PDF《商务英文书信》

Chapter

1 Writing Business Letters

003 1.

什麽是商业写作?

004 2. 如何写好商业写作?

026 7. 例分析

041 11. 如何写出好的开头与结尾?

042 12. 如何创造适当的语气?

032 8. 成功的写作策略: 「以读为中心」的写作方式

035 9. 撰写、检查和修改

036 10. 商业写作的原则: AIDA和8C

005 DISCUSSION &

EXERCISE

1 024 DISCUSSION &

EXERCISE

2 029 DISCUSSION &

EXERCISE

3 044 DISCUSSION &

EXERCISE

4 006 3. 三种商业书信格式

013 4. 信封的写法

015 5. 商业信件基本要素

023 6. 书信例格式套用 商务英文书信 KEY TERMS active voice к?? 动作主词同时担任句子主词的英 语句子,例如「The dog bit the boy.」 (狗咬了小男孩)便是主 动句;

「The boy was bitten by the dog.」 (小男孩被狗咬了)则为被 动句. abbreviation ?? 单字缩略的写法,如以 sch. 代替 school. acronym ???? 由各个单字的字首组成的缩写, 如以 RAM 代表 random access memory(随机存取记忆体) ,以PT 代表 part time(兼职) . bold ?? 粗体字型有突显的功能.例如本 表中的英文词汇便以粗体显示. bulleted list ???????? ??? 列表中的各项目缩排并以点(?) 或其他符号标示. colon ?? 标点符号,用来引导读者的注意 力,如列表、引语等. closing ?????? 亦作 complimentary close,是书 信的结尾用辞,如sincerely、 regards 等. consistent ??Ι? 前后一贯,没有改变. correspondence ?? 个人或公司之间以信件、电子邮 件、传真等进行沟通. CV ?? 按照时间顺序列出你的教育背景 和工作经验. functional writing/ document ??????? 为了协助读者、而非为了娱乐写 成的文章. hard return ?????? 按enter 键跳到下一行. header/heading ?? 在功能性文件中用以引入新的一 段.标题应以粗体标示,并简要 提示接下来的内容. hierarchy ?? 层级.在书信写作中,阶层指的 是文件内容的组织安排,也就是 主要的大想法在最上层,下面 则是用以支持或相关的想法与资 讯. indent ?? 把段落中的一行往页面中央移 动,远离左边的边界. internal ????? 公司内部的,如internal reference number(内部参考文号) . jargon ?? 非常专业的单字和词汇. margin ???? 文章周围空白的部分.英文商务 书信的版边通常为

1 英寸(2.54 公分) . postscript ???? 信件结尾补上的内容,以ps 标示. return address ??Ρ?? 寄信人的地址. salutation ???? 信件开头对收信人的称呼,如Dear Ms. Jones(敬爱的琼斯女 士) . sequence ???? 一个连续的系列. signature ?? 本人签下自己的名字.我们用签 名来表示文件的真实性或私人 性. signposting ?? 用标题或其他格式指引读者在文 件中找到特定资讯. skim ?? 快速浏览,只找出主要的内容或 特别的资讯. stationery ?? 专门用来写信的纸,通常配有信 封. tab TAB ? ;

??? 电脑键盘上的按键,用来把文章 向右移.间隔为 2.5 公分左右. text М? 印或写在纸上的字. usable document ?????? ???М? 方便读者理解和使用的功能性文 件. 1. 商业写作是指 在商业领域中 会应用到的写 作方法,包括: letters 书信 emails 电子邮件 faxes 传真 memos 备忘录 presentations 简报 reports 报告 resumes or CVs 履历表 other kinds of documents 各种文件 2. 商业写作不是 为了娱乐而阅 读的 我们阅读商业写作是为了得到资讯(information) ,不是为了娱乐 或放.商业写作的读者不想跟看小说一样享受曲折的情结,而是想立 刻就看到最后的建议(recommendation)或结论(conclusion) . 3. 商业写作是功 能性写作 商业写作的读者会利用它去完成某件事.商业写作通常用来做决 定,比如说雇用新员工、改变某个企划小组的成员、与另外一间公司解 除合作关系,或是购买产品或服务.商业写作的读者可能会用它在演讲 或开会中与他人交换资讯. 4. 阅读商业写作 的人是忙碌的 商务人士 商务人士通常没有很多时间仔细阅读收到的文件.他们会略读 (skim) ,只找出跟自己直接相关的资讯.因此商业写作应该要有清楚的 格式(clearly formatted) ,由简短的段落、标题,与标有项目符号或数 字的列表组成.