 国家档案局文件《归档文件整理规则》 . ・