PDF《九龙仓置业地产投资有限公司》

2017 年11 月 九龙仓置业集团

4 b) 保密 本集团会尽力将你的身份保密.为确保不妨碍调查工作,你亦应将已作出举报的 事实、举报事宜的性质及所牵涉人士的身份保密. 在某些情况下,或会因调查性质而必须披露你的身份.若出现这种情况,本集团 将尽力向你通报你的身份很可能会被披露.若需要你参与调查,你首先披露事件 的事实在合理可行情况下会被保密.然而,你作为举报者的角色仍然有可能在调 查过程中为第三方所知悉. 若调查发展为刑事诉讼,有可能需要你提供证蛴胗泄刂捶够崦.在这些 情况下,本集团亦会尽力与你商讨对保密的影响. c) 匿名举报 你有时候或希望秘密地作出举报,本集团尊重你此意愿.然而匿名指控会令我们 仅因为无法向你取得进一步资料作出恰当评估而难以跟进事件. 本集团一般不鼓励匿名举报,并鼓励你挺身而出表达你的关注. 6) 作出投诉 你应以书面形式作出投诉,投诉可送交香港九龙尖沙咀海洋中心17楼1721至1725室, 或传真至(852) 21188092,或电邮至[email protected],注明本集团公司秘书 收启.公司秘书接获你的投诉后,会立即将事件转介至下列两者其中之一以决定适当 的行动方针: ? 涉及高级管理层及以下的投诉,将转介常务董事及集团财务总监,彼等将负责委托 调查,并决定调查应如何进行;

及?涉及常务董事及/或集团财务总监的投诉,将转介审核委员会,彼等将负责委托调 查,并决定调查应如何进行. 请你阐述投诉的背景及事发经过,尽可能提供姓名、日期、地点及任何相关文件,这 将有助调查人员马上对准主要问题作出调查.虽然你未必能够证明指控属实,但需要 提供充分理由证明事件真正值得关注. 若本集团任何高级人员或雇员从其它途径接获关於不当行为或舞弊的投诉或关注,应 立即将有关投诉或关注转介公司秘书. 举报政策及程序

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5 7) 调查程序 本集团会在七个工作天之内确认: ? 已接获你的举报;

? 会对事件作出调查;

? 在法律容许的情况下在适当时候向你知会调查结果. 公司秘书会按下述方式处理举报: ? 公司秘书接获投诉后,会安排你填写附件 I 的举报表格( 「表格」 ) .已填妥的表格会 在合理可能的情况下尽快交予常务董事及集团财务总监或审核委员会(视乎何者适 合而定) ,彼等会评估每一份接获的举报,以决定是否需要展开全面调查.若有理 械鞑,便会指派调查人员调查事件.调查人员必须为独立的高级管理人员, 而且过往并无牵涉入事件之内. ? 公司秘书须保存一部投诉登记册,记录所有接获的投诉的详情,包括日期、性质及 状况.投诉登记册可供审核委员会於提出要求时查阅. ? 若举报所披露的事件可能涉及刑事罪行,本集团会将事件转介审核委员会,而审核 委员会在徵询过法律顾问的意见后会决定应否将事件转介有关执法机构采取进一步 行动. 如「保密」一节内所述,在大多数情况下,本集团会尽力在将事件转介有关执法机构 前与你商讨.然而在某些情况下,本集团或须将事件转介有关执法机构而不会事先通 知或谘询你.请注意,事件一旦转介有关执法机构,本集团便无法就事件采用进一步 行动,包括知会你有关转介.在调查过程中本集团或会被要求提供更多资料. 调查报告将由常务董事及集团财务总监审阅. 调查可能得出以下结果: ? 无法证实指控;