PDF《商务英文书信》

1 什麽是商业写作? What is business writing? Unit

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3 1 什麽是商业写作?Chapter

1 商务英文书信1. 了解你的读者 要写出好的功能性文件(functional document) ,你必须先知道: 1) 谁会阅读这些文件? 2) 他们为什麽要阅读这些文件? 动笔之前,先想想: 你的读者是哪些人? 他们是什麽职位? 对你要提到的主题有多少了解? 针对这份文件,他们会想做些什麽? 在本章〈Unit 8〉还会再详细说明如何分析你的读者. 2. 预想读者会提出 什麽问题 想一想:你的读者在阅读这份文件时,心里会提出什麽问题?好的 功能性文件,会预想读者有哪些问题,并给予答案.记住这一点:这些问 题通常都会跟读者就此文件要做的事直接相关,所以要考虑到所有他们可 能会提出的问题.相关的问题可能有: 为什麽我在读这份文件? 在开会时、研讨会上或是活动举办过程当中,发生了什麽事? 如何写好商业写作? 1) 了解你的读者 2) 预想读者会提出什麽 问题 3) 回答读者的问题 4) 能让读者很快在文件 中找到资讯 5) 内容要清楚直接

2 如何写好商业写作? How can I begin to write well for business? Unit

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4 3. 回答读者的问题 想像读者的各种问题并回答问题.这是组织功能性文件内容很好的 方式:想好读者可能会提出哪些问题后,在文件中一开始就清楚回答这些 问题,而且重要的问题要一开始就提出回答. 〈Unit 8〉还会再详细说明 如何预期和回答读者的问题. 4. 能让读者很快在 文件中找到资讯 忙碌的商务读者没有时间仔细阅读文件内容,所以务必把重要的资 讯以醒目的格式突显出来,方便读者找到资讯.方式如下: 1) 把彼此相关的资讯组织成清楚的段落,前面并设定醒目的粗体标题. 2) 以编号或字型大小显示文件内容的阶层,也就是显示不同的段落彼此 存在何种上下关系,哪些资讯又是最重要的. 3) 如果列表中的内容是有前后关系的,那就用数字编号(numbered list) . 4) 在段落中,以项目符号(bulleted list)列表标出重要的资讯. 5. 内容要清楚直接 句子要简单明t,让读者一看就懂.不要用太过正式的语言,想像 你正直接跟读者说话,用这样简单的语言就可以了.通常我们都用主动 句,少用被动句,例如: We received your order. 我们收到了您的订单. Your order was received. We decided . . . 我们决定…… The decision was made What is a functional document? How do people read functional documents? Why is it important to make key information stand out visually? How can you show readers the structure of your document? When should you use a numbered list rather than a bulleted list? DISCUSSION &

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1 2 Chapter

1 商务英文书信1. 什麽是商务书 信? 商务书信就是公司写给公司、客户、顾客或合作夥伴的信件,其使 用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式,并以商业流程或商业交易 等为主要内容. 2. 什麽时候需要 写商务书信? 你会用商务书信与顾客、客户、商业夥伴和其他公司进行沟通.有 些商务书信是「公司写给公司」 ,有些则是不同公司个人之间的书信往 来.商务书信的格式,与学术写作或创意写作不同.通常一间公司会就 所有的内部文件和通信,采用一种固定的格式.如果你的公司已经有固 定的格式,那就按照公司的格式. 3. 信的长度超过 一页时,如何 安排格式? 如果信的内容比较长,会超过一页,那就换一张纸继续打下去, 但是不要加入信头,而是用空白、纸质好的白纸.至於第二页的格式要 怎麽安排,有几种不同的做法,但是你至少都要在页面顶端写上收件人 的名字、页数和日期,有些人还会加上参考文号或主旨.你可以把所有 这些资讯都靠左对齐,或是把名字靠左对齐,页数打在中央,日期则靠 右,然后空三行,继续信的内容. Envelope 信封